Wie Viva Sales den Vertrieb automatisiert

Manuelle Aufgaben und Wechsel zwischen Tools rauben Zeit und Nerven. Das macht auch im Vertrieb den Ruf laut nach einem Hilfsmittel, mit dem tägliche Routineaufgaben effizienter, automatisierter und integrierter werden. Bei der novaCapta kommt deshalb ein digitaler Assistent zum Einsatz, der dem Vertrieb Zeit für Vertrieb sichert.

Sebastian und sein Team arbeiten mit und für die Produkte rund um Microsoft Dynamics 365. Kurz gesagt ist Dynamics all das, was über Microsofts klassische Produktivitätstools wie Outlook, Teams und Co. hinausgeht. Ein Teil davon ist das CRM-System Dynamics 365 Sales, das Tool für den Vertrieb. Damit können Vertriebsteams Kunden anlegen, betreuen, verwalten und die Customer Journey ganzheitlich sehen.

Manuelle Prozesse ausmachen und automatisieren

In Gesprächen mit Kunden aus dem Vertriebsbereich kommt es dabei immer wieder zu der Erkenntnis: Der Vertrieb muss effizient arbeiten können, ihm müssen administrative und manuelle Prozesse abgenommen werden, Datensilos müssen aufgehoben werden und Daten aktuell, schnell verfügbar und gut aufbereitet sein. Im Kern geht es also darum, den Vertrieb und dessen Tools zu automatisieren und zu integrieren, damit der direkte Kontakt mit den Kunden im Vordergrund steht und alle Beteiligten die relevanten Infos abrufen oder anpassen können.

Ein gutes CRM-System als Unterstützung nutzen

Der Weg dorthin führt für die novaCapta und Sebastians Team klar über ein gutes CRM-System. Denn das CRM-System bildet die Grundlage für aktuelle und aufbereitete Daten, die für ein gutes Kundenmanagement essenziell sind. Dort werden Leads und Opportunities gepflegt, Auftragsabwicklungen dokumentiert und Infos festgehalten.

Sebastian erklärt, warum Dynamics dabei nicht nur dem Vertrieb weiterhilft: „Bei der Arbeit mit Kunden müssen alle, die mit dem Kunden zu tun haben, über den aktuellen Stand Bescheid wissen – egal ob im Vertrieb, im Service oder im Projektteam. Deshalb ist der gemeinsame und ganzheitliche Blick auf den Kunden ein Muss. Es hilft allen Beteiligten ungemein, wenn man auf einen Blick sehen kann, was der Kunde zuletzt mit dem Unternehmen angegangen ist und wer mit ihm gesprochen hat. Mit den Features von Dynamics 365 schaffen wir es leicht, transparent und auf dem aktuellen Stand zu sein“.

Der Vertrieb der novaCapta setzt auf das Zusammenspiel aus CRM-Lösung und Alltagstools

Das hat auch der Vertrieb bei der novaCapta selbst längst erkannt. Gemeinsam mit Sebastians Team wurde unternehmensweit das CRM-System erneuert und angepasst. Als Grundlage dient dabei – wie sollte es anders sein – ein Microsoft Produkt: Dynamics 365 Sales. Manuelle Prozesse und veraltete Daten waren ohnehin schon kein Thema mehr, jedoch bot das neue CRM-System noch mehr Chancen als die alte Lösung oder alternative Lösungen wie z. B. Salesforce oder HubSpot.

Genauso kann Dynamics im Zusammenspiel mit anderen Microsoft- und Drittanbieterprodukten optimale Integrationenschaffen. Ein Beispiel: Wenn ein Kunde etwas Spannendes auf der Website sieht und sich über ein Kontaktformular an den Vertrieb wendet, wird die Anfrage vollautomatisiert ausgelesen sowie mit Daten angereichert, in Dynamics als Lead angelegt und jemandem im Vertrieb zugewiesen. Von da aus erfolgt das stringente und nachvollziehbare Bearbeiten der Anfrage bis zum Abschluss.

Der digitale Assistent ist überall im Alltag dabei

Der Kniff also: Die relevantesten Funktionen aus dem CRM-System werden an die täglichen Tools angebunden. Die Infos zum Kunden, zum Termin oder zu passenden Kontakten werden dabei direkt in Outlook und Teams bereitgestellt. Das Tool dahinter ist Microsoft Viva Sales und arbeitet wie eine digitale Assistenz, die die passenden Infos aus dem CRM-System bereithält und den Vertrieb automatisiert.

Bei der novaCapta kam bisher das Outlook Add-in für Dynamics 365 zum Einsatz. Dass sich der Blick auf Viva Sales lohnt, erklärt Michael so: „Als Microsoft Partner kennen wir die typischen Entwicklungspfade neuer Produkte. Wir wollten daher auch bei dem noch sehr jungen Viva Sales schon früh mit dabei sein. Da wir ohnehin eng mit dem Dynamics Team zusammenarbeiten, erschien es für uns mehr als logisch, das neue Tool direkt mal gegenzulegen, auch wenn gerade erst live gegangen ist und noch am Anfang seiner Roadmap steht.“

Im Mailkontakt Infos abspeichern und abändern – ohne das Tool zu wechseln

Aber was kann Viva Sales? Eins der Ziele im Vertrieb und der Kundenarbeit ist es, schnell und mit hoher Qualität auf (Neu-)Kundenanfragen reagieren zu können. „Bei meinen Bestandskunden bin ich ohnehin im Bilde. Bei Neukunden möchte ich genauso von Anfang an eine gute Performance abliefern. Dafür muss ich die Situation bei einer Anfrage per z. B. Mail schnell einschätzen können. Wenn ich dann erstmal nach möglichen Infos suchen muss, habe ich schon wertvolle Zeit verloren,“ erklärt Michael.

Voll und ganz auf den Kunden einlassen, ohne andere Dinge parallel machen zu müssen

Kundentermine finden bei der novaCapta meist virtuell per Teams Meeting statt. Während des Termins hält der Assistent weiter die Infos bereit, ohne dass Michael ein zweites Fenster oder eigene Notizen öffnen muss. Genauso ist es in der Theorie möglich, dass die KI für Michael mitschreibt, am Ende Erkenntnisse zusammenfasst, To Dos vorschlägt und die Stimmung während des Gesprächs notiert. „Das könnte ich dann direkt nutzen, wenn ich dem Kunden ein Update schicke. Michael sieht die Funktion aber gerade in Deutschland kritisch, weil hierzu die Gespräche aufgezeichnet und transkribiert werden müssen.

Nie mehr ohne den digitalen Alltagshelfer

Für Sebastian und Michael steht fest: Viva Sales kann zum Boost für den Vertrieb werden und sollte unbedingt im Auge behalten werden. Das Tool bietet enormes Potenzial und wird mit Blick auf die Roadmap an zahlreichen Funktionalitäten gewinnen. Für den Vertrieb und das Dynamics Team bei der novaCapta wurde beim Testen des Funktionsumfangs deutlich, dass neben dem bisherigen Outlook Add-in von Dynamics ein Tool heranwächst, das mit seiner künstlichen Intelligenz zukünftig das bisherige Tool und seine Funktionalitäten ablösen könnte.

Unsere beiden Experten empfehlen, selbst die Probe aufs Exempel zu machen, die Entwicklung im Blick zu behalten und generell die verfügbaren Möglichkeiten zu evaluieren, mit denen der administrative Aufwand geringgehalten wird und der Vertrieb sich wirklich auf die vertrieblichen Aufgaben konzentrieren kann. Übrigens: Wer Dynamics 365 Sales Enterprise oder Premium im Einsatz hat, kann Viva Sales auch heute schon ganz unverbindlich und kostenlos testen.