Das Bewusstsein für die eigenen Arbeitsgewohnheiten schärfen

Einblicke mit Viva Insights
Portrait of a young Asian businesswoman working on a tablet with a laptop at the thinking office. analyze marketing data online business ideas.

Pausen, Zeitfenster für fokussiertes Arbeiten und weitere entlastende Prozesse im Arbeitsalltag sind wichtig. Im fünften Teil unserer Microsoft Viva Serie erfahren Sie, wie Sie mit dem Modul Insights Arbeitsgewohnheiten analysieren und verändern, um ein Gleichgewicht zwischen beruflichen Anforderungen und Wohlbefinden sicherzustellen.

Start in den neuen Arbeitstag: Der Kaffee ist gerade erst angenippt, schon kommen mehrere Teams-Nachrichten rein; und während Sie später einen Ideenblitz haben und gerne ins Brainstorming abtauchen möchten, klingelt das (virtuelle) Telefon und Sie sind kurzfristig Teil eines Meetings – Idee erstmal abgehakt und im schlimmsten Fall verloren. Für viele Mitarbeitende gehört dieses zerstreute Arbeiten zum Alltag: Laut einer Studie der University of California und der Humboldt Universität Berlin werden Arbeitnehmer:innen etwa alle drei Minuten von ihrer Arbeit abgelenkt. Die Folgen: Bis zu 23 Minuten kann es dauern, dass sie wieder am ursprünglichen Punkt ihrer Arbeit fortfahren können.

Doch die wenigsten sind sich über diesen Umstand im Klaren – das möchte Microsoft mit Viva Insights ändern und ein Bewusstsein für die eigenen Arbeitsgewohnheiten schaffen.

Was ist Viva Insights?

Viva Insights Ansicht

Viva Insights ist eins der integrierbaren Module der Employee Experience Platform Microsoft Viva und hat zum Ziel, das persönliche Wohlbefinden von Mitarbeitenden im direkten Arbeitsfluss zu stärken und damit die eigene Produktivität zu erhöhen. Dafür nutzt Viva Insights Daten aus verschiedenen Quellen wie E-Mail oder Kalender und ermöglicht Analysen der eigenen Arbeitsgewohnheiten. Basierend auf diesen Informationen gibt Viva Insights personalisierte Empfehlungen, damit Mitarbeitende ihren Arbeitsalltag optimal strukturieren, planen und anschließend reflektieren.

Ausgewählte Erkenntnisse lassen sich auch mit Vorgesetzten teilen, sodass diese die Arbeitsbedingungen und -muster all ihrer Teammitglieder reflektieren und fördern können.

Wie lässt sich Viva Insights in den Arbeitsalltag mit M365 integrieren?

  • Arbeitstag strukturieren

    Mitarbeitende können Fokus- und Ruhezeiten definieren und ein „virtuelles Pendeln“ einrichten, um den Arbeitstag bewusst zu beenden - vor allem im Home Office. Außerdem lassen sich Pausen z.B. durch eine kurze Meditation oder Atemübungen entspannt gestalten und sorgen so für den nötigen Ausgleich.

  • Berichte & Auswertungen

    Mitarbeitende erhalten täglich eine personalisierte Briefing-E-Mail und Inlinevorschläge mit nützlichen Tipps zur Planung des Tages oder der kommenden Woche. Darüber hinaus gibt es eine 14-tägige Auswertung, die vor allem das Thema Zeitmanagement untersucht: Welche Verbesserungsoptionen bestehen in den Bereichen konzentriertes Arbeiten, Kontakte und Zusammenarbeit?

  • Arbeitstag reflektieren

    Über das Mood Tracking können Mitarbeitende ein oder auch mehrmals am Tag in sich hineinhören und bewerten, wie sie sich fühlen - wenn gewünscht, auch über eine regelmäßige Erinnerung. Dadurch lässt sich das emotionale Wohlbefinden im Verlauf betrachten.

  • Beziehung zu Kolleg:innen

    Viva Insights unterstützt dabei, miteinander in Verbindung zu bleiben, z.B. durch regelmäßige 1:1-Meetings. Über die Registerkarte „Verbunden bleiben“ werden außerdem offene Termineinladungen und geteilte Dokumente angezeigt. Und weil ein kurzes Lob Selbstvertrauen und Wohlbefinden stärkt, können Nutzer:innen ein „Danke“ oder „Toll gemacht – super Leistung!“ an ihre Teammitglieder zu senden.

  • Erkenntnisse für Teamleads

    Führungskräfte erhalten Einblicke in die Arbeitsbedingungen des gesamten Teams und damit Hinweise für mögliche Stressfaktoren. Diese Erkenntnisse ermöglichen es, mittels gezielter Maßnahmen gesündere Arbeitsgewohnheiten zu fördern und das Wohlbefinden zu steigern, z.B. durch gemeinsame besprechungsfreie Tage.

Mehrere Mitarbeitende teilen am digitalen Arbeitspatz Informationen über ein mobiles Endgerät.

Whitepaper: Employee Experience mit MS Viva

Wer die Produktivität hoch und die Mitarbeitenden langfristig motivieren und halten möchte, muss einen Weg finden, seine Mitarbeitenden bestmöglich im Arbeitsalltag zu unterstützen. Die Lösung: Eine ganzheitliche Employee Experience Platform wie Microsoft Viva. Mehr erfahren Sie in unserem kostenlosen Whitepaper!

Zum Whitepaper

Welche Vorteile hat Viva Learning?

Förderung von Wohlbefinden

Gesunde Arbeitsgewohnheiten etablieren

Erhöhung der Produktivität

Arbeitszeit bewusst fokussieren

Verbesserte Entscheidungsfindung

Optimierungsoptionen für Führungskräfte bereitstellen

Natürliche Integration

Transparente Analysen durch Zugriff auf Microsoft Teams und M365

Wie geht Viva Insights mit dem Thema Datenschutz um?

Persönliche Daten sind ein sensibles Gut. Daher ist es wichtig, bei der Verarbeitung von Daten über Viva Insights die Privatsphäre der Mitarbeitenden zu schützen und notwendige Vorschriften wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten. Das tut Microsoft auf folgende Weise:

  • Personenbezogene Daten und Erkenntnisse, die von Arbeitsmustern in E-Mails, Telefonaten, Chats o.Ä. abgeleitet werden, sind nur für die Mitarbeitenden selbst sichtbar.
  • In Berichten, die Mitarbeitende mit ihren Vorgesetzten teilen, können sie durch eine anonymisierte und aggregierte Darstellung der Kennzahlen ihre Privatsphäre schützen.
  • Mitarbeitende können selbst bestimmen, welche Erkenntnisse und Daten sie erhalten möchten. Administrator:innen können den Zugriff auf der Ebene von Einzelnutzenden oder Abteilungen deaktivieren.

Das Wohlbefinden in den Fokus rücken

In einer sich ständig wandelnden Arbeitswelt mit immer neuen Anforderungen ist es wichtig, sich selbst nicht aus dem Blick zu verlieren und das eigene Wohlbefinden zu fokussieren – denn nur so sind Mitarbeitende zufrieden und produktiv.

Apropos Wohlbefinden: Ein starkes Zugehörigkeitsgefühl und Vernetzung mit Kolleg:innen sind ein wichtiger Faktor für Mitarbeitendenengagement und -zufriedenheit. Wie Sie das auch remote ermöglichen, erfahren Sie im nächsten Teil unserer Viva-Serie zu dem Modul Viva Engage. Auf unserem Best Practices Blog haben wir auch schon Viva Topics, Viva Connections, Viva Goals, Viva Sales und Viva Learning vorgestellt. Sie können die Mitarbeitendenerfahrung aber auch gleich ganzheitlich angehen: In unserem kostenlosen Whitepaper lernen Sie alle Module kennen und erfahren, wie Microsoft Viva die Employee Experience verbessert.

 

Ihr Ansprechpartner

Heinz Süess
Geschäftsführer, Senior Business ConsultantnovaCapta Schweiz AGKontakt
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Mit dem Wunsch auf SharePoint Online umzusteigen und den Weg in die Cloud zu gehen, kam STIHL auf die novaCapta zu. Als kompetenter Partner war novaCapta dem Unternehmen schon aus vorherigen Projekten bekannt und daher erste Wahl für dieses Projekt.

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Security Awareness für mehr mehr Schutz vor Cyberangriffen

Cyberangriffe nehmen zu und werden komplexer. Das größte Risiko sitzt dabei mit dem User immer noch vor dem Bildschirm. Wir zeigen Ihnen, wie und warum Sie unbedingt auf Security Awareness setzen sollten!

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NIS2 kommt. Was genau beinhaltet diese neue EU-Richtlinie und wie bereiten Unternehmen sich optimal vor? In unserem Blogbeitrag inkl. Video geben unsere Experten konkrete Tipps - und zeigen, welche Vorteile es hat, die Maßnahmen umzusetzen!

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Der Digital Workplace steht für neue Technologien, moderne Arbeitsweisen und soll bei alltäglichen Aufgaben entlasten. Was aber zeichnet einen Digital Workplace aus und was ist notwendig, um die digitale Transformation zu meistern?

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Aurubis: Neues Mailsystem & Kollaborationslösung

Mit Know-how und umfangreichem Change Management unterstützt novaCapta bei der erfolgreichen Einführung und Nutzung einer neuen Mail-, Kommunikations- und Kollaborationslösung auf Basis von M365.

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Dieser abstrakte Begriff des Access Management und die damit einhergehende technologische Implikation berührt uns immer und sofort, wenn wir einen Fuss in das digitale Leben setzen.

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Unternehmensgruppe Theo Müller: Ein Intranet für alle

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Der privilegierte Zugriff von extern stellt viele Firmen vor Herausforderungen. Externe Mitarbeitende müssen verwaltet und der Zugriff bereitgestellt werden. Dabei kann die Übersicht schnell verloren gehen und die Nachvollziehbarkeit ist nicht mehr gewährleistet.

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Union Investment: Integrierte Governance in M365

Union Investment entscheidet sich für M365, Microsoft Teams und SharePoint Online auf Azure – der fortschrittlichsten Cloud-Bereitstellungsplattform für den geschäftlichen Einsatz. Für eine klare Governance und nutzerorientierte Self-Service-Funktionen sorgt novaWorxx.

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Steiff Teddybär
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Steiff Gruppe: IT-Sicherheit in der Microsoft Cloud

In Zusammenarbeit mit der novaCapta konnte die Steiff Gruppe eine moderne Sicherheitsstruktur für ihre Cloud- Umgebung im Unternehmen etablieren.

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Mitarbeiter auf der Reise in die Microsoft Cloud
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Whitepaper: So gelingt Ihre Reise in die Microsoft Cloud

Was ist eigentlich "die Cloud" und was bringt Unternehmen das Cloud Computing? Unser Whitepaper bietet einen Überblick zu Definition, Services, Modellen und Sicherheit.

TIMETOACT
Ralph SiepmannRalph SiepmannBlog
Gruppe von Studenten
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Microsoft Viva – was bietet die neue Plattform?

Das neue Microsoft 365 Tool für eine verbesserte Employee Experience. Lesen Sie im Blogbeitrag von Ralph Siepmann, was genau sich hinter Microsoft Viva verbirgt.

Andrzej KozlowskiBlog
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Infrastructure as Code (IaC)

Erfahren Sie alles über Infrastructure as Code (IaC) und die neuesten Entwicklungen in der Cloud-Infrastrukturverwaltung mit Tools wie Terraform und Crossplane. Ein Blick auf die Zukunft des Infrastrukturmanagements.

Philipp SchebitzPhilipp SchebitzBlog
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Given/When/Then und ATDD - Eine Win-Win-Win-Situation!?

Erfahren Sie, wie die Methode Given, When, Then (GWT) und Acceptance Test-Driven Development (ATDD) in agilen Projekten angewendet werden können, um Akzeptanzkriterien frühzeitig zu beschreiben. Entdecken Sie die Vorteile und Herausforderungen dieser Testmethode und wie sie die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen, Entwicklern und Testern verbessert. Eine Win-Win-Win-Situation für alle Projektbeteiligten!

Johannes BrühlJohannes BrühlBlog
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Teil 4: Eigenschaften einer Cloud-native Architektur

Beitrag zu Cloud-native Architekturen, ihre Möglichkeiten und Zielsetzungen sowie die Philosophie und Arbeitsweise, die daraus folgt.

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Headquarter des ADAC Hansa e.V.
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ADAC Hansa e.V.: Aufbau eines Active Directory Forest

Das Active Directory ermöglicht nicht nur eine zentrale Rechte- und Richtlinienverwaltung, sondern vor allem eine hohe Informationssicherheit – gerade bei einer Tenant zu Tenant Migration ist das besonders wichtig.

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cyber security in two-step verification, Login, User, identification information security and encryption, Account Access app to sign in securely or receive verification codes by email or text message.
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Whitepaper: Endpoint Management & Protection

Der Endpoint ist der neue Arbeitsplatz, der verwaltet und vor allem geschützt werden muss. In unserem kostenfreien Whitepaper lesen Sie, welche Hürden Sie mit den Funktionen des Microsoft Endpoint Manager meistern, um für Herausforderungen gerüstet zu sein.

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Projektteam-Meeting
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Whitepaper: 10 Schritte zum erfolgreichen Change

Was brauchen Sie, um Veränderungen in Richtung eines digitalen Arbeitsplatzes erfolgreich umzusetzen? Unser kostenfreies Whitepaper verrät, wie der Wandel gelingen kann.

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Verlegung von Majcoat durch Dachdecker
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SIGA: Mehrsprachige Zusammenarbeit per Microsoft 365

Mithilfe der novaCapta wurde der Aufbau einer modernen, nachhaltigen Zusammenarbeits- und Kommunikationsplattform für den weltweiten Einsatz in mehreren Sprachen gestaltet.

Peter DiefenthälerPeter DiefenthälerBlog
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Keine Angst vor Komplexität

Wie kann man die Komplexität der Organisation u. Technologie, die neue Plattformen, Architekturen und neue Entwicklerkultur mit sich bringen, beherrschen?

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LKW fahren über Brücke in den Alpen
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Bahninfra: Effizientere Arbeitsprozesse durch Power Apps

Die schweizer Gleisbaufirma Bahninfra AG entschied sich für den Einsatz der Microsoft Power Apps, um ihre Arbeitsschritte digital abzubilden, zu vereinfachen und zu beschleunigen. Mit Unterstützung der novaCapta sind die Apps passgenau auf die individuellen Anforderungen der Mitarbeitenden der Bahninfra abgestimmt und bilden die jeweiligen Prozessketten genau ab.

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Erstellung einer Mitarbeiter-App
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Intranet für Firstline Worker – das mobile Intranet

Eine interne Mitteilung soll alle Mitarbeitenden schnellstmöglich erreichen. Dazu zählen auch die Kolleg:innen in der Produktion, im Verkauf oder in der Pflege. Diese haben jedoch keinen stationären PC-Arbeitsplatz und sind daher oft von den digitalen Unternehmensplattformen abgeschnitten. Mit einem mobilen Intranet lässt sich das ändern.

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Ein Arzt und eine Krankenpflgerin mit einem medizinischen Gerät
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Dräger: Der Weg zum digitalen Arbeitsplatz mit M365

novaCapta unterstützt Dräger bei der Einführung von Microsoft 365 in Kombination mit Valo Add-ons für eine moderne, flexible Kommunikations- und Kollaborations-Plattform.

IPG
Michael Makarewicz Michael Makarewicz Blog
Teaserbild IAM Prozess Expertenbericht
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IAM-Prozesse – Betrachtungswinkel und Prozesssichtweisen

Die Einführung einer IAM-Lösung in einem Unternehmen zieht Änderungen in Arbeitsabläufen nach sich. Die Erhebung und Modellierung der IAM-Prozesse sind essenzielle Schritte zum Verständnis und der Akzeptanz der Lösung in der Organisation. Lesen mehr dazu in unserem Blog.