Office 365 Planner – Stärken und Schwächen des neuen Aufgabenmanagers

„Office 365 Planner“ ist das neue Tool von Microsoft, mit dem sich Zusammenarbeit und Aufgabenverteilung in Teams organisieren lässt. Der Planner wurde gleich in die Online-Umgebung Office 365 integriert, sodass die dort gespeicherten Inhalte jederzeit von allen Beteiligten auf dem aktuellsten Stand genutzt werden können.
Mit diesem Tool ist es nun machbar im Team alle möglichen Dinge zu organisieren – vom gemeinsamen Arbeits-Auftrag bis hin zum Brainstorming zu neuen Projekten. Auf der Planner-Plattform können dabei noch zu erledigende Arbeiten vermerkt, Dateien ausgetauscht und Gespräche mit den anderen Beteiligten geführt werden.

Was ist ein Plan?

Ein Plan ist die bisher fehlende Funktionalität für Gruppen, Aufgaben zu verwalten und zuzuordnen.
Was als erstes auffällt ist, dass es bereits für jede Gruppe einen Plan gibt. Und umgekehrt: Wenn man einen neuen Plan erstellt, wird automatisch eine neue Gruppe angelegt.

Die dortigen Aufgaben können in sogenannte Buckets einsortiert werden und in Boards nach Buckets, zugewiesener Person und Status gruppiert werden. Über Drag&Drop zwischen den Spalten kann schnell der Status oder Bucket verändert werden.
Das Board ist hier die Anschlagstafel mit allen Aufgaben, die Buckets die einzelnen Körbe, in die man sie unterteilen kann.

Zusätzlich können die Aufgaben über kleine Fähnchen – ähnlich den bekannten Outlook Kategorien – mit einer Beschreibung versehen und entsprechend zugeordnet werden.

Was kann eine Aufgabe?

Folgende Eigenschaften hat eine Aufgabe:

Unter „Meine Aufgaben“ erhält man einen Überblick über die Aufgaben aus allen Plänen, die einem selbst zugeordnet sind und kann sie sich nach Status oder Plan gruppiert anzeigen lassen.

Was versteckt sich hinter Diagramme?

In dieser Ansicht werden alle Aufgaben eines Plans in zwei Diagrammen dargestellt – nach Status und Mitglieder.

Unter Status werden die Aufgaben nach ihrem jeweiligen Status im Kreisdiagramm​ dargestellt. Zusätzlich werden die Aufgaben, deren Fälligkeitsdatum überschritten wurde, als verspätet angezeigt.

Unter Mitglieder werden die Aufgaben im Balkendiagramm für jedes Mitglied des Plans dargestellt, dem sie zugewiesen sind.

Im Planner-Hub wird das Kreisdiagramm der bevorzugten Pläne (diese können konfiguriert werden) angezeigt, während alle anderen Pläne lediglich verlinkt werden.

Was kann der Planner (noch) nicht?

Insgesamt ist der Planner optisch gut aufbereitet und die Grundfunktionen sind einfach und intuitiv umgesetzt. Leider fehlen einige Details, die für manchen Anlass vorteilhaft wären.

1. Nur ein Plan in einer Gruppe

Pläne sind fest mit Gruppen verknüpft, aber nur über ein eigenes Interface erreichbar. Pläne können also nicht in einer normalen Projektseite eingebunden werden. Auch gibt es für eine Gruppe nur einen Plan, d.h. Aufgaben können maximal per Bucket oder Fähnchen-Kategorie aufgeteilt werden.

2. Outlooksynchronisation

Die Aufgaben aus dem Planner können nicht mit Outlook synchronisiert werden, es muss immer die Seite im Browser geöffnet werden. Und auch Erinnerungen anlegen ist nicht möglich.

4. Konfigurationsmöglichkeiten

Die vorhandenen Ansichten „Board“ und „Diagramme“ können nicht weiter angepasst werden, sodass Aufgaben nicht anderweitig gefiltert werden können. Auch innerhalb der Aufgaben können weder die vorhandenen Status erweitert werden, noch kann die Anzahl der Fähnchen oder ihre Farbe angepasst werden.

6. Fehlende Aufgabeninformationen

Im Vergleich zu beispielsweise einer SharePoint Aufgabenliste fehlen viele Informationen. Insbesondere können Aufgaben nicht über Vorgänger oder Parent strukturiert werden und auch eine Fortschrittsangabe mit %-Abgeschlossen, Priorität oder Erinnerungen gibt es nicht.

7. Nur für geringe Datenmenge ausgelegt

Durch die große Anzeige und fehlende Filterung können in einem Plan nur eine relativ begrenzte Anzahl an Aufgaben verwaltet werden. Bereits ab vier bis fünf Buckets muss horizontal gescrollt werden.

Fazit

Für die professionelle Aufgabenverwaltung und Projektplanung ist der Planner in dieser Form nicht geeignet. Er gliedert sich jedoch gut in das vorhandene Konzept von Gruppen ein: Eine einfache, sehr schnelle Möglichkeit für kleine Teams und Projekte um mit Dokumenten, Aufgaben und E-Mails zusammenzuarbeiten.