Vitesco Technologies: Von HCL Connections zu M365

Vitesco Technologies hat mit der Migration zu Microsoft 365 erfolgreich einen "Neustart" durchgeführt. In der neuen Landschaft fanden aktive und relevante Communities sowie Informationen ihren strukturierten Platz, ob in Viva Engage, SharePoint oder dem novaCapta Wiki Asset.

Bislang nutzte Vitesco Technologies HCL Connections für die Zusammenarbeit, Kommunikation und das Wissensmanagement und gleichzeitig Microsoft Tools wie Microsoft Teams, Outlook und SharePoint Online. Der Aufwand, zwei Systeme zu maintainen und auf dem neusten Stand zu halten, sowie die hohen Lizenzkosten, nährte den Wunsch einer Migration nach Microsoft und danach, vollständig auf einen Anbieter zu setzen. „Uns war es wichtig einen Dienstleister zu finden, der sich sowohl mit Microsoft als auch mit HCL Connections auskennt und Erfahrung bei der Migration dieser Systeme hat. Der Dienstleister sollte die Infrastruktur verstehen, aus der wir kommen, und die Welt kennen, in die wir uns bewegen wollten,“ erklärt Catalina Man, Global Team Lead Collaboration Functions & Office 365 Team bei Vitesco Technologies, die Entscheidung für novaCapta als Partner.

Proof of Concept & Datenanalyse als Ausgangsbasis

Vor dem eigentlichen Migrationsprojekt wurde ein Proof of Concept und damit einhergehend eine vollständige Analyse der bestehenden Connections-Umgebung durchgeführt. So konnte ein genauer Überblick über Datenmenge und -arten gewonnen werden und der Umfang des Projekts präzisiert werden: Was musste umgezogen werden? Was musste archiviert werden? Denn auch, wenn Daten z.T. nicht aktuell waren, mussten sie einen neuen Ablageort finden. Ein weiterer wichtiger Aspekt war zudem die Klärung der Zugriffsrechte und wie eine Migration im Rahmen der bestehenden Cyber Security und Compliance Richtlinien am besten durchgeführt werden kann.

novaCapta erstellte für die Prüfung einen Filter für die Klassifikation der Daten und Communities. Auf Basis der vorab definierten Regeln konnte das gesamte System geprüft und in einem ersten Schritt kategorisiert werden.

Migrationsphasen: Vom Test-Tenant zum Development Tenant hin zum „go live“

Die Migration verlief in drei Stufen ab. Im ersten Schritt wurde die Migration auf einem Test-Tenant verprobt, im zweiten auf einem Development Tenant. So konnte man mögliche Herausforderungen frühzeitig ermitteln und relevanten Stakeholdern die neue Arbeitswelt bereits vor „Livegang“ veranschaulichen. Erst nach danach erfolgte die finale Migration der Daten.

Insgesamt wurden weniger als 1.000 Communities migriert – die restlichen über 6.000 Communities landeten in einem File-Archiv. novaCapta erstellte für die Altdaten ein HTML-Archiv. Zwei ausgewählte Mitarbeitende können so bei Bedarf weiterhin auf die Daten im Archiv via Browser zugreifen. Für Vitesco Technologies bedeutete die Migration daher auch eine Art „Neustart“, denn nur aktive und relevante Communities und Informationen migrierten in die neue Microsoft Welt. Die Communities aus Connections fanden in Microsoft Teams, Viva Engage, im Intranet und auf SharePoint-Seiten ihr neues Zuhause. Mit einem PHP Skript wurden die Teams-Seiten automatisch erzeugt.

Um die Archivierung der Daten sorgfältig zu prüfen, erstellte Vitesco Technologies eigenständig ein userfreundliches Power BI Dashboard. In diesem konnten die Community-Owner ihre eigenen Communities prüfen, für die Archivierung oder Migration freigeben und nachverfolgen, welche Communities bereits klassifiziert waren. Im Zuge der Migration wurde das Dashboard als Monitoring-Tool genutzt und sowohl Statusreports als auch Pflegefortschritte wurden dokumentiert. Diese Transparenz unterstützte die Akzeptanz der Owner und brachte Zeitersparnisse bei der Migration.

Das novaCapta Wiki Asset für Microsoft

Vitesco Technologies war es wichtig, vorhandene Lösungen und Funktionen aus seiner HCL Connections Welt eins zu eins in Microsoft wiederzufinden. So auch seine Wikis, die bereits erfolgreich für das Wissensmanagement genutzt wurden. Um ein entsprechendes Tool auch in M365 zu haben, wurde das novaCapta Wiki Asset implementiert und bestehende Connections Wiki Seiten wurden migriert. So maximierte Vitesco Technologies die Funktionalitäten in seiner neuen Microsoft-Umgebung und bietet seinen Mitarbeitenden nun eine nahtlose Integration.

Neue API für effektive Kontaktmitnahme

Durch die lange Nutzungszeit von HCL Connections hatten viele Mitarbeitende ein umfangreiches „Network“ im System aufgebaut: Mitarbeitenden, denen sie folgen und mit denen sie sich vernetzt haben. Um den Mitarbeitenden den Start so einfach wie möglich zu machen, war es wichtig für Vitesco Technologies diese Kontakte vollständig in Microsoft zu migrieren. Dafür wurde auch mit Microsoft direkt zusammengearbeitet, um eine passende Lösung zu erstellen, da es vorher keine Schnittstelle gab.

„Unsere Mitarbeitenden haben alle Daten, Informationen und ihre Kontakte in Microsoft wiedergefunden. Neue Tools, wie beispielsweise Viva Engage, haben sie sehr gut angenommen. Wir sind daher rundum zufrieden mit dem Ablauf und den Ergebnissen dieses durchaus komplexen Projekts,“ fasst Catalina Man zusammen.

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