Tecan: ein Kommunikationskanal für alle

Tecan ersetzte sein veraltetes Intranet durch eine zeitgemäße Lösung, um eine flexible und globale Kommunikation unter den Mitarbeitern zu ermöglichen.

Für Tecan häuften sich die Gründe, um das in die Jahre gekommene Intranet durch eine moderne Lösung zu ersetzen. „Unser bisheriges Intranet verfügte lediglich über Basisfunktionen. Ausserdem mussten mit steigendem Mitarbeiterwachstum Informationen schneller und flexibler kommuniziert werden. Der letzte Trigger auf dem Weg zum neuen Intranet war dann die Coronapandemie – mit so vielen remote-arbeitenden Beschäftigten brauchten wir eine Kommunikationsplattform, die alle miteinander verbindet. Dafür fehlte uns ein bestehendes Set-up“, fasste Siân Curtis, Associate Director Internal Communication bei Tecan, die Ausgangssituation zusammen.

Vom neuen Intranet hatte die Abteilung Interne Kommunikation eine klare Vorstellung. Übergeordnetes Ziel war es, eine Plattform bereitzustellen, welche die Mitarbeitenden gerne nutzen. Alle Unternehmensneuigkeiten und -informationen sollten an einem einzigen Ort zu finden sein und Nutzende motivieren, miteinander über die Plattform zu kommunizieren. Als international aufgestelltes Unternehmen brauchte Tecan eine weltweite Plattform, um auch die Kolleg*innen in Europa, den Amerikanischen Staaten und in Asien-Pazifik zu erreichen. Und damit die Mitarbeitenden je nach Funktion und/oder Standort nur die für sie relevanten Inhalte sehen, brauchte es Governance-Regeln. Um letztlich auch diejenigen zu erreichen, die häufig von unterwegs aus arbeiten, wurde eine mobile Version gewünscht.

Viva Connections als Brücke zwischen Teams und SharePoint

Um die Anforderungen zu erfüllen, galt Viva Connections (d.h. ein SharePoint basiertes Intranet-Informationen in MS Teams platziert) als ein zentrales Element des Projekts eingesetzt. Als neue Standard-Schnittstelle von Microsoft bündelt das Modul die Inhalte aus den Orten der täglichen Zusammenarbeit bei Tecan, wie Microsoft Teams, mit dem neuen Intranet-Tool SharePoint.

Zusammen mit Viva Connections und SharePoint liessen sich auch die inhaltlichen Anforderungen erfüllen. So gliedert sich der Aufbau der Intranet-Startseite in unterschiedliche Bereiche: Top News ganz oben, weitere News darunter und direkter Zugriff auf die wichtigsten Ressourcen, wie HR Tools, Brand Guidelines und neuste Yammer-Postings.

Für das Einstellen neuer Inhalte gibt es insgesamt vier Vorlagen, um Texte, Bilder, Videos oder organisatorische Ankündigungen zu veröffentlichen. Über eine Kommentarfunktion können Mitarbeitende zu den Inhalten Feedback geben oder untereinander kommunizieren. Dabei natürlich immer alles im Corporate Design des Unternehmens.

Der Newsroom des Intranets funktioniert wie ein Archiv und hält auch ältere Inhalte bereit. Über eine SharePoint-Suche filtern die Mitarbeitenden die Inhalte nach bestimmten Keywords, Abteilungen, Themen oder Kategorien. Die einzelnen Business Units können darüber hinaus auf einer eigenen Unterseite ihren Bereich vorstellen, Ansprechpartner angeben und wichtige Dokumente oder Links hinterlegen.

Personalisierter und interaktiver Feed mit Viva Connections

Über die neue SharePoint-basierte Intranet-Plattform finden die Mitarbeitenden relevante Intranet-Nachrichten, Unterhaltungen und weitere Ressourcen ab sofort alles an einem Ort. Egal, ob sie im Büro oder von unterwegs arbeiten und egal, ob vom Laptop, Tablet oder Smartphone – das Intranet ist für alle Anwendungsfälle optimiert. Und dank interaktiver Features und der Integration in unternehmensweite Tools, wie Microsoft Teams, können sich die Mitarbeitenden zu den unterschiedlichsten Themen miteinander vernetzen.

Aus vielen Kanälen wird einer

„Bisher kommunizierten wir Unternehmensneuigkeiten über das alte Intranet und einen E-Mail-Newsletter. Mit dem neuen Intranet und der Integration in Microsoft Teams gibt es jetzt eine multifunktionale Plattform, an dem alle Tools und Informationen übersichtlich zu finden. Neue Informationen werden nicht erst beim nächsten Newsletter-Versand, sondern unmittelbar geteilt. Das ermöglicht uns eine schnelle, flexible und ansprechende Kommunikation über alle Standorte hinweg“, fasste Siân Curtis das Projekt zusammen.

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