Von Notes zu Microsoft 365

Die E-Mail-Infrastruktur und das Mitarbeiterportal des ÖPNV-Dienstleisters wurde und wird seit Jahren auf den Servern der TIMETOACT GROUP betrieben. Naturgemäß arbeiten sehr viele der rund 6.000 HOCHBAHN-Angestellten im Außendienst, steuern Busse, U-Bahnen etc. Gleichzeitig sitzt etwas weniger als die Hälfte von ihnen tagtäglich an einem festen Arbeitsplatz im Büro.

Die verwendete Technologie war bei diesen festen Arbeitsplätzen jedoch mit der Zeit in die Jahre gekommen. So gab es zum Beispiel lediglich einen indirekten Internetzugang via Einwahl über einen Terminal Server. „Das hatte vor allem auch sicherheitsrelevante Gründe“, erklärt Eyck Reimer, ITArchitekt und Systemberater im Fachbereich IT Infrastruktur & Services der HOCHBAHN.

Dennoch: Eine neue Umgebung sollte aufgesetzt und damit ein zukunftsfähiger IT-Arbeitsplatz geschaffen werden. Ein ambitioniertes Projekt mit verschiedenen Teilbereichen: Neuer Internetzugang, Redesign der Active-Directory-Benutzerverwaltung auf Basis von Microsoft Azure, Migration auf Windows 10, Einführung von Microsoft 365 sowie die Ablösung des alten Notes-E-Mail-Systems durch Microsoft Exchange Online. Auch Single-Sign-On sollte realisiert werden, so dass man sich für Windows 10, Microsoft 365 und weiteren Anwendungen mit denselben Benutzerdaten anmelden kann. 

Als Mitglied der Projektleitung war Eyck Reimer auch federführend bei der Notes-Migration. Drei grundsätzliche Teilbereiche gab es dabei, die sukzessive abzulösen waren:

Das Projekt E-Mail-Migration startete 2020. Sobald der Client eines Beschäftigten auf den neuen Zugang erneuert wurde, stellte das Projektteam parallel die Mail-Datenbank um und transferierte die Postfächer von Notes zu Microsoft Exchange Online. Für die Fachbereichsablagen erarbeiteten TIMETOACT GROUP und die IT-Abteilung der HOCHBAHN gemeinsam, bezogen auf den jeweiligen Einzelfall, eine neue Struktur innerhalb von Microsoft 365 SharePoint und entschieden, welche Daten wohin migriert werden sollten. Die Umstellung der Mail-Datenbanken auf Exchange Online war zum Jahreswechsel 20/21 vollzogen, die Fachbereichsablagen waren im Dezember zu 90 Prozent abgeschlossen. Die Migration der Funktionsdatenbanken begann Anfang 2021.

Weniger die Technik, vielmehr der organisatorische Aufwand und die Entscheidung, wann welche Datensätze mit welchen Parametern zu welchem Zeitpunkt migriert werden können, erwiesen sich als größte Herausforderung im Projekt. Vor allem war die Notes-Migration mit Roll-Outs des neuen Arbeitsplatzes zu koordinieren. Dieser fand parallel statt, durchgeführt von einem anderen IT-Dienstleister. Anspruchsvoll war zudem, dass hier ein Multimandantenkonzept verwirklicht werden sollte. Nicht nur die Hamburger Hochbahn AG als Muttergesellschaft, sondern auch die Beschäftigten ihrer verschiedenen Tochterunternehmen galt es mit einzubeziehen.

Insbesondere die Arbeit mit Microsoft Teams haben Kolleginnen und Kollegen der HOCHBAHN in Zeiten von Corona schätzen gelernt. Bis dahin waren Videokonferenzen kaum gebräuchlich, die dafür verwendeten Onlinekonferenz-Tools entsprachen nicht einem modernen Standard. Von der Modernisierung der Arbeitsplätze profitieren auch die 2.500 Beschäftigten ohne eigene Rechner. Eyck Reimer: „Mit ihrem umfangreichen Fachwissen war uns die TIMETOACT GROUP eine wertvolle Unterstützung in diesem Projekt. Gerade das von ihr eingesetzte Migrationstool Quest musste sehr stark mit Notes integriert werden. Man braucht zudem eine Koexistenzumgebung während das Roll-Outs, in der gewisse Daten zwischen Microsoft 365 und der Notes-Welt abgeglichen werden müssen. Wer schon migriert wurde, möchte trotzdem die Belegzeiten im Kalender von jemandem sehen, der noch nicht migriert wurde. Diese Leistung erbrachte TIMETOACT für uns und übernimmt im weiteren Verlauf auch einen Teil des Supports für Endanwenderinnen und Endanwender.“