Enterprise Content Management Beratung (ECM): Dokumente fest im Griff

Um Belege revisionssicher und Datenschutz-konform zu speichern und zu archivieren, bedarf es einer geeigneten Archivierungslösung. Ein modernes Archiv berücksichtigt die Unveränderbarkeit von Daten, die richtige Aufbewahrungsdauer sowie eine sichere Löschung. Unsere ECM-Lösungen bieten Ihnen darüber hinaus standardisierte Schnittstellen zu verschiedenen ERP-Systemen (SAP, MS Dynamics, JD-Edwards, etc.). Und: eine offene Architektur, die es ermöglicht, nahezu jede Anwendung anzubinden. Durch ein effektives Management der Datenspeicherung kontrollieren Sie, wo und wie Sie Ihre Daten sicher und kostengünstig ablegen.

Analoge Inhalte zu digitalisieren ist sehr viel umfassender, als einfach nur Dokumente einzuscannen. Mit Capturing Tools verarbeiten Sie Inhalte verschiedensten Eingangskanäle (Mail, Papier, Dateisysteme, DMD) und analysieren die eingehenden Dokumente. Die ECM-Software erkennt zum Beispiel, um welche Art von Dokument es sich handelt. Dabei wendet sie automatisiert Regeln an, um die benötigten Metadaten zu extrahieren. Anschließend befördert die Software die Dokumente in die richtigen Prozesse, wo sie mit oder ohne Unterstützung von Mitarbeitenden weiterverarbeitet werden.

Prozesse in Unternehmen sind oft komplex und basieren auf dem individuellen Wissen einzelner Mitarbeiter:innen. Das kann sich als problematisch erweisen, wenn die verantwortliche Person erkrankt oder das Unternehmen verlässt. Entsprechende Prozesse / Workflows zu digitalisieren, bringt Ihrem Unternehmen Transparenz und erhöht zudem die Effektivität. Alle Anwender:innen verfügen über die notwendigen Daten und Dokumente, fehlendes Wissen können sie explizit anfordern. Am Ende eines solchen Prozesses steht so immer ein einheitliches, qualitätsgesichertes Ergebnis.

Manche Arbeiten sind eintönig, fehleranfällig und kosten Ihren Mitarbeitenden wertvolle Zeit, die sie anderweitig produktiver nutzen könnten. Robotic Process Automation bietet Ihnen die Chance, solche Aufgaben zu automatisieren, sodass sie schneller und sogar besser erledigt werden. Diese Technologie ist einfach umzusetzen und erzielt einen schnellen Return of Investment (ROI).