Schwäbisch Hall setzt auf M365 für eine neue moderne Arbeitswelt

Digitale Transformation erfolgreich begleiten

Die strategische Neuausrichtung der Bausparkasse Schwäbisch Hall AG sah vor, die interne Arbeitsumgebung in schnellen Schritten weiter zu digitalisieren und zu modernisieren. Ziel war es, wesentliche Arbeitskomponenten in die Microsoft-Cloud zu verlagern, um wieder einen aktuellen technologischen Stand zu erreichen und von den Vorteilen der Cloud zu profitieren.

Ausgangspunkt der digitalen Transformation war die Migration des bisherigen E-Mail-Systems von Lotus Notes auf Outlook. Um den Herausforderungen bei der Umstellung innerhalb der Organisation zu begegnen, entschied sich Schwäbisch Hall für die Zusammenarbeit mit novaCapta. So begleiteten die Experten der novaCapta den Migrationsprozess mit der Entwicklung und Umsetzung eines nachhaltigen Change-Konzepts. Im Mittelpunkt stand dabei die Qualifizierung und Unterstützung von internen "Guides", die als Multiplikatoren und Hauptansprechpartner für alle Mitarbeitenden fungierten. Dieser effiziente Ansatz, der stark auf dezentrale, individuelle Befähigung setzt, ermöglichte einen schnellen und reibungslosen Übergang der Mitarbeitenden auf die neue Technologie.

Moderne Wissensplattform mit SharePoint Online

Parallel dazu sollte auch das Intranet, das zuvor auf einer On-Prem-SharePoint-2016-Lösung lief, in die Cloud und damit auf SharePoint Online verlagert werden. Diese Gelegenheit sollte genutzt werden, um das bestehende Intranet weiter zu optimieren und von den modernen Funktionalitäten der neuen Technologie zu profitieren. Die Konzeption, Gestaltung und Umsetzung des neuen Intranets erfolgte in enger Zusammenarbeit des Bereichs Kommunikation der Schwäbisch Hall, mit Workplace-Experten der novaCapta.

Thomas Fehrmann, Teamleiter bei Schwäbisch Hall, über das neue Intranet: „Unser neues Intranet bietet heute ein ansprechendes Design, eine benutzerfreundliche Struktur, eine intuitive Navigation und modernste Funktionalitäten sowie verbesserte Verwaltungsabläufe. So können wir Wissen und Know-how innerhalb der Organisation effizient verwalten sowie Informationen einfach und schnell abrufen und teilen.“

Kommunikation und Kollaboration mit MS Teams

Im Zuge der Corona-Pandemie rückte die Einführung von MS Teams im Zeitplan schnell nach ganz vorne: Bisher nutzen die Mitarbeitenden der Schwäbisch Hall viele unterschiedliche Tools für die Zusammenarbeit und die Kommunikation. Aufgrund der plötzlichen Homeoffice-Situation war der Bedarf nach einer einheitlichen Lösung sehr schnell sehr groß – sowohl aus Effizienz- und Kostengründen, als auch um den Mitarbeitenden das Arbeiten in der neuen Homeoffice-Situation so einfach und angenehm wie möglich zu gestalten.

Um einen reibungslosen und mühelosen Anpassungsprozess der Mitarbeitenden an die neue Technologie zu gewährleisten, kam auch bei dem Roll-Out von MS Teams das bereits bewährte Change-Management-Konzept der novaCapta zum Tragen.

Governance und Lifecycle Management

Da die Schwäbisch Hall als Bank sehr hohe regulatorische Anforderungen erfüllen muss, hat sich das Unternehmen außerdem für die Einführung von novaWorxx entschieden, eine effiziente Self-Service-Lösung von novaCapta zur Verwaltung der Raumbereitstellung, der Governance und des Lebenszyklus innerhalb der M365-Anwendungen.

Matthias Kraft über die Einführung von novaWorxx: „Mit novaWorxx können wir nicht nur die Zusammenarbeit auf Basis von M365 noch effizienter gestalten. Das Tool hilft uns auch das User-Verhalten innerhalb MS Teams genau zu steuern und unsere regulatorischen Vorgaben zu erfüllen.“

Mit der Einführung der wesentlichen Bausteine von M365 kann Schwäbisch Hall heute umfassend von den vielfältigen technologischen Möglichkeiten profitieren und hat damit den Grundstein auf ihrem Weg zu einer modernen digitalen Arbeitsweg gelegt.

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