Was sind die oft vergessenen Regeln, die man bei der Planung und Umsetzung eines unternehmensweiten Automatisierungsprojektes in Betracht ziehen soll, um den Projekterfolg bestmöglich zu unterstützen? Und was sind die typischen Fehler, die Risiken hervorrufen? Der Erfolg eines Projektes liegt nicht nur an der Wahl der Technologie, sondern auch an der Vorgehensweise. Wir verraten unsere geprobten Do’s and Dont’s:
8 Tipps für ein erfolgreiches Automatisierungsprojekt
Das bringt Erfolg bei der Automatisierung
- Identifizieren Sie die Schwachstellen und das Optimierungspotenzial. Welche Geschäftsbereiche können Sie automatisieren und wo ist der erzielte ROI am höchsten? Die potenziellen Optimierungsstellen können beispielerweise folgende Merkmale aufweisen:
- Viel, sich wiederholende manuelle Arbeit
- Schwer auffindbare digitale Inhalte
- Mangel an Transparenz über die Abläufe
- Schwierigkeiten bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
- Zeitaufwändige oder arbeitsintensive Datenextraktion aus Dokumenten
- Mangelnde Self-Service Optionen für Endkunden
- Komplexe oder unstrukturierte Geschäftsabläufe
- große Abhängigkeit von der IT – hoher Bedarf an neue Applikationen & Lösungen, mangelnde Ressourcen
2. Zuständigkeiten klären: Stellen Sie sicher, dass Technologie-Stakeholder und Business-Stakeholder jeweils abgestimmt sind und die Anforderungen gegenüber beide Seiten klar kommuniziert und auch durch alle Stakeholder bestätigt wurden. Dabei ist es kritisch, dass es einen strategischen Leiter gibt, der sicherstellen kann, dass ein regelmäßiger Wissenaustausch stattfindet sowie dass all die notwendigen Komponenten planmäßig zusammenarbeiten und keine Informationssilos entstehen.
3. Gehen Sie Ihr Projekt strukturiert an. Hier ist ein 4-Schritte-Beispiel:
1. Entdecken: Verstehen Sie zuallererst, wie Ihre Prozesse wirklich ablaufen. Wenden Sie Prozess-Mapping, Prozessmodellierung und Process Mining auf Ihre Kerngeschäftsprozesse an, um betriebliche Ineffizienzen und auch Möglichkeiten zu erkennen.
2. Entscheiden: Basierend auf den Erkenntnissen aus mehreren Datenquellen entscheiden Sie, was automatisiert werden soll. Finden Sie Ihren operativen Sweet Spot: diese ist die Stelle, wo Sie die höchste Kompetenz und einen konkurrenzlosen Wettbewerbsvorteil erzielen können, wenn Sie operative Exzellenz erreichen.
3. Handeln: Wenden Sie die richtigen Technologien an, um die richtigen Aufgaben und Prozesse zu automatisieren.
4. Optimieren: Verbessern Sie Ihre Arbeitsabläufe kontinuierlich und verteilen Sie Ihre digitalen Ressourcen laufend neu, um Prozess- und Workflow-Blocker zu minimieren.
4. Auch kleine Erfolge feiern: Zeigen Sie auch die kleinen Fortschritte her, um Ihre Initiative voranzubringen. Ist ein Onboarding Prozess neulich automatisiert worden? Nicht schüchtern werden, Ihr Erfolg mag neue, spannende Ideen in Ihren Kollegen anregen.
Woran kann ein Projekt scheitern?
1. Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu lösen. Vermeiden Sie einen „One-and-Done“-Ansatz. Die unternehmensweite Automatisierung ist ein fortlaufender Prozess. Bei einem zyklischen Ansatz werden die durch die umgesetzte Automatisierungslösung gewonnenen Daten als Grundlage für weitere Optimierungsmaßnahmen dienen, was letztendlich zu noch besseren Ergebnissen führt.
2. Vergessen Sie es nicht, auch die Entscheidungswege in Ihren Prozessen zu digitalisieren und automatisieren. Für eine gute Automatisierungsstrategie ist es nicht ausreichend, nur Dokumente zu digitalisieren: es müssen auch die Logik und die Entscheidungswege in Betracht bezogen und in Ihre digitalen Workflows eingebaut werden. Um Effizienz zu steigern und hängende Prozesse zu vermeiden brauchen Sie kontinuierliche, digitale Feedbackschleifen, die die digital hinterlegten Entscheidungsfindungen in die jeweils aktuellen Prozessstände einführen und nicht auf einen obsoleten Stand zurückgreifen.
3. Lassen Sie es nicht zu, dass kostenlose Software und Technologien die Oberhand haben und Ihre Strategie dominieren. Das kann zu Schatten-IT führen, Compliance-Probleme verursachen und die Umsetzung der Unternehmensstrategie verzögern oder sogar verhindern.
4. Vergessen Sie nicht von Ihren Kollegen bei der Optimierung des Kundenerlebnisses durch Automatisierung. Automatisieren Sie strategisch, in dem Sie auch die Effizienzsteigerung Ihres Back-Offices anstreben und auch Frontline Kollegen die richtigen Tools in die Hand geben – so werden Ihre Kunden- UND Mitarbeiter gleichmäßig glücklicher.
Fazit
Ein Automatisierungsprojekt ist also - vor allem wenn die Technologie unternehmensweit in mehreren Abteilungen eingeführt wird - in der Regel kein einmaliges Vorhaben, sondern ein laufend optimierter Prozess. Unsere Tipps sollten Sie dabei helfen, Risiken beim Projektmanagement zu erkennen und diesen frühzeitig entgegenzukommen - dabei darf aber nicht vergessen werden, dass das Zusammenspiel vieler weiteren Komponenten hier notwendig ist: Unternehmenskultur und Technologie (oder eine Kombination mehrerer Technologien) sind beispielerweise genauso ausschlaggebend wie die hier vermittelten Ratschläge.