Wissen zugänglich machen

Mit Viva Topics
European grey man working with papers and laptop at office

Wissen ist Macht – und wer Wissen für alle zugänglich macht, wird von zufriedenen und produktiven Mitarbeitenden profitieren. Im zweiten Teil unserer Microsoft Viva Serie erfahren Sie, wie das Modul Topics Ihr Wissensmanagement auf ein neues Niveau revolutioniert.

Wir leben und arbeiten in einer Wissensgesellschaft, in der individuelles und kollektives Know-how zur Grundlage des sozialen, ökonomischen und medialen Zusammenlebens wird. Und so hängen Erfolg und Misserfolg von Unternehmen immer stärker vom Zugang zu den richtigen Informationen zeit- und ortsunabhängig ab. Dabei liegt die Herausforderung in der hybriden Arbeitswelt einerseits darin, eine möglichst breite Wissensbasis zu schaffen. Andererseits muss auch sichergestellt sein, dass die eigenen Kolleginnen und Kollegen die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt finden. Und zwar so leicht, kontextbezogen und nahtlos wie nur möglich – egal, von wo und womit sie „im Flow of Work“ gerade arbeiten.

Was ist Viva Topics?

Viva Topics ist eins der neun in den „Flow of Work“ integrierbaren Module der Employee Experience Platform Microsoft Viva. Es handelt sich um eine KI-gesteuerte Lösung, die unternehmensweites Wissen aus allen Daten und Informationen aus Microsoft 365 extrahiert, automatisch identifiziert, verknüpft und für alle Mitarbeitenden zugänglich macht. Dabei lässt sich das gesammelte Know-how über angelegte Themenkarten und -seiten kuratieren, organisieren, teilen und weiterentwickeln. Im Ergebnis entsteht ein neuartiges und professionelles Knowledge-Management, das alle relevanten Informationen bedarfsgerecht ausspielt – und zwar ohne grosse Suchaufträge und nahtlos in den individuellen Arbeitsalltag integriert.

Wie ist Viva Topics in M365 integriert?

Screenshot: Integration Viva Topics in Microsoft Outlook

Ein entscheidender Vorteil von Viva Topics ist, dass das Wissen zentral und über die ohnehin schon genutzten M365-Apps verfügbar gemacht wird. Die Integration von Viva Topics in diese Tools ermöglicht es Benutzer:innen, Themen innerhalb von Texten zu identifizieren und darauf zuzugreifen, ohne den Kontext zu verlassen. Das fördert das Schaffen und Erweitern von Know-how direkt in den Microsoft 365 Tools

Sobald ein Thema erkannt wurde, wird es als Vorschlag angezeigt und kann von den Administratoren in einer speziellen Topics-Page veröffentlicht werden.

Screenshot: Integration Viva Topics in Microsoft Teams

Benutzer:innen können dann auf diese Seite zugreifen, um weitere Informationen zum Thema zu erhalten und verwandte Dokumente und Kontakte zu finden. Die Suche nach relevanten Informationen wird dadurch wesentlich erleichtert und beschleunigt.

Darüber hinaus können Benutzer:innen auch eigene Themen hinzufügen und verwalten. Viva Topics bietet somit eine umfassende Wissensmanagement-Plattform, die Benutzer:innen dabei hilft, schnell und einfach auf relevante Informationen zuzugreifen und ihr Wissen zu teilen.

Über den Digital Workplace geteiltes Know-how

In Teams: Für das Kollaborations-Tool gibt es eine spezielle Topics-App, die direkten Zugriff auf das Themencenter ermöglicht. Auch lassen sich damit Themenkarten über Hashtags in beliebige Chats einfügen.

In SharePoint: Themen und Inhalte lassen sich auch in SharePoint suchen und als Highlights in SharePoint-Seiten, -Hubwebsites und -Nachrichten präsentieren.

In Outlook: Damit Empfänger die relevanten Infos direkt finden und zusätzliche Themenvorschläge erhalten, lassen sich Themenkarten mittels Hashtags in beliebige Outlook-Nachrichten einfügen.

In Word, Excel und PowerPoint: Verwendet man die Suche in den Office-Apps, werden die Themenantworten mitsamt einer Reihe von Informationen in der Ergebnisliste angezeigt.

In Microsoft Bing: Viva Topics ist in Microsoft Bing integriert, um Benutzer:innen relevante Themen-basierte Suchergebnisse zu liefern und ihre Suche zu verbessern.

 

Wissenswerte Vorteile im Überblick:

  • Zeitersparnis: Mit Viva Topics verbringt man weniger Zeit damit, nach Wissen zu suchen oder Informationen zu erstellen, die bereits vorhanden sind. 

  • Intelligenter Zugriff: Da die Themen rund um Projekte, Produkte, Kunden und Branchen kontextbezogen in den M365-Apps angezeigt werden, sind sie genau dann verfügbar, wenn sie benötigt werden.

  • Bessere Entscheidungen: Indem jeder ganz einfach auf das Wissen und die Expertise der gesamten Organisation zugreifen kann, lassen sich fundierte und schnelle Entscheidungen treffen.

  • Effektives Onboarding: Die nahtlose Integration in den „Flow of Work“ führt dazu, dass sich neue Mitarbeitende intuitiv einarbeiten und bestehende neue Themen schneller kennenlernen können.

  • Hohe Sicherheit: Es lässt sich granular festlegen, wer Themen ansehen, erstellen, bearbeiten und verwalten darf. Dazu werden die Sicherheits- und Compliancegrenzen für Viva Topics-Inhalte über Microsoft 365 durchgesetzt.

  • Erweitertes Wissen: Die Themenkarten lassen sich KI-gestützt oder manuell mit Akronymen und Unterhaltungen sowie verwandten Themen, Kontakten und Dateien erweitern.

Intelligentes Wissensmanagement, das mitdenkt

Eine Besonderheit von Viva Topics ist die Möglichkeit, KI-generierte als auch manuell hinzugefügte Themen zu verwalten. Vorab müssen die gewünschten Quellen lediglich mit Microsoft Graph-Inhaltskonnektoren indiziert werden. Anschliessend kann man mit Hilfe der Viva KI Themenseiten generieren, die eine Beschreibung, verwandte Inhalte und relevante Kontakte enthalten. Sobald neue Informationen verfügbar sind, wird die Seite aktualisiert. Dabei ist das Themencenter der Ausgangspunkt zum Erstellen, Bearbeiten, Löschen und Ablehnen von Themen, die von der Viva KI generiert wurden. Ausserdem lassen sich hier auch neue Themen manuell hinzufügen und auf vielfältige Weise bearbeiten: Etwa, indem Sie Beschreibungen überarbeiten, vorgeschlagene Kontakte und Ressourcen bestätigen sowie Webparts und adaptive Karten hinzufügen.

Wie Sie Microsoft Viva zielgerichtet einsetzen und die Employee Experience für alle Beschäftigten verbessern

Whitepaper: Microsoft Viva

Wie Sie die Herausforderungen der hybriden Arbeitswelt mit der passenden Employee Experience meistern, lesen Sie unserem kostenlosen Whitepaper.

Zum Whitepaper

Jetzt mit Viva Topics Wissen teilen!

In einer zunehmend von Wissen geprägten Arbeitswelt kommt es mehr denn je darauf an, dieses auch leicht zugänglich zu machen. Und Viva Topics ist eine direkt in die M365-Apps integrierte Lösung, die die gewünschten Informationen genau dann und dort zur Verfügung stellt, wann und wo man sie braucht. Und natürlich wollen Mitarbeitende auch wissen, wofür sie arbeiten: Im nächsten Teil unserer Serie erfahren Sie, wie Sie mit Viva Goals eine gemeinsame Zielsetzung finden und damit die Sinnhaftigkeit und das Gemeinschaftsgefühl im Unternehmen stärken. Oder Sie packen die Mitarbeitererfahrung gleich ganzheitlich an: In unserem kostenlosen Whitepaper lernen Sie alle Module kennen und Sie erfahren, wie Microsoft Viva die Employee Experience Ihres Unternehmens verbessert.

Ihr Ansprechpartner

Ben Winterburg
Advanced Consultant Modern WorknovaCapta GmbHKontakt

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Multi Cloud Strategie

Wir beraten Sie zu Entwicklung, Implementierung und Betrieb der optimalen (Multi) Cloud Strategie für Ihr Unternehmen und der geeigneten Kombination von Anbietern – ob Microsoft Azure, Amazon Web Services (AWS), IBM Cloud oder Google Cloud (GCP).

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Hauptzentrale der Chemgineering Group
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Chemgineering: Geräte- und Kontenverwaltung in der Cloud

Mit einem State-of-the-Art Mobile Device Management mit Microsoft Intune und einem automatisierten Mitarbeitenden-Onboarding auf Basis der Power Platform profitiert Chemgineering nicht nur von effizienteren und schlankeren Prozessen, sondern auch von einer Kostenersparnis und Entlastung der IT.

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novaCapta: Ihr Partner für die digitale Transformation mit Microsoft Technologien
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Managed Services

ITIL-konformes Service Operation Management und Managed Services für die Cloud & Azure – befreien Sie sich gezielt von IT-Aufgaben, die Ihr Team unnötig operativ belasten oder für die Sie aufwendig Spezialsysteme und Kompetenzen aufbauen müssten.

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Young female work with financial papers at home count on calculator before paying taxes receipts online by phone. Millennial woman planning budget glad to find chance for economy saving money
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Neue Business Unit Managed Modern Endpoint bei novaCapta

Die novaCapta differenziert ihr Leistungsportfolio weiter aus und richtet mit Managed Modern Endpoint eine neue Business Unit für den Bereich Endpoint Management ein. Gerardo Immordino als Leiter und sein Team verfügen über jahrelange Erfahrung und bringen fundiertes Know-How mit.

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novaCapta: Ihr Partner für die digitale Transformation mit Microsoft Technologien
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Initiativbewerbung

novaCapta | alle Standorte | Home Office | Bewirb dich gerne auch initiativ!  

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KPI Dashboard Data Analytics
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Microsoft Fabric: Für wen sich der Einstieg lohnt

Eine Data Plattform ist für Unternehmen im heutigen digitalen Zeitalter unverzichtbar. Wir zeigen Ihnen, warum und für wen Microsoft Fabric die passende Technologie für Ihre Data Analytics Strategie ist.

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Social media marketing concept. Women hand using smartphone typing, chatting conversation in chat box icons pop up
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Vorschau: IT-Trends 2024 - Teil 1

Technologien entwickeln sich in rasantem Tempo weiter. Deshalb haben wir bei unseren Expert:innen nachgefragt, welche Themen und Herausforderungen in diesem Jahr auf Unternehmen im Bereich IT warten. Lesen Sie jetzt Teil 1 unserer Trendreihe!

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Close up of a business man working on a laptop, typing with his hands for work in office environment home office
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Vorschau: IT-Trends 2024 - Teil 2

Von KI über IoT bis hin zu Intelligent Workplace: Welche Technologien und Herausforderungen warten 2024 auf Unternehmen? Wir haben gefragt, unsere Expert:innen haben geantwortet. Lesen Sie Teil 2 unserer IT-Trendvorschau!

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Trendy marketing professional using an online app to network, meet deadlines and stay connected during office hours. Young business woman using her laptop and tablet while working in the office
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Einführung Center of Excellence

Power Platform eignet sich für viele Anwendungsfälle. Mit dem Center of Excellence Starterpaket lernen Sie die CoE Komponenten kennen und können diese passend auf Ihre Anforderungen zuschneiden.

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Happy young businesswoman having a phone call discussion in an office
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Microsoft Power Platform Center of Excellence

Ob für die schnelle Entwicklung mobiler Apps oder die Automatisierung von Prozessen – mit der Microsoft Power Platform setzen Sie Ihre individuellen Geschäftsanforderungen in moderne Geschäftsanwendungen um.

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Skyline Hamburg
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novaCapta macht den Norden sicher

Jetzt auch für Unternehmen in Hamburg & Umland: der Modern Workplace ohne Abstriche in der Datensicherheit

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Cropped shot of an african-american young woman using smart phone at home. Smiling african american woman using smartphone at home, messaging or browsing social networks while relaxing on couch
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Best Practices für Copilot for Microsoft 365

Copilot for Microsoft 365 verspricht mehr Effizienz, Schnelligkeit und Produktivität im Arbeitsalltag. Doch hält Copilot, was es verspricht? Welche Dos & Don’ts sollte man beachten? Vier Kolleg:innen teilen ihre Erfahrungswerte und Best Practices!

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Group of young people working together. Creative business people in modern office
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SharePoint On-Prem Migration

Der Weg in die Cloud geht immer mit einer umfangreichen Datenmigration einher. Die Migration von On-Premises, z.B. SharePoint, in die Cloud hält dabei besondere Herausforderungen bereit. Mit unserer Expertise und dem novaCapta Migration Manager bringen wir Ihre Daten sicher und schnell von SharePoint On-Prem nach Microsoft 365.