Für die Bauherrin Stadt Köln ist das Multiprojektmanagement-Tool Sharxx ein wichtiger Baustein in der Gesamt-Digitalisierungsstrategie.
- Jedes Bauprojekt wurde mit einer anderen Projektmanagement-Lösung organisiert, teilweise sogar nur über E-Mail
- Fehler durch veraltete Informationen und Zeitverlust durch aufwändige Fehlerrecherche
- Fehlende Transparenz und mangelnde Übersicht in den Bauprojekten
- Externe Planer und Architekten fordern den Einsatz eigener virtueller Projekträume beim Auftraggeber
- Rollout der Multiprojektmanagement-Lösung Sharxx für die Bauprojekte der Stadt Köln mit Projekt-Flatrate und Hosting der Lösung in der novaCapta-Cloud
- Eine einheitliche Plattform zum Projekt mit allen wichtigen Terminen, Dokumenten und Plänen
- Einheitliche Workarounds für die Organisation eines Bauprojektes mit externen und internen Beteiligten inklusive Projektdokumentation
- Sharxx bietet für Bauprojekte der Gebäudewirtschaft und auch anderer Dienststellen jeweils einen einheitlichen Standard zum Multiprojektmanagement
- Zeit- und Kosteneinsparungen durch Konzentration auf die wichtigen organisatorischen und planerischen Aufgaben, viel weniger E-Mails
- Strukturiertes Arbeiten und Zugänglichkeit für alle Projektbeteiligte
- Klare Produktivitätssteigerung durch smarte Prozessdigitalisierung, die speziell auf die Baubranche ausgerichtet ist

„Für meine Kollegen, die über Sharxx ihre Bauprojekte organisieren, bedeutet dies viel weniger Mails, strukturierteres Arbeiten und eine enorm verbesserte Kommunikation.“
Leandra RoseAmt für Brücken, Tunnel und Straßenbau – Stadt Köln
„Wir haben mit Sharxx einen Standard geschaffen, mit dem wir unsere Bauprojekte einheitlich organisieren und steuern können.“
Alexander von Wnuck-Lipinski Gebäudewirtschaft der Stadt KölnDer Türöffner für das Multiprojektportal Sharxx war die Digitalisierungskampagne der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln. Seit Sommer 2018 können städtische Mitarbeiter ihre Bauprojekte nun über virtuelle Projekträume in Sharxx steuern. Rund 100 Räume dieser Art gibt es inzwischen. Im Dezember 2019 wurde der 1111. User registriert. Die Projekte sind dabei sehr unterschiedlich: Es geht zum Beispiel um den Bau des „MiQua. LVR-Jüdisches Museum im Archäologischen Quartier Köln“, die Sanierung der Kölner Zentralbibliothek, aber auch um den Neubau von Rhein-Brücken oder den Neubau der „längsten Schule“ von Köln, der Willy-Brandt-Gesamtschule in Köln-Höhenhaus. Barbara Post-Argomand, Sachgebietsleiterin im Kaufmännischen Management für die Informationstechnologie in der Gebäudewirtschaft führt aus: „In der Vergangenheit gab es keine einheitliche Lösung zum Management der Bauprojekte. Es wurde immer Einzelfall bezogen entschieden, wie das Projekt zu managen sei. Dadurch entstand ein erheblicher Mehraufwand: fehlende Transparenz, mangelnde Projektübersicht, veraltete Informationen, aufwändige Fehlerrecherche, keine einheitliche Ablagestruktur und vieles mehr.“
Schlankere Verwaltung mit Digitalisierung
Auch bei der Planung des Neubaus für ein neues Gymnasiums in der Zusestraße in Köln-Lövenich ging es um die Frage, wie die vielen internen und externen Projektbeteiligten sich noch besser organisieren könnten. Guido Keutgen, Mitarbeiter der Gebäudewirtschaft empfahl die hauseigene Lösung Sharxx und stellte sie vor. Damit die Fertigstellung reibungslos und zügig funktionieren kann, ist die Gebäudewirtschaft auch hier auf eine gute Zusammenarbeit mit den externen Projektsteuerern, Objekt- und Fachplanern sowie den beauftragten Firmen angewiesen, die seitdem über den virtuellen Projektraum abgewickelt wird. Hierzu wurde Sharxx für eine Projektstruktur zur Zusammenarbeit mit einem Totalunternehmer angepasst. Der Projektraum wird zur Dokumentation des Projekts und als gemeinsame Ergebnisplattform für den Bauherrn, die Projektsteuerung, die Fachplaner und die Firmen genutzt.
Die Baumaßnahme in der Zusestraße gehört zu dem vom Rat der Stadt Köln beschlossenen „Maßnahmenpaket Schulbau“ mit 22 Bauvorhaben (Neubauten, Erweiterungen, Generalinstandsetzungen und Interimsbauten) an 11 Schulstandorten, die in einem beschleunigten Verfahren unter der Leitung der Gebäudewirtschaft durch Generalunternehmer (GU) oder Totalunternehmer (TU) geplant und/oder baulich umgesetzt werden sollen. Der Rat hatte im April 2017 den Weg für dieses Sonderprogramm freigemacht. Im Juli 2019 wurde es von ursprünglich 15 auf 22 Bauvorhaben erweitert und den aktuellen Marktbedingungen angepasst. Der im Juli 2019 prognostizierte Kostenorientierungswert für die Realisierung der 22 Bauvorhaben liegt zwischen 480 und 520 Millionen Euro. Mit den Projekten werden mehr als 7.000 Schulplätze neu geschaffen oder gesichert.
Flexible Lösung für unterschiedliche Bedürfnisse
Die Multiprojektmanagement-Lösung Sharxx bietet die Möglichkeit, individuelle Bedürfnisse zu berücksichtigen und trotzdem die Vorteile von mehr Einheitlichkeit und mehr Steuerung zu nutzen. „Wir haben mit Sharxx einen Standard geschaffen, mit dem wir unsere Bauprojekte einheitlich organisieren und steuern können“, erläutert Alexander von Wnuck-Lipinski aus dem Team der Gebäudewirtschaft. „Termine, Aufgaben, der aktuelle Informationsstand – alles ist zu jeder Zeit einsehbar und zugänglich, der gesamte Bearbeitungsverlauf innerhalb eines Projektes kann nachvollzogen werden.“
Der Erfolg von Sharxx steckt auch die anderen Dienststellen an. Leandra Rose hat die Bauprojekt-Lösung im Amt für Brücken, Tunnel und Stadtbahnbau erfolgreich eingeführt. Rose: „Für meine Kollegen, die über Sharxx ihre Bauprojekte organisieren, bedeutet dies viel weniger Mails, strukturierteres Arbeiten und eine enorm verbesserte Kommunikation.“ Ein weiteres Großprojekt, das mit Sharxx derzeit organisiert wird, ist die Sanierung der Mülheimer Brücke.
Der Roll-Out von Sharxx im Straßen- und Verkehrsamt wird aktuell vorbereitet und weitere Dezernate und Ämter sind in Gesprächen. Für die Bauherrin Stadt Köln ist Sharxx ein Baustein in der Gesamt-Digitalisierungsstrategie, von der sie sich Kostenoptimierung durch die vereinbarte Projektflatrate einerseits und die Steigerung der Produktivität in der Wahrnehmung ihrer Aufgaben andererseits verspricht. So geht #kölndigital 2019.
Technologien
Kundenprofil
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Gebäudewirtschaft der Stadt Köln
Die Gebäudewirtschaft der Stadt Köln wurde 1997 als eigenbetriebsähnliche Einrichtung gegründet und hat rund 660 Mitarbeitende in Teil- und Vollzeit, die 81 Verwaltungsgebäude, rund 270 Schulen, 75 Kindertagesstätten, 23 Kulturbauten (Museen) sowie 70 sonstige Aufbauten auf Grünflächen bewirtschaften. Sie ist der zentrale Immobilienprofi der Stadt Köln und kümmert sich um Bewirtschaftung, Instandhaltung, Planung und Ausführung von Neubauten und Gebäudetechnik. Sie ist darüber hinaus Servicedienstleister für alle Immobilien der Stadt Köln wie Sportstätten, Brücken, Tunnel und Wohnungsbau. Die bewirtschaftete Fläche belief sich im Jahr 2019 auf rund 2,2 Mio m² auf ca. 400 ha Grundstücksfläche.
https://www.stadt-koeln.de/politik-und-verwaltung/gebaeudewirtschaft-der-stadt-koeln
Erfahren Sie mehr
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Caritasverband Köln: Lösung Qualitätsmanagement-Dokumente
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Stadt Zug: Mit Valo und Teams in die Schweizer Cloud
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Stadt Winterthur
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Von Notes zu Microsoft 365
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Enterprise Service Management
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BLT: Optimierte Projektkommunikation per Microsoft Teams
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Digitaler Wandel in der Öffentliche Verwaltung
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Dräger: Der Weg zum digitalen Arbeitsplatz mit M365
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dteq: Webbasiertes Projektmanagement
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Innere und äußere Sicherheit
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Talend Migration in Rekordzeit
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Teamverstärkung bei den digitalen Baulösungen
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Anwendungsmöglichkeiten
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Verkehrsbetriebe Luzern: Power-Platform-Dokumentverwaltung
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Vitra: mit Modern Workplace mobil & produktiv
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Kissling + Zbinden: Zentrales Arbeiten in «Projektraum 365»
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Concordia: Beratung zum digitalen Arbeitsplatz
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Union Investment: Integrierte Governance in M365
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Semper nutzt TIMETOACT Vacation Manager als SaaS
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RheinEnergie: Change & Adoption für Microsoft Teams
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LAG Hamm: SharePoint-Integration für Gerichtssoftware
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login Berufsbildung AG: Marketingaktivitäten sichtbar machen
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Steiff Gruppe: IT-Sicherheit in der Microsoft Cloud
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IBM Cloud Pak for Data Accelerator
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ESA: Data Factory, die Single Source of Truth
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Schwäbisch Hall: Moderne Arbeitswelt in der Cloud mit M365

ADAC Hansa e.V.: Aufbau eines Active Directory Forest
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Wie aus einem Oldtimer ein moderner Sportwagen wird
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Eliminierung von Datenmüll durch Identity Management
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Enterprise Architecture Management Consulting
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PAYONE: neues modernes Intranet
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Heidelberger Druckmaschinen AG: SharePoint-Kollaboration
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Erni Gruppe: digitale Transformation gemeistert
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RMB Group: Valo-Intranet als moderne Kommunikationsplattform
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Bahninfra: Effizientere Arbeitsprozesse durch Power Apps
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KWS: Bessere globale Mitarbeiterkommunikation mit Valo
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SIGA: Mehrsprachige Zusammenarbeit per Microsoft 365
Confluence von Atlassian
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Vitra AG: Schnell und einfach auf Produktdaten zugreifen
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Berner Baumeisterverband: Zum Digital Workplace mit M365
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Arbeitsplatz 4.0 im Büro Köln
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Kontinuierliche Lizenzbegleitung zahlt sich aus
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Birchmeier: Zentralisierte Arbeitsplattform in MS Teams
Jira Service Management von Atlassian
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Schweizerischer Turnverband: moderne Arbeitswelt in M365
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E-Governance für die Stadt Winterthur
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IT-Security – Schutz vor Cyberangriffen
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paul Generalplaner GmbH: Bauplanmanagement mit Sharxx
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Collaboration-Tools & Software für mehr Effizienz
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REWE Group: Nahtlose Integration von Outlook und SharePoint
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Digitaler Arbeitsplatz bei Concordia
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FinOps Microsoft – Microsoft Cloud Kostenoptimierung
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FinOps – Was ist das?
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FinOps Consulting

DEVK: Meta-Suche über alle Ablagesysteme
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Microsoft Teams für digitale Zusammenarbeit
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Microsoft Copilot geht an den Start

Wie Viva Learning Lernen im Arbeitsalltag möglich macht

GIS AG & novaCapta werden eins
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Was Sie von Copilot erwarten können – und was nicht
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Atlassian Roundtable: Level Up your Service Management!
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Gut gespurt zum Mobilitätsbroker
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Standardisiertes Datenmanagement schafft Basis für Reporting
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Mix aus IASP & ILMT Betreuung für optimales Lizenzmanagement
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Tipps & Tools für eine erfolgreiche interne Kommunikation

novaCapta macht den Norden sicher
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Projekte zum Erfolg führen: Projektmanagement kompakt
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Projekte zum Erfolg führen: Projektmanagement kompakt
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Requirements Engineering oder Business Analyse
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Stadt Zug migriert ins Schweizer Datacenter von Microsoft
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Given/When/Then und ATDD - Eine Win-Win-Win-Situation!?

Tecan: ein Kommunikationskanal für alle
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Projektmanagement standardisieren und optimieren | Atlassian

Hensel: Modernes und sicheres Mobile Device Management
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Workshop: Teams als Zentrale im Arbeitsalltag
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Ichicraft Widgets
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Oerlikon Metco: Semantiksuche in SharePoint Knowledge-Portal
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Vorschau: IT-Trends 2024 - Teil 2

Müller Frauenfeld: Digital Workplace durch Microsoft Teams

KI.M: Skalierbare Assessment Center in der Microsoft Azure

Valo Intranet Exit: Integrations- und Ablöseoptionen

Microsoft Dynamics Einführung

Überblick: Was kann Microsoft Dynamics?

Warum KI ein stringentes Contentmanagement benötigt
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Apps für Microsoft Teams entwickeln
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Intranet für Firstline Worker – das mobile Intranet
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Microsoft 365 Copilot Fast Start Angebot
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Migration von HCL Domino/Notes zu Microsoft 365

TÜV Nord: novaAudit für Effizienz in der Internen Revision

Microsoft 365 Readiness- & Strategie-Workshop
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Aufbau einer Endpoint Management Strategie
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tremco illbruck: Vertriebsautomatisierung über SharePoint
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Mit Change Communication zum Digital Empowerment
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Microsoft 365 Content Hub
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Best Practices für Copilot for Microsoft 365
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Workshop: Microsoft Viva
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Sana Kliniken: Reduzierter Revisionsaufwand durch novaAudit
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Ströer SE & Co. KGaA: Change-Begleitung für Microsoft 365
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