Höchster Komfort beim Urlaubsmanagement: Semper nutzt TIMETOACT Vacation Manager als SaaS

Bildungsträger profitiert von Nutzerfreundlichkeit der M365-kompatiblen TIMETOACT-LösungReferenz als PDF

Semper – freier Bildungsträger für alle Altersgruppen – suchte nach einem passenden Tool, um sein Urlaubsmanagementsystem abzulösen. Die bisherige Lösung war mit einem hohen Pflegeaufwand verbunden, den die Einrichtung nicht mehr selbst stemmen wollte. Mit dem TIMETOACT Vacation Manager für Microsoft 365 fand Semper eine Lösung, die als Software as a Service (SaaS) maximalen Komfort bietet und seinen Ansprüchen an Benutzerfreundlichkeit gerecht wird.

Ausgangssituation:
  • Semper hatte als Urlaubsmanagementsystem eigenentwickelte Lösung im Einsatz
  • Hoher Pflegeaufwand rund um den Betrieb des Tools
  • Wunsch nach moderner Lösung, die sich mit Microsoft 365-Produktpalette verknüpfen lässt
Lösung:
  • TIMETOACT Vacation Manager als Software as a Service (SaaS)
Mehrwert:
  • Hohe Benutzerfreundlichkeit
  • Nahtlose Integration in M365-Landschaft
  • Semper gibt Verantwortung für Hosting, Wartung, Betrieb und Support an TIMETOACT ab

Neuer Urlaubsplaner für Semper: Auch Lehrkräfte müssen Urlaub beantragen

Rund zwölf Wochen Ferien im Jahr stehen Schüler: innen in Deutschland zur Verfügung, um sich vom anspruchsvollen Schulalltag zu erholen. Entgegen einem häufigen Vorurteil lehnen sich Lehrkräfte in dieser Zeit nicht nur zurück – so haben sie einen Urlaubsanspruch von bis zu 30 Tagen und nutzen den Rest der unterrichtsfreien Zeit z. B. für Weiterbildung und Unterrichtsplanung. Ihren Urlaub müssen Lehrkräfte, Sekretär:innen und sonstige Beschäftigte an Schulen genauso beantragen wie andere Arbeitnehmer:innen auch. Als Urlaubsmanagementsystem kam bei der Semper Gruppe lange Zeit eine eigenentwickelte Lösung zum Einsatz.

Diese war mit einem hohen Pflegeaufwand verknüpft: Semper übernahm alle Tätigkeiten, die mit dem Betrieb des Tools anfielen, bislang selbst – Aufgaben, für welche der Bildungsträger eigentlich nicht genügend IT-Ressourcen mitbringt.

Kernanforderung:

Von Seiten der Schulleitung bestand der Wunsch, ein modernes, Cloud-basiertes Urlaubsmanagementsystem einzuführen und die Verantwortung für Hosting, Wartung, Betrieb und Support komplett abzugeben. Das Tool sollte den 700 Beschäftigten von Semper deutschlandweit an allen Standorten zur Verfügung stehen und sich mit der Microsoft 365-Produktpalette verknüpfen lassen.

Vacation Manager als SaaS besticht durch Komfort und klare Funktionalität

Im Vacation Manager für Microsoft 365 der TIMETOACT sah Semper die für sich passende Lösung: Ein schlankes, anwenderfreundliches Urlaubsmanagementsystem, welches sich auf die für Semper relevanten Funktionen fokussiert.

Startbildschirm des Vacation Managers mit Urlaubsübersicht

  • Das Tool bietet alle wesentlichen Funktionen wie Urlaubsantrag, Stellvertreterauswahl sowie Urlaubsgenehmigung und verzichtet dabei auf unnötigen Schnickschnack.
  • Nutzer:innen authentifizieren sich einfach über ihre Microsoft 365-Benutzerdaten.
  • Der genehmigte Urlaub erscheint automatisch im Outlook-Kalender des Antragsstellenden.
  • Urlaubskonto, Urlaubskalender und weitere Dashboards (z. B. zu Urlaubsanträgen, Vertretungen und Aufgaben) helfen Beschäftigten, stets den Überblick zu behalten.
  • Urlaubstage werden automatisch berechnet – dabei berücksichtigt das Tool Wochenenden und Feiertage.

Um seinen Aufwand rund um den Vacation Manager so gering wie möglich zu halten, entschied sich Semper für die Nutzung als Software as a Service (SaaS). TIMETOACT übernimmt in dem Rahmen Hosting, Wartung, Betrieb und Support und den Verantwortlichen bei Semper bleibt mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben.

Am Vacation Manager gefällt uns – neben der nahtlosen Integration in unsere M365-Landschaft – vor allem die einfache Anwendung. Die Antragsstellung ist sehr intuitiv und zeitintensive Mitarbeiterschulungen sind somit überflüssig.

Dr. Swen Ziller Schulleitung des beruflichen GymnasiumsSemper Schulen Media gGmbH

Schritt für Schritt zur erfolgreichen Einführung

Urlaubsübersicht von Beschäftigten für Führungskräfte

Als festen Termin für den Livegang des neuen Vacation Managers bestimmte Semper den 1. Januar 2023 – entsprechend startete TIMETOACT im November 2023 damit, die Umgebung aufzusetzen. Aus dem Vorgänger-Tool sollten lediglich Nutzernamen und Teams übernommen und migriert werden, wofür Semper die erforderlichen Daten als CSV-Export zur Verfügung stellte. Nach der Migration und der Einrichtung der Zugänge verknüpften unsere Expert:innen den Vacation Manager mit Outlook: Zum einen, um Nutzer:innen automatisch per E-Mail über Aktivitäten im Vacation Manager (z. B. Urlaubsgenehmigung) zu benachrichtigen, zum anderen, um die Urlaubseinträge automatisch im Outlook-Kalender zu übernehmen. Nachdem unsere Expert:innen die Einrichtung abgeschlossen hatten, übergaben sie den Vacation Manager für das Testing und letzte Optimierungen an Semper.

Die Zusammenarbeit mit TIMETOACT hat reibungslos funktioniert. Besonders angenehm war es, eine Ansprechpartnerin zu haben, die uns eindeutig zugewiesen und immer über das Projekt im Bilde ist.

Dr. Swen Ziller Schulleitung des beruflichen GymnasiumsSemper Schulen Media gGmbH

Fazit: Einfache Handhabung und mehr Zeit fürs Wesentliche

Der Vacation Manager ging wie geplant zum Neujahr 2023 live. Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase nutzt das Schulpersonal von Semper das Tool heute bereits routiniert und ist zufrieden mit Bedienung und Funktionalität. Dank der Bereitstellung des Tools als Software as a Service entfällt der Aufwand, den Semper vormals mit der eigenentwickelten Lösung hatte. Auch zukünftig steht TIMETOACT dem Bildungsträger bei Fragen und Problemen zum Vacation Manager im Rahmen des Support- Vertrags zur Verfügung.

Die Semper Gruppe - der Bildungsträger für alle Altersgruppen - mit Hauptsitz in Dresden umfasst verschiedene Schulformen von der Grundschule über Gymnasien und Fachoberschulen bis hin zur Berufsausbildung und Erwachsenenbildung. Mit Standorten in sechs Bundesländern sind wir deutschlandweit aufgestellt und wachsen stetig weiter.

Sprechen Sie mich gerne an!

Kerstin Dosin
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FinOps – Was ist das?

Laut der FinOps Foundation handelt es sich bei FinOps um eine Disziplin des Cloud Kostenmanagements und eine kulturelle Praxis, um maximalen Nutzen aus den anfallenden Cloud-Kosten zu ziehen – unter Kombination von Finanz-, Tech- und Businessexperten.

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Digitalisierungspartner vor Ort für Versicherungen

Als TIMETOACT GROUP gehören wir zu den führenden Digitalisierungspartnern für IT-Lösungen in Deutschland, Österreich und Schweiz. Als Ihr Partner sind wir an 17 Standorten für Sie da und finden die passende Lösung auf dem Weg der Digitalisierung – gerne gemeinsam im persönlichen Austausch vor Ort.

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STIHL: von SharePoint 2013 in die Cloud

Mit dem Wunsch auf SharePoint Online umzusteigen und den Weg in die Cloud zu gehen, kam STIHL auf die novaCapta zu. Als kompetenter Partner war novaCapta dem Unternehmen schon aus vorherigen Projekten bekannt und daher erste Wahl für dieses Projekt.

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Zur Sicherstellung der Software Compliance unterstützt TIMETOACT die FUNKE Mediengruppe im Rahmen eines SAM Managed Services für Microsoft, Adobe, Oracle und IBM.

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Rundumbetreuung zu IBM Softwarelizenzen und ILMT für GLS

TIMETOACT übernimmt für die GLS IT Service GmbH nicht nur die Betreuung des ILMTs und unterstützt bei der Einhaltung von Lizenzvorgaben, sondern berät auch künftig zu Fragen rund um das Thema Lizenzierung und Lizenzerwerb.

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Über Software und Lizenzen den Überblick zu behalten ist nicht leicht und stellt Unternehmen insbesondere dann vor Herausforderungen, wenn eine Lizenzprüfung ansteht. Wird auf IBM Software gesetzt, spielt der compliancekonforme Einsatz des IBM License Metric Tools (ILMT) eine entscheidende Rolle. TIMETOACT sorgt für die Stadt Herne für die Einhaltung der IBM Compliance Regulatorien und überwacht kontinuierlich die korrekte Lizenzierung.

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Als weltweit erste Endanwenderorganisation wurde die HDI AG im Februar 2023 nach ISO/IEC 19770-1 zertifiziert. Die TIMETOACT GROUP begleitete HDI mit ITAM-Reifegradanalysen, Identifizierung und Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen sowie bei der Erlangung der Zertifizierung.

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Qualität beginnt bereits in der Anforderungsaufnahme und geht weiter beim Testen während der Entwicklungsphase. Fehler, die man erst in der Testphase findet, sind deutlich teurer und aufwändiger (langsamer) zu beheben. Unsere Testautomationen lassen es gar nicht erst soweit kommen.

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Nicht nur für die Betreuung des ILMTs, sondern auch für die Beratung rund um IBM Cognos – das u. a. Bestandteil des IBM Audits war – steht die TIMETOACT dem Sporthändler seit über zwei Jahren zur Seite.

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TIMETOACT unterstützt KC Risk bei Benchmarking & Reporting

TIMETOACT unterstützte die KC Risk AG bei der Integration, Aufbereitung und Visualisierung ihrer Kundendaten. Alle Informationen stehen nun zentral zur Verfügung, sind per Knopfdruck abrufbar und Berechnungen erfolgen automatisiert.

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Moonfare und CLOUDPILOTS: Google Workspace Erfolgsduo

Moonfare vertraut auf CLOUDPILOTS als Google Workspace Partner für erstklassige Unterstützung und wettbewerbsfähige Tarife.

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Game-Changing Migration: CLOUDPILOTS & ESL FACEIT Group

Eine reibungslose Migration: CLOUDPILOTS integriert neue Unternehmen in die Google Workspace-Umgebung der ESL FACEIT Group.

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Effiziente Google Workspace Migration bei Leistenschneider

Erfahrt, wie Cloudpilots Leistenschneider nahtlos zu Google Workspace migrierte, Zusammenarbeit stärkte und Innovation förderte.

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Freshservice-Optimierung bei ATU

Erfahrt, wie CLOUDPILOTS ATU half, Freshservice von einem IT Tool zur vitalen Unternehmenslösung zu transformieren, indem Nutzungsbarrieren überwunden wurden

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Automatisierte Öffnungszeiten: ATUs Erfolg mit CLOUDPILOTS

Erfahrt, wie ATU dank CLOUDPILOTS' Workflow die Öffnungszeiten automatisierte und Kunden sowie Lieferanten vor Fehlern bewahrte.

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Cardmarket: Erfolgreiche Freshdesk-Migration mit CLOUDPILOTS

Erfahrt, wie CLOUDPILOTS Cardmarket in nur einer Woche reibungslos von ihrem Bestandssystem zu Freshdesk migrierte und die Beta-Phase beschleunigte.

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Freshdesk-Optimierung: Erfolgreiches Lizenzupgrade

Erfahrt, wie CLOUDPILOTS durch ein Freshdesk Lizenzupgrade, Schulungen und Prozessoptimierung den Support eines österreichischen Unternehmens effizienter gestaltete.

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Zentiva Pharma: Effizienter Kundensupport mit Freshdesk!

Wie CLOUDPILOTS mit einer Custom App bei Zentiva Pharma den Support revolutionierte: Vom Fax zum automatisierten Ticketprozess.

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Cardmarket: Effiziente Datenintegration mit Freshdesk

CLOUDPILOTS erreichte mithilfe einer maßgeschneiderten App für Cardmarket eine effiziente Datenintegration in Freshdesk.

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Zentiva: Frischer Wind für Freshdesk-Automatisierungen!

CLOUDPILOTS bereinigte bei Zentiva Pharma fehlerhafte Freshdesk-Automatisierungen und reduzierte drastisch die Bearbeitungszeiten.

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Schwäbisch Hall: Moderne Arbeitswelt in der Cloud mit M365

Mit der Einführung der wesentlichen Bausteine von M365 kann Schwäbisch Hall heute umfassend von den vielfältigen technologischen Möglichkeiten profitieren und hat damit den Grundstein auf ihrem Weg zu einer modernen digitalen Arbeitswelt gelegt.

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Modularisierung und Migration des Point of Service

TIMETOACT GROUP unterstützte die delvin GmbH (Tochter von die Bayerische) bei der Modularisierung und Migration der bestehenden Point of Service Applikation.

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Beratung rund um Mendix

Entwickeln Sie Ihre Lösungen schnell und selbstständig mit dem führenden Technologiehersteller in Low-Code. Nutzen Sie das Toolkit von Mendix und modellieren Sie Ihre Applikationen mit visuellen Elementen.

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Managed Service Support für Stabilität zentraler Plattform

Um Qualität, Verfügbarkeit und Performance der Plattform jederzeit sicherzustellen, steht TIMETOACT der N-ERGIE als Managed Service Partner zur Seite.

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Unser Service Angebot zu Mendix

Der niederländische Softwarehersteller gibt uns die Möglichkeiten, mit seinen Produkten für Sie plattformunabhängig Low/No-Code-Lösungen zu kreieren. Zusätzlich bieten wir Ihnen verschiedenste Servicedienstleistungen rundum Mendix und stehen Ihnen von der Konzeptionierung bis hin zum Hosting und Betrieb Ihrer neuen Lösung zur Verfügung.

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Dürkopp Adler AG – Digitalisierung von Produktionsprozessen

Entwicklung eines modularen Lösungsbaukastens namens QONDAC NETWORKS für die Kunden von Dürkopp. Die zentrale Lösungskomponente war das Schaffen eines Systems für die Überwachung und Steuerung der industriellen Produktionsprozesse.

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mera - The Petfood Family

synaigy – dein Partner für die erfolgreiche digitale Transformation. Mit unserem Digital Readiness-Check und einer IT-Roadmap begleiten wir mera auf dem Weg zum Erfolg. Wir entfalten unsere Expertise in den Bereichen Digital Strategy, E-Commerce, PIM, Analytics, UX/UI und Managed Service für mera gewinnbringend.

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Headquarter des ADAC Hansa e.V.
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ADAC Hansa e.V.: Aufbau eines Active Directory Forest

Das Active Directory ermöglicht nicht nur eine zentrale Rechte- und Richtlinienverwaltung, sondern vor allem eine hohe Informationssicherheit – gerade bei einer Tenant zu Tenant Migration ist das besonders wichtig.

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IAV erreicht ISO/IEC 5230 Zertifizierung

IAV hat ihr Open Source Compliance Programm nach ISO/IEC 5230 zertifizieren lassen und damit die Transparenz im Umgang mit Open Source Software, insbesondere im Software-Entwicklungsprozess erhöht. Durch die Zertifizierung nach ISO/IEC 5230 kann IAV in Zukunft potenzielle Risiken im Umgang mit Open-Source-Software verringern. Darüber hinaus wird durch die Zertifizierung das Vertrauen von Kunden und Partnern in die Lieferkette erheblich gestärkt. Begleitet wurde das Zertifizierungsverfahren von der TIMETOACT GROUP. Die Softwareberatung unterstützte bei der Reifegradanalyse, der Nachverfolgung von Befunden und bei der finalen Auditierung und Zertifizierung durch ARS – einem Unternehmen der TIMETOACT GROUP.

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Referenzstory Media Broadcast: Immer auf Empfang

Gemeinsam mit TIMETOACT digitalisiert Media Broadcast seine Prozesse und sorgt so für eine bisher nicht dagewesene Transparenz und Zuverlässigkeit der Services.

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Foto des Bürogebäudes der Union Investment
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Union Investment: Integrierte Governance in M365

Union Investment entscheidet sich für M365, Microsoft Teams und SharePoint Online auf Azure – der fortschrittlichsten Cloud-Bereitstellungsplattform für den geschäftlichen Einsatz. Für eine klare Governance und nutzerorientierte Self-Service-Funktionen sorgt novaWorxx.

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Automation legt Grundstein für reibungslosen Archivwechsel

Die ECM-Experten der TIMETOACT GROUP haben für Rottendorf Pharma GmbH dafür alle Dateianhänge aus dem IBM Archiv wieder an die zugehörigen E-Mails im Mailingsystem angehangen. Dies erfolgte mit dem eigens entwickelten Notes-Tool „ArchiveUsers“ automatisiert und mit geringem manuellem Aufwand.

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Gemeinsam mit novaCapta hat FIVE Informatik AG eine leistungsstarke Power Platform basierte Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen geschaffen, die standardisierte Prozessschritte automatisiert bearbeitet.

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Aufgaben erstellen, organisieren und gemeinsam daran arbeiten – alles an einem einzigen Ort. Confluence ist ein Arbeitsbereich für Teams und Organisationen, in dem Sie Ihre Dokumentation hinterlegen sowie Wissen gemeinsam entwickeln und mit anderen teilen können. Dynamische Seiten bieten Ihrem Team einen Ort zum Erstellen, Erfassen und Zusammenarbeiten rund um Projekte oder zur Ideenentwicklung.

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Ermöglichen Sie Developern, Operatorn sowie weiteren Teams verschiedener Abteilungen die Zusammenarbeit und verbessern Sie deren Reaktionsgeschwindigkeit im Service Management. Reagieren Sie so schnell auf Vorfälle, Anfragen sowie Änderungen und bieten Sie Ihren Kunden ein optimiertes Serviceerlebnis.

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FinOps Consulting

Wir beraten Sie sowohl kommerziell als auch technisch, wie Sie Transparenz über Ihre Cloud Kosten erhalten und wie Sie diese nachhaltig senken.

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Das Management von IBM-Lizenzen stellt Unternehmen vor Herausforderungen. Mit der Teilnahme am IASP-Programm umgeht die N-ERGIE Aktiengesellschaft aufwändige IBM-Lizenzprüfungen.

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Die Erni Gruppe setzt auf Microsoft Teams als zentralen Knotenpunkt für alle gängigen Anwendungen und verbindet M365, Valo und novaWorxx für einen neuen Digital Workplace, der alle Mitarbeiter abholt.

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Vorschau: IT-Trends 2024 - Teil 2

Von KI über IoT bis hin zu Intelligent Workplace: Welche Technologien und Herausforderungen warten 2024 auf Unternehmen? Wir haben gefragt, unsere Expert:innen haben geantwortet. Lesen Sie Teil 2 unserer IT-Trendvorschau!

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Die TIMETOACT GROUP entschied sich auf Empfehlung des IDABUS Partners IPG für den Einsatz einer Cloud-basierten IAM-Lösung. ✅ Lesen Sie mehr dazu.

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Atlassian Roundtable: Level Up your Service Management!

In unserem Roundtable haben wir dieses Mal Speaker von yasson dabei: Gemeinsam wollen wir Ihnen zeigen, wie Sie Microsoft O365 in Ihr Service Management integrieren und es so auf das nächste Level bringen. Microsoft 365 for Jira erlaubt Ihnen die verschiedensten Anwendungen wie Outlook, Microsoft Teams und viele weitere Anwendungen in Jira Software und Jira Service Management nahtlos zu integrieren.

TIMETOACT
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TIMETOACT erleichtert die Berichterstellung in IBM Cognos

Im Zuge der Modernisierung der Anwendung für Bette GmbH & Co. KG erweiterte TIMETOACT die Filter- und Auswahlmöglichkeiten in IBM Cognos individuell um wichtige kundenspezifische Funktionen. Besonders profitiert das Familienunternehmen bei der Nutzung von der Such- und Gruppierungsfunktion.

TIMETOACT
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Mit dem Portal switchh smarter unterwegs

U-Bahn, S-Bahn, Bus, Auto, Fähre oder Fahrrad: Das Pilotprojekt „switchh“ der HOCHBAHN in Zusammenarbeit mit Europcar und Car2Go macht ganz Hamburg mobil.

TIMETOACT
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Standardisiertes Datenmanagement bei TRUMPF

Die effiziente Verwaltung und zentrale, nachvollziehbare und qualitätsgesicherte Bereitstellung von Unternehmensdaten ist wichtiger denn je, um Entscheidungen zu treffen und die Datenverwendung zu optimieren – ganz besonders, wenn täglich bis zu 2 Terabyte an Daten bewegt werden. TIMETOACT implementiert für TRUMPF Photonic Components ein übergeordnetes Datenmodell in einem Data Warehouse und sorgt mit Talend für die notwendige Datenintegrationsanbindung und Katalogisierung. Mit diesem standardisierten Datenmanagement erhält TRUMPF künftig Reportings auf Basis verlässlicher Daten - mit der Option, Vorgehen und Modell zukünftig auch auf andere Fachabteilungen übertragen.

novaCapta
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Foto einer Fabrikhalle der Bell Food Group mit zwei Mitarbeitern in Schutzkleidung und Waren die von Regalen hängen
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Bell Food: Optimierte Produktverkostung per Power Platform

Die Bell Food Group geht mit der novaCapta einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung und startet mit dem Produktverkostungsprozess mittels der Microsoft Power Platform.

TIMETOACT
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24/7 Support garantiert stabilen Betrieb des Intranets

Die Expert*innen übernahmen im Herbst 2020 den Betrieb von HCL Connections und sorgen seitdem für ausfallsichere Stabilität der Plattform.