Dem Scheitern vorbeugen – Change Management in IT-Projekten

Zuerst müssen wir mit einem Mythos aufräumen: Uns ist bislang kein Projekt bekannt, dass nur an dem Widerstand oder gar dem Boykott der Belegschaft gescheitert wäre. Denn ganz so einfach ist es nicht. Viel eher scheitern IT-Projekte am Zusammenspiel verschiedener Faktoren, wie unklare Ziele, ungenügende Ressourcen, schlechte Kommunikation und fehlende User-Akzeptanz.

Diese Probleme können durch ein projektbegleitendes Change Management vermieden werden. Wie so ein Change Management aussehen könnte, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, denn jedes Unternehmen und jedes IT-Projekt ist einzigartig. Dennoch können drei grobe Phasen identifiziert werden.

Phase 1: Vor dem Projektstart

Die erste Phase beginnt bereits vor dem eigentlichen Projektstart: Zuerst muss klar sein, wer für das Change Management zuständig ist. Die Planung und spätere Durchführung liegen idealerweise in einer Hand, denn das Change Management ist eine Führungsaufgabe. In dieser Phase werden alle Betroffenen und Projektbeteiligten über Zweck, Ziele und ganz wichtig, über die Vorteile, des Projektes informiert. Dabei muss die Kommunikation für die verschiedenen Zielgruppen gestaltet werden. Workshops, Interviews mit den Betroffenen, Informationsveranstaltungen sowie die Kommunikation über Medien, wie Newsletter, Intranet-Mitteilungen oder Mitarbeiterpublikationen können je nach Anforderung eingesetzt werden.

Phase 2: Während der Umsetzung

Phase 2 beginnt mit dem Start der Projektumsetzung – also der Entwicklung und Implementierung der neuen Systeme oder Software. Idealerweise sind alle Beteiligten, Betroffenen und Stakeholder bereits über die Projektziele informiert und das Feedback, beispielsweise aus Interviews und Informationsveranstaltungen, ist in die Projektplanung eingeflossen. Um die Akzeptanz weiter zu erhöhen, ist auch in dieser Phase die Integration der Betroffenen in das Projekt und die Kommunikation nach außen besonders wichtig. Der aktuelle Projektstatus, das Erreichen von Meilensteinen sowie eventuell auftretende Schwierigkeiten sollten für alle Beteiligten stets sichtbar sein. Probleme, die erst bei der Umsetzung auftreten oder zusätzliche Anforderungen sind bei IT-Projekten keine Seltenheit. Deshalb benötigt man in dieser Phase vor allem ein ausgefeiltes Change Management, um möglichst flexibel auf derartige Veränderungen im Projekt reagieren zu können.

Phase 3: Nach dem Go-Live

Die Phase im Anschluss an den Go-Live wird bei vielen IT-Projekten oft unterschätzt: Doch erst jetzt wird die tatsächliche Veränderung für die einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in vollem Umfang spürbar. Trotz vorab durchgeführter Schulungen, intensiver Vorbereitung und umfangreicher Kommunikation wird es immer wieder Anwender geben, die Probleme im Umgang mit den neuen Systemen haben. Damit diese Probleme nicht in Ablehnung münden, hat sich ein Support durch speziell dafür trainierte Mitarbeiter, sogenannte Key-User, bewährt. Diese Key-User müssen natürlich frühzeitig geschult werden.