Migration – Von IBM Lotus Notes zu Microsoft SharePoint wechseln

Eine Migration von Lotus Notes/Domino nach SharePoint/Exchange besteht grundsätzlich aus mindestens 2 Bereichen:

1. Die Migration des E-Mail-Systems von IBM Domino zu Microsoft Exchange (Postfach-Migration)
2. Die Migration von IBM Lotus Notes-Daten und  -Anwendungen zu Microsoft SharePoint/SQL (Anwendungs-Migration)

In den nachfolgenden Ausführungen sprechen wir im Wesentlichen über Punkt 2.

Zu Punkt 1 werden in Kürze ebenfalls an dieser Stelle Informationen bereitstehen.

Die Migration von Lotus Notes-Anwendungen nach SharePoint muss sorgfältig geplant und durchgeführt werden.

Zu den wichtigsten Kriterien gehört dabei, die Konsistenz der Daten und Business-Logik sicherzustellen. Nur so wird gewährleistet, dass auch businesskritische Notes-Datenbanken nach der Umstellung zu einer SharePoint-Anwendung den gleichen Business UseCase abbilden und mit den modernen Möglichkeiten der Microsoft-Plattform hohe Mehrwerte bieten.

Eine Migration von IBM Notes zu Microsoft SharePoint ist in der Regel komplex und kaum durch die Verwendung eines einzigen Daten-Migrations-Tools möglich. Da diese Umgebungen unterschiedliche Strukturen und Technologien verwenden, macht es Sinn, die Umstellung in mehreren Schritten umzusetzen. Unsere Microsoft SharePoint Experten unterstützen Sie gerne bei der Planung und Durchführung Ihres Migrationsprojektes. Als Teil der TIMETOACT GROUP können wir über unsere SharePoint-Kompetenz hinaus auf die langjährige Erfahrung unserer Kollegen aus der TIMETOACT Software & Consulting GmbH in der Entwicklung und Integration von IBM Notes Domino zurückgreifen. Das so gebündelte Know-how ermöglicht die besonders effektive Migration von IBM Notes zu Microsoft SharePoint.

Bei der Umstellung von IBM Notes auf Microsoft SharePoint sind eine gründliche Vorbereitung und sorgfältige Umsetzung notwendig, um einen reibungslosen Wechsel zu gewährleisten. Unsere erfahrenen Consultants unterstützen Sie dabei von der Erst-Analyse über die Migration selbst bis hin zum Erstellen passgenauer Workflows und Applikationen in Microsoft SharePoint. Die Projektumsetzung erfolgt je nach Situation agil oder entsprechend des Wasserfallmodells.

​Schritt 1: Vorbereitung und Analyse der IBM Notes Applikationen

Bestandsaufnahme der Notes-Applikationen

Typischerweise erfolgt zuerst eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Notes-Applikationen. Die Erfahrung zeigt, dass dabei unter Umständen mehrere Application Owner in die Diskussion einbezogen werden müssen. Dies ist oft ein Punkt, der zeitkritisch sein kann. Die Application Owner bringen mindestens die fachliche Sicht auf die Applikation mit und können oft auch das frühere Lasten-/Pflichtenheft oder die Applikationsdokumentation beisteuern. Als Ergebnis entsteht eine globale Übersicht der Notes-Landschaft ggfs. mit der jeweiligen fachlichen Beschreibung und Dokumentation als Grundlage der weiteren Betrachtung.

Kategorisierung und Analyse

Nachdem alle Notes-Applikationen aufgelistet sind, werden die Relevanz und Komplexität jeder Applikation bewertet und die Funktionalitäten analysiert. Hierbei erstellen wir für jede relevante Applikation eine IST-Analyse der Funktionen, Daten und Prozesse auf fachlicher und technischer Basis.

Diese Phase ist für die spätere Migration von IBM Notes zu SharePoint besonders wichtig, um festzustellen, welche Applikationen kritisch sind und um zu entscheiden, was schlussendlich migriert werden soll und was nicht.

Darauf aufbauend entsteht eine Bewertungsmatrix, die jede Applikation berücksichtigt und jeweils eine Bewertung hinsichtlich folgender Punkte beinhaltet:

• Fachliche Komplexität: z.B. –
  Niedrig
  Mittel
  Hoch
• Technische Komplexität
  Niedrig
  Mittel
  Hoch
• Business-Kritikalität:
  Niedrig
  Mittel
  Hoch
• Alternative Option:
  Überführung in andere Line of Business Applications (z.B. SAP, ERP, etc.)
  Make-or-Buy-Entscheidung
  Abschaltung
• Priorität der Umsetzung:
  Niedrig
  Mittel
  Hoch

Bei einer großen Anzahl von Applikationen sollte schon in diesem Schritt eine erste grobe Einschätzung des möglichen Aufwandes erfolgen. Auch hier können Kategorisierungen mit einer zugeordneten Zahl der Manntage für eine erste Projektabschätzung vorgenommen werden.

Schritt 2: Datenmigration von IBM Notes nach Microsoft SharePoint

Aus der Bewertungsmatrix des Schritt 1 werden die Applikationen ermittelt, die relevant für eine Umsetzung sind und Anhand der Umsetzungspriorität stückweise im Detail betrachtet.

Konzeptionierung in SharePoint

Mit Hilfe der IST-Analyse der relevanten Applikationen wird ein Konzept entwickelt, das festlegt, wie die verschiedenen Notes-Funktionalitäten in SharePoint abgebildet werden können.

In vielen Fällen haben Standard-Notes-Templates ein Äquivalent in SharePoint, wie zum Beispiel Diskussionsdatenbank, Kalender, Aufgabenliste, Team Sites, Kontaktliste und Dokumentenbibliothek. Es sollte darauf geachtet werden, dass SharePoint möglichst im Standard (eventuell unter Einbeziehung von Standard-Workflows und Nintex Workflows) verwendet wird.

Hierbei muss zum Beispiel einkalkuliert werden, dass der User ein neues User-Interface bekommt. Bei novaCapta verwenden wir in dieser Phase unsere typische ASAP² -Herangehensweise.

Zusammengefasst gehen wir den Weg des geringsten Aufwandes und untersuchen eine Umsetzungsmöglichkeit in folgenden Stufen:

• Im Standard von SharePoint umsetzbar (nur Konfiguration)?
• Erweiterung des Standards durch Workflows (SharePoint Designer oder Ninetx) möglich?
• Individuelle Erweiterung direkt in der Oberfläche von SharePoint via clientseitigen Technologien (z.B. JavaScript, AngularJS, JQuery, Bootstrap, etc..) möglich und sinnvoll?
• SharePoint App-Modell möglich und anwendbar? (z.B. bei PLA Farm oder Office 365)
• SinglePageApplication-Ansatz sinnvoll?
• BackEndCode-Technologien möglich und erforderlich?
• Kombination der oben genannten Ansätze mit dem Ziel einer Lösung mit geringstem Aufwand sinnvoll?

Als besonders zeitkritisch erweisen sich immer Schnittstellen zu anderen Systemen im Unternehmen. Oft stehen den Kollegen die LoB-Applikationen nicht zeitnah zur Verfügung. Die Betrachtung von Schnittstellen sollte deswegen frühzeitig begonnen werden.

Diese Phase sollte bei der Umsetzung nach dem Wasserfall-Modell die entsprechenden Pflichtenhefte als Ergebnis haben. Für eine Beschleunigung des Projektablaufs kann auch über eine agile Methodik auf Basis eines Grobkonzeptes nachgedacht werden. Dies sollte durch einen SharePoint-erfahrenen Projektleiter gesteuert werden.

Weiterhin ist zu entscheiden, ob Daten aus den IBM Notes-Datenbanken in SharePoint-Listen überführt oder besser in einer SQL-Datenbank abgelegt werden. SharePoint bietet dazu entsprechend standardisierte Schnittstellen wie die Business Connectivity Services.

Umsetzung der Datenmigration von IBM Notes

Im Anschluss an die Konzeptionierung der Notes-Applikationen in SharePoint führen wir die Datenmigration mit Hilfe geeigneter Tools durch. Bei der Migration nach IBM Notes orientieren wir uns an dem zuvor erstellten Pflichtenheft (Wasserfall-Modell) oder den Konzepten (agiles Projektvorgehen). Die Migration der Lotus Notes Applikationen erfolgt durch Redesign basierend auf den technischen und funktionellen Möglichkeiten von SharePoint.

Schritt 3: Umsetzung der IBM Notes Applikationen in Microsoft SharePoint

Nach der Inhalts- und Design-Migration erfolgt der letzten Schritt der Umstellung von IBM Notes nach Microsoft SharePoint. Hierbei wird die Businesslogik in SharePoint entsprechend der erstellten Konzepte nachgebaut. Soweit möglich verwenden wir hierzu Standard-SharePoint-Features (Konfigurationen und SharePoint-Workflows) sowie Nintex-Workflows, womit besonders zukunftsfähige Plattformen entstehen. Lassen sich notwendige Funktionen nicht mit SharePoint-Standards umsetzen, greifen wir auf unseren bewährten ASAP²-Ansatz zurück.​

Im Hinblick auf die Strategie von Microsoft, die BackEndCode-Komponenten auf SharePoint OnPremise-Servern zu reduzieren, empfehlen wir, das Applikationsdesign gleich auf clientseitigen Technologien zu definieren. Damit wäre eine Applikation PLA-konform und „cloud-ready” für Office 365. Siehe dazu auch: http://blogs.technet.com/b/pla/archive/2013/04/09/introducing-the-microsoft-product-line-architecture.aspx

Für den Ablauf des Projektes in diesem Schritt sollte zu einem frühen Zeitpunkt mit einem Proof of Concept (PoC) der Fachbereich einbezogen werden. SharePoint eignet sich hierfür hervorragend mit seinen Möglichkeiten, sehr schnell einen ggf. minimal funktionalen PoC zur Vermittlung des zukünftigen UI umzusetzen. Die Akzeptanz und die Adoption der neuen Lösung werden dadurch erheblich gesteigert.