TIMETOACT realisiert integrierte Versicherungs-Software

Köln – Weniger als ein Jahr von Projektstart bis Systemeinführung: TIMETOACT entwickelte für die VOV D&O-Versicherungsgemeinschaft die integrierte, browserbasierte Versicherungssoftware „HERMES“. Die abteilungsübergreifende Individualsoftware deckt alle Kernprozesse der Versicherung vollständig ab. Die Anwender schätzen insbesondere die intuitive Nutzeroberfläche und die hohe Performance von HERMES.

Die VOV nutzte bisher die technische Basis eines der angeschlossenen Versicherer. Durch Umstrukturierungen musste innerhalb eines Jahres eine komplett neue IT-Infrastruktur eingeführt werden. Bei der Suche nach einer passenden Software spielten sowohl der zeitlich enge Rahmen als auch das veranschlagte Budget eine große Rolle. Da die VOV keine eigene IT-Abteilung beschäftigt, sollte der IT-Dienstleister außerdem dauerhaft als Ansprechpartner bei Problemen zur Verfügung stehen und die Wartung der Software übernehmen.

Systemübergreifend nutzbar und Microsoft basierend, so lauteten die Vorgaben der VOV an ihre neue Software. Mit ihrem hohen Datenvolumen und den komplexen Datenrelationen stellte sie außerdem hohe Anforderungen an eine Software-Lösung. Unter den namenhaften Anbietern für Versicherungssoftware fand die VOV trotz ausführlicher Recherche niemanden, der ihre Anforderungen mit einer Standardsoftware abdecken konnte. Neben den Lizenzen für die Standardsoftware wären hohe zusätzliche Kosten für deren Anpassung angefallen, womit eine eigens für die VOV entwickelte Individualsoftware im Vergleich günstiger ausfiel.

Die Entwickler der TIMETOACT begeisterten die Verantwortlichen der VOV mit ihren konstruktiven Vorschlägen und den kurzen Reaktionszeiten. Um die knappe Entwicklungszeit von weniger als einem Jahr vollständig auszunutzen, begann das Projektteam sofort nach Vertragsunterzeichnung im Februar 2012 mit der Umsetzung der VOV Software. Auf Basis des Microsoft ASP.NET Frameworks entstand eine moderne MVC-Architektur, mit der auch zukünftige Erfordernisse einfach integriert werden können. Die Mitarbeiter der VOV greifen über ihren Browser komfortabel auf HERMES zu. Das auf JavaScript basierende Frontend (ExtJS) ist dabei nicht nur nutzerfreundlich und intuitiv gestaltet, sondern stellt zudem die browserübergreifende Kompatibilität von HERMES sicher.

Um die gespeicherten Kundendaten gegen Hacker und Datendiebstahl zu sichern, werden alle Komponenten von HERMES auf einem eigene VOV-Server in-house betrieben.

Am Anfang der Projektphase stand die Datenmodellierung. Im Anschluss wurden die einzelnen Themenbereiche der Software Schritt für Schritt entwickelt. Dabei arbeiteten Entwickler und VOV Mitarbeiter Hand in Hand: Während die Programmierer noch an zusätzlichen Modulen feilten, begann die VOV bereits mit dem Testen der bestehenden Komponenten. Durch diese intensive Zusammenarbeit wurde die knappe Zeit effektiv genutzt, da notwendige Anpassungen direkt festgestellt und umgehend an die Entwickler weitergegeben werden konnten.

• Übergreifendes Rechtemanagement & Abfrage-Validierung
  Eine umfangreiche Partner-, Vertrags- und Produktverwaltung mit integriertem Abrechnungsmodul und Schadenverwaltung bilden nun das Herzstück von HERMES. Das Benutzer- und Rechtemanagement bildet die internen Strukturen ab, so dass notwendige Freigaben per Mausklick angefordert werden können. Gleichzeitig sorgt die Abfrage-Validierung dafür, dass bereits bei der Dateneingabe alle jeweils notwendigen Angaben erfasst werden.
   
• Durchgängige Unterstützung der Arbeitsprozesse
  HERMES unterstützt die Anwender durch die zentrale Verknüpfung aller integrierten Module. Bei Vertragserstellung werden hiermit zum Beispiel die persönliche Angaben des Versicherten automatisch ergänzt, so dass ein Ausfüllen von Hand entfällt. Werden Daten manuell eingegeben, erleichtert die automatische Eingabevervollständigung die Dateneingabe. Provisionen oder auch Rabattstaffeln werden innerhalb der Angebotserstellung anhand definierter Schlüssel automatisch berücksichtigt. Mit der Versionierung der Daten haben Anwender zudem die Sicherheit, Änderungen der Datensätze übersichtlich nachverfolgen zu können. Durch diesen hohen Automatisierungsgrad werden Fehlerquellen vermindert, während sich die Datenqualität gleichzeitig verbessert.
   
• Schnelle Korrespondenz mit Textbausteinen und Word-Schnittstelle
  Die integrierte Versicherungssoftware beinhaltet nicht nur alle versicherungstechnisch relevanten Module, sondern greift zudem direkt auf angeschlossene Software zu. Nutzer können somit aus HERMES heraus Unterlagen zum Beispiel im Word, Excel oder PDF Format erstellen. Vordefinierte Textbausteine oder Vertragsbestandteile werden hierbei mit Daten wie Adresse etc. angereichert. Eine individuelle Anpassung der Textbausteine erfolgt direkt im Dokument. HERMES bietet hiermit bedarfsgerechte Möglichkeiten, Vertragsdokumente oder Korrespondenz schnell und einfach zu erstellen und zu verwalten.
   
• Business Intelligence Schnittstelle
  Neben der grundsätzlichen Versicherungstechnik dient HERMES auch als Business Intelligence Interface. Mit den Schnittstellen zu Cognos TM1 und Excel lassen sich komplexe Unternehmensabläufe per Mausklick effizient analysieren.
   
• Datenschnittstelle zur Finanzbuchhaltung
  HERMES ist ebenfalls mit einer Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung Datev Rechnungswesen pro ausgestattet und erleichtert so den Datenaustausch.
   
• Partnerkommunikation
  Die VOV arbeitet eng mit den angeschlossenen Versicherungsunternehmen zusammen. Um den Datenaustausch zu vereinfachen, ist HERMES mit einer Datenschnittstelle ausgestattet.
   
• Real-Time Indexierung der Daten
  Die integrierte Suchfunktion verbessert den Nutzwert nochmals nachhaltig: Die bisher 175.000 in HERMES hinterlegten Datensätze sind volltextindexiert, womit innerhalb aller Bereiche nach den verschiedensten Attributen gesucht werden kann. Die Search-Engine „Apache Lucene“ indexiert eingegebene Daten in Echtzeit, womit Suchergebnisse in Real-Time ausgegeben werden.

Mit HERMES besitzt die VOV eine Versicherungssoftware, die vollständig auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Die Individuallösung integriert alle Unternehmensbereiche und steuert Software wie Word oder Excel über Schnittstellen direkt an, so dass alle relevanten Arbeitsschritte aus HERMES heraus erfolgen können. War für das alte, rein textbasierte System noch eine längere Einarbeitung notwendig, lässt sich die neue, grafische Oberfläche intuitiv bedienen. Gleichzeitig wurde die gesamte Lösung mit erprobten Technologien vollkommen individuell gestaltet. Werden in Zukunft Anpassungen notwendig, können diese jederzeit schnell und problemlos integriert werden. Das flexible Datenmodell lässt Erweiterungen zu und ist darauf ausgelegt, komplexe Anwendungen zu ermöglichen. Mit seinem Mehrsprachen-Modul ist HERMES bereits heute für den Einsatz außerhalb Deutschlands gerüstet.

Die versicherungstechnische Software HERMES ersetzte das bisherige IT-System pünktlich zum Stichtag am 01. Januar 2013. Innerhalb von weniger als einem Jahr wurde damit eine Lösung realisiert, die den Ansprüchen der VOV in hohem Maße entspricht. Durch die intensive Zusammenarbeit von Entwicklern und Anwendern war nur eine kurze zusätzliche Einführungsphase für HERMES nötig, so dass der Umstieg zeitnah nach Fertigstellung der Software erfolgen konnte.