Qualitätsmanagement – Dokumentationen einfacher verwalten mit Microsoft SharePoint

Qualitätsmanagement-Dokumente zu verwalten wird schnell unübersichtlich und kompliziert. Wir haben für den Caritasverband der Stadt Köln e. V. (Caritas Köln) eine Qualitätsmanagement (QM)-Lösung entwickelt, die das Dokumentenmanagement deutlich vereinfacht hat.

Ergänzend zum Projektbericht auf unserer Website möchte ich mich in meinem Blogartikel noch intensiver mit den technischen Details dieser QM-Handbuch-Lösung befassen. Natürlich hat sich auch im Frontend für die Anwender bei der Caritas viel geändert – das Dokumentenmanagement ist unkomplizierter geworden, die Dokumentenverwaltung prozesssicher und einfach administrierbar. Aber die eigentliche Besonderheit liegt aus meiner Sicht in der Umsetzung der Lösung selbst, da wir hierzu fast ausschließlich auf Standardfunktionen von Microsoft SharePoint und Nintex zurückgegriffen haben.

SharePoint Standardfunktion st​att Eigenentwicklung – der Vorteil für das Unternehmen​

​Wer schon einmal eine Software genutzt hat, die nicht von der Stange kam, weiß: Kommt ein Update für eines der angebundenen Systeme oder verlässt der Haupt-Entwickler das Unternehmen, sind Schwierigkeiten vorprogrammiert. Deshalb versuchen wir, möglichst viele Kundenanforderungen durch Standardfunktionen von Microsoft SharePoint, Microsoft Office und in diesem Fall mit Nintex Workflows zu lösen. Entwickelt wird wirklich nur da, wo es keine Alternative gibt. Durch diesen Ansatz werden die Projekte nicht nur günstiger und schneller, sondern sind auch durch den Kunden in weiten Bereichen selbst anpassbar. Unsere Kunden bleiben damit extrem unabhängig, sind sehr viel flexibler und profitieren außerdem von besonders stabilen Systemen. Ich arbeite schon viele Jahre mit Microsoft SharePoint und bin immer wieder erstaunt davon, wie viele Features wir als Entwickler für die unterschiedlichsten Zwecke verwenden und adaptieren können.

Qualitätsmanagement mit SharePoint und Nintex​

​​Die QM-Handbuch Lösung integriert sich vollständig in die Oberfläche von SharePoint 2013 Enterprise. Auf einer Startseite werden benutzerbezogen Aufgaben und Favoriten sowie die zuletzt aktualisierten Dokumente angezeigt. Über eine mit Links versehene Prozesslandkarte erfolgt der Einstieg in die Dokumentenbibliothek mit den QM-Handbuch-Dokumenten.

Über den Termstore wird der Kapitelbaum des Handbuches organisiert. Technisch gesehen werden Dokumente mit einem Termstore-Element verbunden, um die genaue Zuordnung vorzunehmen. Die Metadaten des Dokuments in der Dokumentenbibliothek definieren den Gültigkeitsbereichs des Dokuments wie z. B. den Geschäftsbereich und das Geschäftsfeld usw. Dadurch wird z. B. ein Dokument als mitgeltende Unterlage oder Formular definiert.

In einem weiteren Feld kann das Dokument einem Sammeldokument zugewiesen werden, das später genutzt wird, um aus den Einzeldokumenten automatisiert spezifische Gesamtdokumente zu erzeugen. Diese Funktionalität haben wir natürlich programmiert, jedoch auf der von Microsoft bereitgestellten Office Open XML Schnittstelle.

Ein wichtiges Thema ist die Berechtigungsvergabe für die Dokumente, da es verschiedene Teams der QM-Beauftragten im Sinne von Redakteuren gibt und dazu noch QM-Verantwortliche, die neue oder geänderte Dokumente freigeben müssen. Wir haben die gesamte Workflow-Abwicklung hierzu mit Nintex komplett automatisiert. Um die Berechtigungseinstellungen flexibel zu gestalten, haben wir eine Mappingtabelle entworfen, die die Zuordnung zwischen Teams und der Gültigkeit der Dokumente definiert. Diese Tabelle nutzt der Workflow, um die Berechtigungen automatisch zu vergeben.

Das Thema „Lesebestätigung” haben wir klassisch mit SharePoint Aufgaben gelöst, die von Nintex erzeugt werden.

Das Finden von Dokumenten ist für den Anwender natürlich ein Hauptbestandteil seiner Arbeit. Dazu hat er in SharePoint eine umfangreichen Palette an Möglichkeiten. Wir haben eine erste Grundausstattung an verschiedenen Ansichten erstellt, die vom Kunden weiter ausgebaut werden kann. Weiterhin werden die listenbezogene Suche und das Filtern und Sortieren verwendet. Der Kapitelbaum ist unterhalb der Quicklaunch eingeblendet und ermöglicht ebenfalls das Filtern der Dokumente. Wir verwenden diese Filterung auch als Hyperlink für die Verlinkung aus der Prozesslandkarte. Die SharePoint Suche wurde konfiguratorisch so angepasst, dass die Metadaten des Dokuments als „Eingrenzungsparameter” (Refiner) angeboten werden. Das Suchcenter wurde entsprechend erweitert.

Der Vollständigkeit halber sei noch angemerkt, dass in der Bibliothek selbstverständlich auch die Versionierung, die Genehmigung, CheckIn-/-Out usw. zum Einsatz kommen. Die Bearbeitung der Dokumente selbst erfolgt natürlich in Word mit allen Vorteilen, die das Zusammenspiel zwischen SharePoint und Office mit sich bringt. Durch die Verwendung des Office Web Servers können Dokumente direkt im Browser angesehen oder auch bearbeitet werden. Die Vorschau in der Suche ist dabei ein sehr geschätztes Feature.

Zusammenfassend haben wir die gewünschte Funktionalität zu 80% mit Standardmitteln herstellen können und somit ein schlankes und zukunftssicheres Projekt für den Kunden durchgeführt.