Hinter dem Digital Workplace steckt viel mehr als nur Dokumente und Prozesse zu digitalisieren. Der Digital Workplace steht für neue Technologien, moderne Arbeitsweisen und soll bei alltäglichen Aufgaben entlasten. Doch was gehört überhaupt zu einem Digital Workplace dazu und wie gelingt die digitale Transformation des eigenen Geschäftsmodells?
Was ist ein Digital Workplace?
Der Digital Workplace ist ein Business Modell, das moderne Arbeitsweisen mit neuen Technologien zusammenbringt. Dabei fällt der Technologie die Aufgabe zu, die Arbeitsweise der Menschen optimal zu unterstützen.
Wie jedes andere Business Modell auch, richtet es sich nach den Anforderungen des Unternehmens. Daher gibt es keine feste Vorlage für den einen Digital Workplace. Die meisten Unternehmen entscheiden sich aber für ein Zusammenspiel aus Dokumentenmanagementsystem, Collaboration Tools wie Microsoft Teams, einem Intranet und Business Apps. Alles mit dem Ziel, eine möglichst effiziente Zusammenarbeit zu ermöglichen.
Modern Workplace im Vergleich
Um zu verstehen, was einen modernen Arbeitsplatz auszeichnet und worin dieser sich von einem traditionellen Konzept unterscheidet, ist es sinnvoll, die Unterschiede zwischen On-premises und Cloud Computing, verschiedenen Möglichkeiten des Datenmanagements und den Vor- und Nachteilen unterschiedlicher Kommunikationsmittel zu kennen.
Traditionelle Arbeitsweise
- On-premises
Unternehmen lizensieren ihre notwendige Software und stellen diese auf eigene Verantwortung auf eigenen oder gemieteten Servern oder über Rechenzentren bereit. - Klassisches Datenmanagement
Dateien, wie Word-Dokumente, PowerPoint-Präsentationen, Bilder etc. liegen auf verschiedenen Laufwerken ab und können über den Windows Explorer aufgerufen werden. - Kommunikation & Zusammenarbeit
Austausch erfolgt in erster Linie über das Telefon und per E-Mail. Teilweise kommen auch Faxgeräte zum Einsatz. - Interne Unternehmenskommunikation
Neuigkeiten aus dem Unternehmens werden in der Regel entweder per Rundmail an alle Mitarbeitenden versandt und/oder ausgedruckt am Schwarzen Brett angebracht. - Definierte Geschäftsprozesse
Einzelne interne Prozesse sind einem oder wenigen Mitarbeitenden zugeordnet. Es ist nicht immer auszuschließen, dass vereinzelt Ausnahmeregelungen zugelassen werden. - Überwiegende Tätigkeiten im Büro
Eine traditionelle Arbeitsweise setzt auf Anwesenheit im Büro und feste Arbeitsplätze für die einzelnen Mitarbeitenden. Remote arbeiten ist nur in Ausnahmefällen möglich, z.B. über VPN.
Modern Workplace
- Cloud-basierte Infrastruktur
Unternehmen beziehen ihre Software aus der Cloud bzw. über das Internet. Der Zugriff erfolgt geräteunabhängig entweder über den Webbrowser oder Apps. - Datenmanagement in der Cloud
Alle Daten liegen in der Cloud und können über den Browser aufgerufen werden. Mehrere Mitarbeitende können gleichzeitig ein Dokument bearbeiten. - Communication & Collaboration
Die Zusammenarbeit erfolgt in erster Linie über VoIP, Videotelefonie, Chat und per E-Mail. - Interne Unternehmenskommunikation
Neuigkeiten aus dem Unternehmen werden im Intranet veröffentlicht. Das Intranet ist aber nicht nur ein Ort der Information, sondern fördert auch den Austausch der Mitarbeitenden untereinander. - Festgelegte Workflows
Mithilfe von Business Apps werden Geschäftsprozesse digitalisiert und wiederkehrende Prozesse sogar automatisiert. Ausnahmen oder vergessene Aufgabenschritte sind damit nicht mehr möglich. - Homeoffice und remote arbeiten möglich
Über die Schutzmechanismen der Cloud sind sensible Unternehmensdaten auch auf mobilen Engeräten sicher und ermöglichen damit ein standortunabhängiges Arbeiten.
Digitale Transformation von Geschäftsmodellen
Für die meisten Unternehmen besteht die Herausforderung darin, den richtigen Einstieg in den Digital Workplace zu finden. Schließlich ist die bestehende Infrastruktur über die Jahre gewachsen und damit hochkomplex. Aber wie bei allen Großprojekten gilt auch hier: Alles nach Plan. Die Digitale Transformation ist nur Schritt für Schritt machbar. Die nachfolgenden zehn Schritte zum Digital Workplace geben einen groben Überblick, welche Überlegungen im Vorhinein angestellt werden sollten und mit welchen Aufwänden zu rechnen ist.
10 Schritte zum Digital Workplace
1. Ist-Analyse und Zielbestimmung
Am Anfang eines Projekts ist es sinnvoll, viele Fragen zu stellen. Das reicht von einer Analyse der eingesetzten Hard- und Software bis hin zu Überlegungen, wie viele Mitarbeitende im Büro und wie viele im Außendienst beschäftigt sind. Im Kern sollte die Frage beantwortet werden, welchen Anforderungen der Digital Workplace in Zukunft gerecht werden soll.
2. Neue Infrastruktur aufsetzen und Daten migrieren
Mit einer neuen Arbeitsumgebung wird auch eine neue Infrastruktur notwendig. Anschließend steht die sichere und vollständige Migration aller Unternehmensdaten an. Dafür gibt es spezialisierte Partner, die auch große Mengen an Daten in die Cloud oder einen anderen Speicherort umziehen können.
3. Implementierung von IT-Security-Maßnahmen
Sicherheit und Zugriffskontrolle dürfen nie zu kurz kommen. Zu sichern sind Infrastruktur, Systeme und Daten. Dafür gibt es eine große Auswahl an Werkzeugen und Möglichkeiten, um sich bestmöglich gegen Cyberangriffe zu schützen, aber auch, um Mitarbeitende im Umgang mit digitalen Daten zu schulen.
4. Collaboration
Eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Digital Workplace steht und fällt mit der Ausgestaltung der Kollaboration-Plattform. Hier bieten sich vielseitige Möglichkeiten, um die Mitarbeitenden miteinander zu vernetzen und Voraussetzungen für eine effiziente Zusammenarbeit zu schaffen.
5. Intranet
Das Intranet ist dazu gedacht, die Mitarbeitenden übersichtlich über die aktuellsten Neuigkeiten des Unternehmens zu informieren, sowie Richtlinien und Anleitungen bereitzuhalten. Es ist gleichzeitig aber auch ein Ort des Austauschs der Mitarbeitenden untereinander.
6. IT Governance & Lifecycle Management
Bewährte Strukturen und Prozesse lassen sich in den Digital Workplace übertragen und zwar mit Governance-Richtlinien, Templates, Prozessen und Workflows. Eine smarte ITGovernance ist tatsächlich die Geheimwaffe für Struktur und Ordnung auf der digitalen Arbeitsplattform.
7. Change Management
Nicht jedes Unternehmen verfügt von Anfang an über eine digitale Kultur. Gerade Unternehmen, die noch ganz am Anfang der Digitalen Transformation stehen, sollten dafür sorgen, die eigenen Mitarbeitenden ausreichend zu schulen und an der Konfiguration der neuen Tools zu beteiligen. Nur so kann gewährleistet werden, dass die Mitarbeitenden die neue Arbeitsumgebung verstehen und ungehindert weiterarbeiten können.
8. Process Optimization
Nachdem die digitale Zusammenarbeit reibungslos funktioniert, ist es an der Zeit, Unternehmensprozesse weiter zu optimieren. Hierfür eignen sich insbesondere Low-Code-/No-Code-Lösungen. Sie helfen, komplexe Genehmigungsprozesse zu vereinfachen und ggf. sogar zu automatisieren.
9. Applications & Integration
Was es zu vermeiden gilt, sind heterogene Einzellösungen. Der Anspruch eines Digital Workplace sollte eine perfekt aufeinander abgestimmte Gesamtplattform sein. Mit dem richtigen Mix aus Standardkomponenten und Individualentwicklungen gelingt aber auch die reibungslose Integration in die neuen Systeme.
10. Service Operation Management und Managed Services
Immer mehr Unternehmen möchten die eigene IT-Abteilung entlasten und übertragen daher Aufgaben an professionelle Dienstleister, wie z.B. den Betrieb von Systemen sowie Wartung, Support und Hotline.
Der Arbeitsplatz von morgen
Der Digital Workplace ist die State of the Art Technologie der Gegenwart, denn das Business Modell ermöglicht moderne und flexible Arbeitsstrukturen. Das zeigt sich vor allem darin, dass die Mitarbeitenden über die voll digitalisierten Arbeitsplätze zu jederzeit und von überall aus auf das Unternehmensnetzwerk zugreifen können. Die richtigen Collaboration-Tools unterstützen die Mitarbeitenden darin, produktiv zu sein und die Kommunikation untereinander, aber auch mit Partnern und Kunden aufrecht zu erhalten. Wieder zeigt sich: Es geht beim Digital Workplace nicht um digitalisierte Prozesse, sondern darum, moderne Technologien so einzusetzen, dass sie die Mitarbeitenden optimal im Arbeitsalltag unterstützen. Dann gelingt nicht nur die digitale Transformation, sondern auch eine digitale Kultur.