Nahtlose Workflow-Integration in das M365-Ökosystem

Die WALO Gruppe hat ihre Lotus Notes basierten Unternehmensprozesse durch Power Platform abgelöst und ein skalierbares Basis-Framework für Workflows aufgesetzt. Dadurch profitieren sie von einer nahtlosen Integration in M365 und einer freien Zugänglichkeit der Lösung ohne VPN.

Durch den EoL von Lotus Notes stand die WALO Gruppe vor der Aufgabe, eine neue Lösung zu finden, um die bestehenden Workflows für diverse Unternehmensprozesse abzulösen. Da WALO bereits mit Microsoft 365 arbeitet, fiel die Wahl schnell auf Power Platform, denn diese Lösung lässt sich hervorragend in die bestehende M365-Umgebung integrieren. Auf der Suche nach einem erfahrenen Partner stiess WALO auf die novaCapta, die bereits mehrfach mit dem Microsoft Partner of the Year Award in der Kategorie «Power Platform» ausgezeichnet wurde.
 

Vorprojekt: Klärung der Anforderungen und Umsetzungs-optionen

novaCapta startete zunächst mit einem Vorprojekt, in dem sie eine detaillierte Übersicht der Prozesse vornahmen und die Anforderungen seitens WALO abfragten. Hier wurde zudem die Frage geklärt, ob die Workflows mit Standardmitteln umgesetzt werden können oder spezielle Dataverse-Lösungen benötigen. Auf dieser Basis wurde ein Lösungskonzept erarbeitet, das auch die speziellen Herausforderungen beinhaltete: Zum einen sollte die Umsetzung keinen zusätzlichen Lizenzkosten in Form von Premiumlizenzen mit sich bringen; zum anderen ist eine skalierbare Lösung notwendig, die aktuell teilweise als Übergangslösung dient, aber ab 2025 mit dem neuen ERP-System Abacus verknüpft werden soll.
 

Die neue Lösung: Ohne Medienbrüche und von allen Geräten aus verfügbar

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, hat novaCapta drei Workflows über Canvas Apps und Power Automate realisiert – und das sowohl in einer Developer-, Test- und der Liveumgebung. Die Datenbasis der Lösungen bildet dabei SharePoint. Dadurch gehören die bisherigen Medienbrüche der Vergangenheit an, wie Samuel Bernet, Leiter Technologie & Prozesse bei WALO, erklärt: «Früher lieferten uns die Workflows einzelne Ergebnisse, die manuell in eine Excel-Liste überführt und anschliessend weiter bearbeitet wurden. Durch SharePoint sind jetzt viel mehr Schritte direkt in den Workflow integriert». Darüber hinaus sind die Lösungen durch die Cloudbasis der Power Platform überall und von allen Geräten ohne VPN zugänglich – früher war ein VPN aufgrund der On-Prem Lösung notwendig.

Neben drei konkreten Workflows hat WALO gemeinsam mit novaCapta eine allgemeine Architektur für Power Platform Workflows inkl. Governance aufgesetzt. Auf dieser Basis wurden nicht nur die bestehenden Workflows überführt, sondern das Framework lässt sich problemlos auch auf andere Applikationen anwenden und bietet damit die Möglichkeit, zukünftig weitere Prozesse automatisiert abzubilden. Dabei hat WALO sich entschieden, das Design der Workflows nah an der alten Lösung zu orientieren, um eine schnelle und einfache User Adoption zu ermöglichen.
 

Besondere Methodik: Azure DevOps und agiles Vorgehen

Eine Besonderheit bei der Umsetzung der Workflows stellt die Methode dar: So wurde zum ersten Mal seitens novaCapta bei einem Kundenprojekt ein agiles Vorgehen auf Basis der Scrum-Methode angewandt. Dabei haben alle Beteiligten in wöchentlichen Sprints mit vollem Fokus an klar definierten Aufgaben gearbeitet, welche im wiederkehrenden Sprint Review-Termin (inkl. Sprint Planning und Budgetüberwachung) definiert wurden. So konnten Optimierungsmöglichkeiten sofort im anschliessenden Sprint produktiv umgesetzt werden, um Effizienz und Qualität zu erhöhen und auf Change Requests zu reagieren. Im Rahmen dieser Methode wurden zudem Azure DevOps genutzt, um Backlog Items und anstehende Aufgabenpakete transparent tracken zu können.

Die WALO Gruppe ist sehr zufrieden mit der Arbeit der novaCapta und hat das Team daher für weitere Power Platform Projekte engagiert – dabei werden weitere Workflowprozesse, die bisher klassisch über Papier oder E-Mail abgewickelt wurden, in eine digitale Umgebung überführt. Das Leistungsportfolio der novaCapta besteht dabei stets aus Beratung, Implementierung der Workflowprozesse sowie Support.

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