Modern Workplace für den STV

Erstaunlich flexibel: der Schweizerische Turnverband und seine IT

Der Schweizerische Turnverband hat sich gemeinsam mit novaCapta der digitalen Transformation gestellt und profitiert nun von einem modernen Digital Workplace. Für den STV setzt sich dieser aus Microsoft Teams als zentralem Knotenpunkt, einem modernen Intranet, sicheren Daten in der Cloud sowie dem Tool novaWorxx zur individuellen Strukturierung und Verwaltung von M365 zusammen.

Herausforderung

Von einer traditionellen IT-Infrastruktur zu einer individualisierten State-of-the-Art Lösung
Sicherstellung eines zuverlässigen Datenaustauschs und einfachen Kommunikationsmöglichkeiten zwischen den einzelnen Turnvereinen und dem Dachverband

Projektziele

Implementierung einer cloudbasierten IT-Infrastruktur
Einführung von Kollaborations- und Kommunikationstools, um eine zentrale Arbeitsplattform zu schaffen
Ergänzung einer smarten IT Governance, Lifecycle Management und Self-Services mit einem einzigen Tool – novaWorxx
Etablierung eines Intranets

Lösung

Datenmigration vom lokalen Server in die Cloud inkl. ausführlicher Datenanalyse- und -bereinigung vor der Migration
Einführung von Microsoft Teams als zentrale Plattform und der ergänzenden Intranetlösung Valo
Vereinfachung der Bedienung und Verwaltung von virtuellen Räumen, Usern und Dateien in Microsoft Teams mit novaWorxx
Einbindung von Key-Usern aus den verschiedenen Abteilungen, um die Wünsche der User an die IT zu kommunizieren und die Änderungen wieder zurück in die Abteilungen zu tragen

Mehrwert

Microsoft Teams ermöglicht in Kombination mit SharePoint, Planner, OneNote und ToDo eine flexible Arbeitsweise und den sicheren Datenaustausch
Mithilfe von novaWorxx werden vorab festgelegte Strukturen automatisch eingehalten, ohne dass sich der User mit Berechtigungen auseinandersetzen muss
Alle Mitarbeitenden wurden an die neuen Technologien herangeführt, um sich schnell in der neuen Arbeitswelt zurechtzufinden

"Über den Modern Workplace sind wir nicht nur untereinander, sondern auch mit unseren Funktionären und unseren Ehrenamtlichen besser vernetzt."

Stefan BütlerRessortchef IT ServicesSchweizerischer Turnverband

Eine Institution wechselt das Business Modell

Der Schweizerische Turnverband (STV) setzt sich seit über 180 Jahren für die Gesundheit der Bevölkerung ein. Um dieser Aufgabe weiterhin gerecht zu werden, brauchte die in die Jahre gekommene IT-Landschaft des Verbands einen Gesundheitscheck und Aussicht auf moderne Arbeits- und Kommunikationsgeräte. Neben den Mitarbeitenden in der Geschäftsstelle arbeiten rund 400 Funktionäre und über 1'000 Ehrenamtliche für den STV. Sie pflegen die 30 Kantonal- und Partnerverbände und betreuen 360'000 Mitglieder. Die Frage, wie der Datenaustausch und die Kommunikation zwischen all den unterschiedlichen Stakeholdern mit unterschiedlichen Aufgaben und Zugriffsrechten verbessert werden könnte, war eine zentrale Aufgabe des gemeinsamen IT-Projekts. Die Lösung: Digitalisierung und ein neues Business Modell zugunsten eines Modern Workplace.

Steigender Digitalisierungsdruck

Als im Frühjahr 2020 Meetings und Kurse wegen der Coronapandemie auf einmal online stattfinden mussten, stieg der Druck der Digitalisierung weiter. Schnell wurde klar, wie wichtig der Veränderungsprozess für den STV war und wie wenig man für ein digitales Angebot vorbereitet war. Obwohl schon frühzeitig ein Umstieg auf Microsoft Teams angedacht war, setzte man für das digitale Angebot aus der Not heraus vorübergehend auf Zoom. Als die Lizenzkosten kontinuierlich in die Höhe stiegen, wurde es Zeit, dass umfangreiche IT-Projekt anzugehen. Im Mai 2021 überzeugte novaCapta mit ihrem Konzept und die Zusammenarbeit begann.

Herzstück des Workplace: MS Teams

Der Modern Workplace des STV sah vor, Microsoft Teams als zentrales Arbeits- und Kommunikationswerkzeug einzusetzen. Der Arbeitsalltag sollte sich so viel wie möglich direkt in Teams abspielen. Mit der Integration von SharePoint, OneNote, Planner und ToDo gelang es, Teams zur primären Arbeitsoberfläche einzurichten. Während in der Vergangenheit die Kommunikation vorwiegend über E-Mails erfolgte und Daten mit diversen Lösungen, z.B. via Dropbox übermittelt wurden, verfügen die Mitarbeitenden heute über virtuelle Projekträume, Chats und Videotelefonie. Zudem ist es möglich, dass mehrere Personen online gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, was wiederum einen schnellen Austausch ermöglicht und E-Mails weiter reduziert.

Austausch und Wissenstransfer über integrierte Intranetlösung

Um einen offenen und transparenten Austausch im Verband zu ermöglichen, sollte eine moderne Intranetlösung den Digital Workplace vervollständigen. Auch das Intranet sollte in Teams integriert werden, um Teams weiter als zentralen Knotenpunkt zu etablieren. Das modular aufgebaute System von Valo erfüllte diese Anforderungen. Zudem erlaubt Valo maximale Flexibilität, denn sowohl die Inhalte als auch das Aussehen lassen sich individuell anpassen. Das Intranet des STV bietet eine übersichtliche Navigation zu unterschiedlichsten Inhalten, erleichtert die Informationssuche und hält aktuelle Unternehmensneuigkeiten bereit – und das alles im Corporate Design des Verbands.

Klarer Matchwinner: novaWorxx

Um den Mitarbeitenden den Umstieg in die neue Arbeitswelt zu erleichtern, war es der novaCapta ein besonderes Anliegen, bewährte Strukturen und Prozesse des STV in die moderne Cloud-Umgebung zu übertragen. Dafür hat die novaCapta novaWorxx entwickelt. Das Tool ist ebenfalls direkt in Teams verankert und schafft mithilfe einer IT Governance praktischen Self-Services und einem Lifecycle Management die Voraussetzungen für eine nachhaltige Zusammenarbeit. Individualisierte Vorlagen ermöglichen es, dass die verschiedenen Abteilungen, Ressorts und Fachgruppen eigene Dashboards erhielten, um ihre jeweiligen Aufgabengebiete optimal selbst zu verwalten. Über einen Self-Service lassen sich neue virtuelle Räume für die Zusammenarbeit beantragen. So entstehen nur die virtuellen Arbeitsräume, die es wirklich für eine erfolgreiche Zusammenarbeit braucht. Das Lifecycle Management sorgt dafür, dass die internen Strukturen stets aktuell bleiben. So lassen sich beispielsweise inaktive Teams deaktivieren oder die Anzeigedauer einzelner SharePoint-Sites vorab bestimmen. Gerade für den STV war die Lösung von Vorteil, da damit nicht nur einzelne Projekte, sondern das gesamte Kurswesen (online und in Präsenz) selbstständig geplant und durchgeführt werden können. Vorgaben und Regeln des STV sind in novaWorxx hinterlegt und werden automatisch umgesetzt und eingehalten.

Keine Digitale Transformation ohne professionelles Change Management

Change Management Massnahmen waren von Anfang an fester Bestandteil des IT-Projekts und trugen massgeblich zu dessen Erfolg bei. Aus allen Abteilungen, Bereichen und Ressorts wurde je ein Key-User bestimmt, der sicherstellte, dass die Umstellung nicht ein Projekt der IT wurde, sondern alle Beteiligten mitgenommen und eingebunden wurden. Die Key-User sind die ersten Ansprechpartner vor Ort bzw. in den Teams und sind dafür zuständig, neue Änderungen nach innen zu tragen. Zusätzlich gibt es einen Microsoft 365 Channel, wo alle Mitarbeitenden Fragen stellen können und eine Art Community entstand. Seit diesem Jahr finden ergänzend dazu Erfahrungsaustausch-Meetings statt, wo User einander Tipps und Tricks vermitteln können. Über eine Feedbackbox haben die Mitarbeitenden jederzeit die Möglichkeit, Optimierungsvorschläge mittels Microsoft Forms einzubringen. Diese Massnahmen führten dazu, dass sich die Mitarbeitenden in der neuen Arbeitswelt schnell zurechtfanden und sie nach ihren Bedürfnissen mitgestalten zu können. Das steigert die Akzeptanz und richtige Anwendung für den Modern Workplace des STV.

Zusammenarbeit vorher und nachher – ein Vergleich

Bisher wurde auf der Geschäftsstelle mit einem lokalen Server gearbeitet. Jeder Abteilung stand ein eigenes Laufwerk zur Verfügung. Es galt die traditionelle IT-Denkweise, dass jeder und jede seine eigenen Daten für sich absichert. Um die Digitale Transformation zu meistern, setzt der STV heute auf das Business Model „Modern Workplace“. Damit wandelte sich die statische Ablagestruktur auf On-Premises Servern zu einer flexiblen und von überall aus verfügbaren Datenorganisation in der Cloud. Der umfassenden Migration vom FileServer nach SharePoint ging eine ausführliche Datenanalyse und -bereinigung voraus. Mit den bereinigten Daten gelang ein völliger Neustart im neuen System.

Heute ist der STV mit seinen Kantonal- und Partnerverbänden sowie den Funktionären und Ehrenamtlichen über Microsoft Teams vernetzt. Im Alltagsgeschäft erfolgen Absprachen nicht mehr per Mail, sondern im Chat, Videocall oder direkt im Dokument. Mehrere Personen können gleichzeitig Dokumente bearbeiten oder Anmerkungen hinterlassen. Für das Sportangebot ist es nun auch möglich, dass Trainer selbstständig Sportkurse online erstellen und digital durchführen. Die klare Governance und Self-Service-Funktionen sorgen zu jeder Zeit für klare Strukturen und entlasten obendrein das IT-Personal. Das wiederum ermöglicht Zeit für neue Projekte, um den Digital Workplace stetig weiterzuentwickeln. Als Nächstes sollen ganze Prozesse mithilfe von smarten Business Apps automatisiert werden, um das Event- und Vertragsmanagement zu vereinfachen.

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Die grössten Gamechanger für den STV

Produktiv

Über die zentrale Arbeits- und Kommunikationsplattform sind die Mitarbeitenden besser vernetzt. Egal wo sich der Einzelne in der Schweiz befindet – mit den Kolleg*innen arbeitet es sich ab sofort digital zusammen, oftmals sogar zeitgleich an einem Dokument.

Automatisiert

Standardisierte Vorlagen ermöglichen einheitliche und konsistente Arbeitsräume. Die definierte Governance ermöglicht die kontrollierte Bereitstellung der Arbeitsräume und in Kombination mit den Lifecycle Funktionen kann die Plattform nachhaltig bewirtschaftet werden.

Synchronisiert

Während zuvor jeder Mitarbeiter für die Sicherheit seiner eigenen Daten verantwortlich war, sind die Daten jetzt nicht nur sicher, sondern auch standortunabhängig verfügbar und einfacher mit anderen zu teilen.

Innovativ

Um während der Corona-Pandemie nicht auf das Kursangebot verzichten zu müssen, kann der STV seinen Mitgliedern nun professionell ein breites Online-Angebot bieten. Die Trainer tragen ihre Kurse über die Self-Services von novaWorxx selbstständig im System ein und erfüllen automatisch die Vorgaben des Verbands.

Eingesetzte Technologien

Kundenreferenz

Schweizerischer Turnverband

Der STV ist der Dachverband des Schweizer Turnsports und ist mit seinen 370'000 Mitgliedern der grösste, polysportive Sportverband der Schweiz. Der STV und seine Turnvereine fördern den wettkampforientierten Breitensport und Spitzensport und bietet der Bevölkerung ein vielfältiges Angebot im Bereich Fitness- und Gesundheitssport. Zudem vertritt der STV die Interessen seiner Mitglieder gegenüber Sport, Politik und Wirtschaft.

https://www.stv-fsg.ch/de/