Mit SharePoint produktiver lernen

Eine Software, die Kurse, Trainer und Trainingsinhalte veröffentlicht, zuweist, verwaltet, administriert und die Aktionen der Nutzer in einem Reporting messbar macht – das ist ein Learning Management System (LMS). Es geht im LMS folglich um Dokumente, um Berechtigungen, um Reports und Workflows. Sind das nicht alles Kernfunktionen von SharePoint? Bringt die aktuelle Version der SharePoint-Plattform nicht so viele neue Features mit, die es zu einem perfekten LMS machen?

In einem „Learning-Management-System“ (LMS) planen, organisieren, veröffentlichen und steuern Unternehmen ihre Weiterbildung. Die Mitarbeiter melden sich im LMS mit ihren Login-Daten an und wählen dort ihr individuelles Lern-Programm aus. Das können reine MOCCs (Massive Open Online Course) oder Webinare sein, die sie wie in einem Online-Katalog auswählen. Oder sie stellen sich ihr Weiterbildungsprogramm aus der Trainer-Datenbank zusammen und nehmen dann persönlich an den Weiterbildungsangeboten teil. Das funktioniert natürlich auch umgekehrt: Sieht das Management einen Lernbedarf bei Mitarbeitern, können entsprechende Kurse und Lehrveranstaltungen direkt angewiesen werden.

Hat SharePoint das Zeug zum LMS?

Bei LMS geht es darum, die Nutzer über ihre Rollen zu steuern und zu administrieren – und zwar nicht nur die Kursbesucher, sondern auch Trainer und Kursanbieter. In den spezifischen Kursen können Inhalte bzw. Dokumente ausgetauscht werden. Dokumentenmanagement, Rollen, Workflows sind alles auch Funktionen von SharePoint. Doch können die Schlüssel-Features eines LMS wirklich über SharePoint abgebildet werden? Wir machen den Vergleich:

Verwalten von Kursen, Teilnehmern und Trainern
Durch die Möglichkeiten, Personen auf Seiten oder Listen zu berechtigen, ist dies eine der leichtesten Übungen in SharePoint. Über Metadaten können die Weiterbildungsangebote strukturiert werden, je nach Schwerpunkten lässt sich über globale Trainer-Profile eine unternehmensweite Übersicht zu den Fähigkeiten und Schwerpunkten erstellen. Trainer können jeweils zu ihren Kursen eigene Bereiche bekommen, in die sie Inhalte einstellen und mittels Yammer Diskussionen dazu anregen. Über ein Extranet sind auch externe Trainer integrierbar.

Verwalten von Kursinhalten, Berichten
Gerade im Dokumenten-Management kann SharePoint seine Stärke als Mitglied der Office-Familie voll ausspielen. Die Zusammenarbeit eines Kurses in einer Teamsite oder in einem Projektraum bringt darüber hinaus kollaborative Elemente in die Weiterbildung: Die Teilnehmer können gemeinsam an Inhalten arbeiten – und zwar in einem extra dafür geschaffenen Raum.

Kurskalender / Benachrichtigungen
Sämtliche Kurse oder Weiterbildungsangebote lassen sich in SharePoint in einem Kalender darstellen. Die Mitarbeiter sehen nur die Kurse, die für sie in Frage kommen. Über die Workflow-Funktionalitäten können die Kursbesucher über Termine und Aufgaben informiert werden.

Tracking / Key Performance Indicators (KPIs)
Der Lernerfolg der Teilnehmer ist messbar: Zum einen über Evaluierung der Kurse durch die Teilnehmer selbst, aber auch durch standardisierte Tests und Umfragen. Dies kann entweder direkt über Word erfolgen oder auch über Umfrage-Funktionen in SharePoint.

SharePoint mit Vorteilen bei Implementierung und Usability

Die Schlüssel-Funktionen kann ein LMS auf SharePoint-Basis also ohne Probleme abbilden. Das sind aber noch nicht alle Gründe, die dafür sprechen SharePoint als LMS-Alternative in Erwägung zu ziehen.

Schnelle Implementierung
Zeit ist Geld – ein LMS in einem Unternehmen auszurollen, egal ob als eigene oder SaaS-Lösung, dauert schnell sechs Monate oder länger: Die Lösung wird geplant, konfiguriert, implementiert. Viele Leute von der IT über HR bis zu den Trainern sind in die Prozesse involviert. Bis ein System allen Ansprüchen genügt und den Praxistext bestanden hat, gehen Monate, teilweise sogar Jahre ins Land. Ein LMS im SharePoint-Gewand kann diesen Aufwand zeitlich extrem reduzieren, weil SharePoint in der Regel schon fertig integriert in der IT-Landschaft im Einsatz ist.

Vertrautes Layout und bekannte Funktionalitäten
Ein System, das schon da ist und das viele Mitarbeiter auch von anderen Arbeitszusammenhängen kennen, hebelt einen weiteren wichtigen Punkt aus, den eine neue Software-Lösung in der Regel immer mitbringt. die Angst vor Neuem. Veränderungen verursachen bei vielen Mitarbeiter anfangs negative Gefühle: „Wann soll ich mich denn damit noch beschäftigen?“ Die Unsicherheit, neue Aufgaben in einer unvertrauten Arbeitsumgebung bewältigen zu müssen, führt zu Ablehnung und Widerstand. Da SharePoint als Microsoft-Produkt im Office-Outfit daherkommt, sind die Berührungsängste mit dem „neuen System“ wesentlich kleiner. Die Anwender kennen Layout und Funktionen der meisten Anwendungen und befinden sich in einem vertrauten Umfeld: Sie müssen sich kein neues Passwort merken, da SharePoint mit dem Active Directory, der Benutzerverwaltung der Microsoft-Applikation, verwaltet wird. Die Hürden in das System einzusteigen, sind damit vergleichsweise klein.

Inhalte übernehmen
Wer sein LMS in SharePoint aufbaut, kann auch bei der Migration ein großes Problem weniger haben, wenn Inhalte schon in der SharePoint-Landschaft des Unternehmens abgelegt sind und über Informationsarchitektur und Verschlagwortung gut strukturiert sind. Dann fällt die Migration der Inhalte in ein Drittsystem fast gänzlich weg. Das ist eine unglaubliche Erleichterung, vor allem wenn man an die Themen Compliance und Datenschutz denkt, die in jedem Unternehmen eine Rolle spielen.

Individuelle Berechtigungen
Mit den Berechtigungen ist es ganz einfach, Inhalte nur mit den Personen zu teilen, die diese sehen sollen bzw. dürfen. Inhalte können der Allgemeinheit zugänglich gemacht, nur team-spezifisch oder innerhalb des Projekt-Teams veröffentlicht werden.

Projekträume für Lerngruppen
Die anpassbaren Team-Seiten können für Trainings und Lernanwendungen toll genutzt werden, da sie wie eine zentrale Anlaufstelle für alle funktionieren. Hier finden die Teilnehmer die Inhalte, die sie benötigen: Trainingsmaterial, Zeitpläne und Kalender, Aufgabenlisten, Diskussionsforen und vieles mehr.

Fazit

Für Unternehmen sollte es deshalb in jedem Fall eine Überlegung wert sein, über ein LMS auf SharePoint-Basis nachzudenken, bevor in ein weiteres Dritt-System investiert wird. Die Vorteile auf einen Blick:

• Unternehmen sparen Kosten, da SharePoint in fast jedem Unternehmen im Einsatz ist. Etwaige Lizenzkosten entfallen komplett.
• Die Administration des LMS erfolgt über bereits bestehende Strukturen – das spart Zeit. Auch langfristig, da die zusätzliche Administration eines Drittsystems wegfällt.
• Das LMS kann sehr gut an die Wünsche des Unternehmens angepasst werden, da mit SharePoint ein mächtiger Baukasten zur Verfügung steht, der fast jeden Wunsch erfüllen kann

Dieser Artikel wurde am 01. Februar auf www.wissensmanagement.de veröffentlicht.