Digital Workplace mit O365

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich, alte Filesharing-Server abzulösen und nach Office 365 umzuziehen. Dieser Schritt stellt sie jedoch oft vor große Herausforderungen. Eine Vielzahl von – teils über Jahre gewachsenen – Systemen und Strukturen steht den Mitarbeitern im Arbeitsalltag zur Verfügung und wollen zum Digital Workplace vereint werden. Im Zentrum steht dabei die Collaboration. Die Mitarbeiter brauchen in einem kollaborativem Intranet klare, logische Strukturen und einfache Möglichkeiten zur Zusammenarbeit, um den digitalen Wandel erfolgreich (er)leben zu können. 

Die Veränderung durch einen Umzug nach Office 365 kann nur gelingen, wenn die Nutzer in eine Lösung einziehen, die sie verstehen und die sie als Erleichterung ihrer Arbeit begreifen. Dazu werden klare Konzepte und gutes Change Management benötigt – ein Weg, auf dem wir Sie als novaCapta vom ersten Schritt an begleiten. 

Mit dem Arbeitsweltenmodell zu funktionierender Collaboration

Das Modell der Arbeitswelten ist der Ansatz der novaCapta, dem Thema Collaboration eine Heimat innerhalb des Digital Workplace zu geben. Grundgedanke ist, sich die digitale Unternehmenswelt als Äquivalent des Unternehmensgeländes vorzustellen. In dem Gedankenmodell ist beispielsweise im Headquarter das Publishing Intranet mit Corporate News, Speiseplänen oder Self-Service-Angeboten zu finden. Einzelne Arbeitsgebäude hingegen stehen für die jeweiligen Abteilungen, in denen im Tagesgeschäft die eigentliche Kollaboration stattfindet. Diese Gebäude bündeln an zentraler Stelle alle Informationen, die für die jeweilige Abteilung relevant sind und bieten Strukturen, die die entsprechenden Arbeitsweisen optimal unterstützen. 

Ergänzt wird das Gebäude durch ein solides Fundament aus Navigation und Suchmöglichkeiten zum gezielten Auffinden von Informationen. 

Durch Personalisierung einen Kontext bieten: MyWorkplace 

Ein Intranet muss dem Mitarbeiter die Möglichkeit bieten, die für ihn relevanten Informationen (z. B. Meine News, Meine Aufgaben, Meine Dokumente) jederzeit finden zu können. Cockpit und Personalisierung sind hier die Stichworte. Denn häufig brauchen Mitarbeiter nur einen kleinen Teil der verfügbaren Informationen, um ihren Arbeitsalltag gestalten zu können. Abgesehen von der Möglichkeit, eine Intranet-Startseite für den jeweiligen Standort zu personalisieren, soll unser Cockpit einen Schritt weitergehen. Denn hier werden Informationen aus dem Publishing- und dem Kollaborationsbereich aggregiert, um eine bestmögliche Übersicht zu gewährleisten und den Mitarbeitern Informationen in einem für sie relevanten Kontext zu bieten. 

Wir nehmen Ihre Mitarbeiter mit auf den Weg 

Bei der Einführung eines neuen Systems in einem Unternehmen ist die Einbindung und Kommunikation mit den zukünftigen Benutzern und Key Usern ein elementarer Faktor für die Akzeptanz und damit letztlich für den Erfolg des neuen Systems. Das lässt sich nur durch eine aktive Einbindung, transparente Kommunikation und eine gemeinsame Vision schaffen. Die Experten von der novaCapta unterstützen Sie durch die Auswahl geeigneter Maßnahmen, um den Übergang optimal zu begleiten. Denn für uns ist Change mehr als nur um allgemeingültige Modelle zu wissen; wir kennen die Bedürfnisse, Sorgen und Ängste der Anwender auf dem Weg zum Digitalen Arbeitsplatz.