Wir leben in dem Zeitalter der Informationsflut. Unternehmen quälen sich mit historisch gewachsenen Dateiablagen, von Mitarbeitenden kommt der Vorwurf, nichts mehr finden zu können. Mit der Migration der Daten in die Cloud kann diesem Zustand begegnet werden. Gleichzeitig können im Zuge dieser veraltete oder redundante Dokumente und Daten aussortiert werden. Aus Dateiablage wird Wissensmanagement!
Die vielen Ordnerebenen in der klassischen Dateiablage dienen oft dazu, die Dateien darin zu klassifizieren. Die Datei selbst enthält keine zusätzlichen Infos über ihren Zweck. Warum diese Informationen nicht als Metadaten in der Cloud-Ablage nutzen und Mehrwerte bei der Suche erzielen? Moderne Migrationsverfahren und die KI-unterstützte MS Search machen es möglich.
Die digitale Ablage organisieren in Teams und SharePoint
Bringen Sie Ihre Ablagen in Teams, OneDrive und SharePoint in einen fachlichen Bezug, der Benutzer*innen hilft, effizient zu navigieren. Durch die Metadaten an den Dokumenten und Ablageorten schaffen Sie Cloud-konforme Strukturen, die den Usern helfen, sich optimal im Modern Workplace zu bewegen. Um die KI-unterstützte Suche weiter zu optimieren, können sogenannte Search Hubs individuell konfiguriert werden. Dabei stehen übergeordnete Hubs oder Hubs zur Verfügung, die thematisch schon vorgefiltert sind. Mit den filterbaren Metadaten wird die Suche so schnell eingegrenzt.
Ihre Herausforderungen
Es gibt viele Gründe, warum Unternehmen sich dazu entschließen, eine File Server Migration durchzuführen. Dieser Workshop ist für Unternehmen gedacht, die Folgendes vorhaben:
- Dateien aus dem bisherigen Ablagesystem (teil-)automatisiert in die Cloud migrieren
- Die Server-Infrastruktur reduzieren und den verfügbaren Cloud-Speicher nutzen
- Die Dateiablage aufräumen und eine Ablage mit Kontext schaffen
- Die Dateiablage Cloud-konform restrukturieren
- Die Mitarbeitenden optimal zu Informationen und Dokumenten lenken
- Das Berechtigungsmanagement vereinfachen
- Search Hubs aufbauen und Workflows (mit Power Platform) integrieren
- Dokumente von ihrer Entstehung über Nutzung, Speicherung, und Archivierung bis hin zur Löschung mithilfe eines Lifecycle Managements verwalten
File Server Migration Assessment auf einen Blick
Umfang: Durchführung eines 1-Tages-Workshops inkl. Vor- und Nachbereitung
novaCapta-Experte(n): 2 Senior Consultants
Location: Bei Ihnen vor Ort, in einer unserer Niederlassungen und/oder remote
Inhalte des Workshops
- Vorstellung unseres Ansatzes zur Dateiablage in der Cloud und der File Server Migration inkl. dem Nutzen für Ihr Wissensmanagement
- Betrachtung Ihrer vorhandenen Strukturen
- Extrahieren der vorhandenen Metadaten Ihrer Dokumente und Dateien
- Erste Ansätze für kontextbasierte Strukturen und Analyse der möglichen Search Hubs
- Prüfung der Anforderungen an die Hub-Konfigurationen
- Rückblick auf die Ergebnisse der Analyse und Einschätzung des erwartbaren Nutzens für weitere Schritte inkl. Zusammenfassung zur Vorlage bei Stakeholdern
Ziele des Workshops
- Sie erhalten einen Einblick in die modernen Möglichkeiten der Dateiablage und des Wissensmanagements für Ihr Unternehmen
- Sie nehmen wertvolle Impulse und konkrete Anknüpfungspunkte mit, um Ihr Wissensmanagement in der Cloud organisieren zu können
- Sie können den zu erwartenden Nutzen einschätzen und weitere Schritte planen, um Ihre Mitarbeitenden bestmöglich im Alltag beim Dokumentenmanagement zu unterstützen
Preis
5.900,00 € / CHF 6'500.00 zzgl. MwSt.
Nehmen Sie Kontakt zu uns auf.
Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne in einem unverbindlichen Gespräch zu den für Sie passenden Lösungen. Hinterlassen Sie einfach Ihre Kontaktdaten, wir melden uns schnellstmöglich bei Ihnen.