Change- & Trainingskonzept für Hellmann

Für den globalen Roll-out von Microsoft 365 setzt Hellmann auf das Change- & Trainingskonzept der novaCapta.

Globaler Roll-out von M365

"Think Ahead - Moving Forward" heißt der Leitsatz der Firma Hellmann in der 4. Generation. Weiter denken und die Zukunft durch Innovation, Effizienz und maßgeschneiderte Logistiklösungen aktiv gestalten. Im Rahmen der aktuellen Digitalisierungs-Roadmap plante die Hellmann Worldwide Logistics SE & Co. KG die Einführung eines "Modern Digital Logistics Workplace".

Zentraler Baustein dieser Initiative war der globale Roll-out von Microsoft 365 Enterprise für alle Mitarbeitenden. Mit der Einführung von M365 strebte Hellmann eine Harmonisierung interner Prozesse und Anwendungen, eine Unterstützung zur Erfüllung rechtlicher Standards sowie eine verbesserte interne und externe Zusammenarbeit mit dem Ziel nachhaltiger Effizienzsteigerung an.

Training, Kommunikation & Change

Die novaCapta war mit der Begleitung der gesamten M365-Einführung im Bereich Training und Change von etwa 8.800 Mitarbeitenden betraut und unterstützte Hellmann systematisch bei der Einführung der Technologien durch geeignete Schulungs- und Kommunikationsmaßnahmen.

Dazu gehörten u.a. die Bereitstellung von Schulungsmaterialien (u.a. Videos, Lerneinheiten, FAQs), die Schulung von VIPs und die Ausbildung von Key Usern, die Erarbeitung einer Change Story und darauf aufbauende Change- und Kommunikationsmaßnahmen.

Das für die Hellmann vorgesehene Konzept zur nachhaltigen Einführung von Microsoft 365 sollte die Mitarbeitenden an ihre neue Arbeitsweise heranführen, indem motivierende und für die Mitarbeitenden sinnvolle Möglichkeiten im Alltag zur Nutzung anhand konkreter Anwendungsfälle aufgezeigt und diskutiert wurden. Fragen und Diskussionen rund um die neuen Technologien sollten gefördert, Neugier aufgebaut und Ängste abgebaut werden.

Change Management als Erfolgsfaktor

Die Begleitung der Veränderungen ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor in solch einem Projekt. Daher ist es stets besonders wichtig ganzheitlich und dauerhaft die Veränderung anzugehen. Dazu sollten die Stufen der Veränderung stets aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet werden.

Ein Benutzer muss zunächst darauf aufmerksam gemacht werden, dass es neue Möglichkeiten gibt. Dies ist ein klares Kommunikationsthema. Mittels Trainings wird der Benutzer befähigt die neuen Möglichkeiten einzusetzen. Dies ist ein Trainings- und Begleitungsthema. Die letzte Stufe ist im Allgemeinen mit die wichtigste und hängt sehr stark von den beiden vorigen ab. Der Benutzer muss selbst in den neuen Möglichkeiten einen Nutzen sehen und diese einsetzen wollen. Es gibt daher eine enge Verzahnung zwischen Training, Kommunikation und Change.

Die Trainingsmaßnahmen sind stets eng verknüpft mit den Kommunikationsmaßnahmen zu betrachten. Bereits etablierte Kanäle des Unternehmens wie auch neue Medien sollen hierbei sinnführend mit den verschiedenen Personengruppen des Unternehmens verbunden werden, um eine erfolgreiche Einführung zu gewährleisten.

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