Berner Baumeisterverband: Zum Digital Workplace mit M365

Der Berner Baumeisterverband hat gemeinsam mit novaCapta seinen modernen digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365 geschaffen. Dank Teams, Intranet und sicherem und strukturiertem Datencenter in der Cloud ist nun eine flexible und transparente Arbeitsweise möglich.

Die Gremienkommunikation optimieren: So lautete das Ziel beim Berner Baumeisterverband. Schnell war mit Microsoft 365 eine Lösung und mit novaCapta ein passender Partner zur Einführung gefunden, doch in intensiven Gesprächen und während eines Cloud-Readiness-Workshops zeigte sich, dass das Projekt auf den gesamten Verband ausgeweitet werden muss. Wie so viele Unternehmen hatte der Berner Baumeisterverband während der Pandemie Microsoft Teams eingeführt, doch wurden mit der Chatfunktion und Videomeetings keineswegs alle Möglichkeiten ausgeschöpft. Stattdessen lief die Kommunikation innerhalb der Geschäftsstelle und mit den Ausbildungsstätten weiterhin klassisch über Mail, Telefon und physische Meetings; Dokumente lagen auf zwei Fileservern ab und wurden über die als VPN agierende Citrix Cloud bearbeitet. Deshalb wurde die gesamte Kommunikations- und Kollaborationsarchitektur mit M365 sicher und stabil, aber dennoch flexibel gestaltet.
 

Migration: 250 GB Daten in die Microsoft Cloud

250 GB – diese Menge an Dokumenten sollte von den beiden Fileservern in die Microsoft Cloud umziehen. Daher unterstützte novaCapta zunächst bei einer umfangreichen Migrationsanalyse und -konzeption; die Migration selbst führte der Berner Baumeisterverband in Eigenregie durch.

Teams ist nun die zentrale Arbeitsplattform beim Verband. Für eine klare Struktur wurden vorgefertigte Templates für die Bereiche Gremien, Abteilungen und Projekte inkl. Lifecycle Management und Governance mit dem Provisionierungstool novaWorxx eingeführt. Jedes Team besteht aus einem frei zugänglichen Kanal «Allgemein» und einem «Internen», für den nur bestimmte Personen Zugriffsrechte besitzen – dies ist vor allem für Gremien und Projekten wichtig, da hier oft mit externen Partnern zusammengearbeitet wird.
Klare Zugriffsberechtigungen waren nicht nur innerhalb von Teams gewünscht, sondern auch für die genutzten Endgeräte. Bisher überhaupt nicht verwaltet, wurden diese an Microsoft Intune angebunden und Conditional Access sowie Multi-Faktor-Authentifizierung über App und SMS eingeführt.
 

Zentrales Dokumentensuchcenter direkt in Teams

Um die grosse Anzahl an Dokumenten klar zu strukturieren und verfügbar zu machen, hat novaCapta ein zentrales Suchcenter auf Basis von PnP Modern Search und SharePoint implementiert. Das Suchcenter ist zudem als Registerkarte in allen Teams-Kanälen angeheftet, dort sind bereits die jeweils passenden Filtereinstellungen vorgenommen; es lässt sich aber auch global über ganz Teams nach Dokumenten suchen. Die entsprechenden Metadaten zum Auffinden der Dokumente werden einerseits automatisch von Teams vergeben, andererseits wurden in einem Workshop die Informationsarchitektur sowie ein Metadaten- und Suchkonzept ausgearbeitet – individuell auf die Bedürfnisse des Verbands zugeschnitten.
Zum Schutz dieser Dokumente wurde eine starke Governance und Compliance mithilfe von u.a. Microsoft Purview (Verschlüsselung in Intern/Öffentlich), Activity Explorer und Azure Information Protection aufgebaut.

Eine ganzheitliches Collaboration Tool wird immer auch flankiert von einem Intranet, das die Mitarbeitenden stets auf dem neuesten Stand hält. Das Berner Baumeister-Intranet wurde in SharePoint umgesetzt und beinhaltet News, Events, Dokumente und wichtige Unternehmensinformationen. «Dank unseres Intranets können wir Informationen aus Sitzungen schnell breit streuen und müssen keine langatmigen Protokolle mehr erstellen. Im Gegenzug wissen unsere Mitarbeitenden immer, wo was publiziert wird», erklärt Rebeca Nacht, Bereichsleiterin Kommunikation beim Berner Baumeisterverband. Der Clou: Über Viva Connections ist das Intranet in der Teams-Seitenleiste integriert und die Mitarbeitenden können jederzeit bequem über Teams zugreifen – auch mobil. Für die Veröffentlichung von News im Intranet oder auch allgemeine Genehmigungsprozesse in Teams wurden mit Power Automate kleinere Workflows automatisiert.
 

Massnahmen für einen nachhaltigen Change

Eine solch weitreiche Veränderung der Arbeitsweise darf niemals nur technisch vonstattengehen, wie auch Rebeca Nacht erkannt hat: «Die grösste Herausforderung bestand darin, unsere Mitarbeitenden zu einem Tool abzuholen, das zwar eigentlich intuitiv nutzbar ist, an das sich sie sich aber erst gewöhnen müssen». Daher hat novaCapta die Einführung von M365/Teams als zentrale Arbeitsplattform mit entsprechenden Change Massnahmen begleitet – von der Erarbeitung eines Key User Konzepts über Schulungen (Key User und Enduser) bis hin zur kommunikativen Begleitung der einzelnen Schritte.

Der Change Prozess wird noch weitergehen: Im nächsten Projekt steigt der Berner Baumeisterverband auf Teams-Telefonie um.  Die digitale Transformation zu M365 bildete dafür die notwendige Grundlage.

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