Lizenz- und IT Asset Management wird immer komplexer – gerade unter den heutigen Gesichtspunkten einer zunehmenden Cloud- und hybriden Nutzung von IT-Ressourcen. Umso bedeutsamer ist es, den Überblick über seine Lizenzen zu behalten und nicht versehentlich in eine Kostenfalle zu tappen. Gang und gäbe ist die Erstellung einer Lizenzbilanz, um Unter- oder Überlizenzierung zu vermeiden. In unserem Vortrag auf der SAMS 2022 appellierten wir dafür, noch einen Schritt weiterzugehen, die richtigen Schlüsse aus dem Ergebnise zu ziehen und IT Asset Management nachhaltig zu optimieren. Die wichtigsten Erkenntnisse haben wir in diesem Blogbeitrag für Sie zusammengefasst.
Datum
02.06.2022
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„Lizenzbilanz und dann? IT Asset Management konsequent weitergedacht“ lautet nicht nur der Titel dieses Blogbeitrags. Unter demselben Thema stand auch der Vortrag der neuen TIMETOACT Business Unit Performance Strategy unter Leitung von Dr. Jan Hachenberger auf der SAMS Strategies 2022 (www.sam-strategies.de). Daran anknüpfend diskutierte das IT Asset Management Team unter Führung von Michael Bohlen in einer Morning Session mit Teilnehmern über die Zukunft von SAM.
Die SAMS ist der führende Software Asset Management Kongress im DACH-Raum und lockte in diesem Jahr wieder 250 Besucher*innen nach Berlin. Neben den zwei Vorträgen war die TIMETOACT GROUP mit einem Stand vor Ort und stellte ihr Portfolio rund ums IT Asset Management vor.
Mehr zur SAMS 2023 erfahren Sie hier.
Betrachten wir die Fragestellung "Lizenzbilanz und dann?" einmal genauer. Nahezu jedes Unternehmen wird in irgendeiner Weise die gekauften Softwarelizenzen mit den tatsächlichen Softwarenutzungen gegenüberstellen, also eine Lizenzbilanz erstellen.
Schon hier findet eine zunehmende Verlagerung der IT-Nutzung bzw. Bereitstellung weg vom lokalen On Prem-Lösungen und hin zu dezentralen, gehosteten, hybriden oder direkt über die Cloud / Software as a Service (SaaS) konsumierten Anwendungen und IT-Ressourcen statt. Dies hat signifikante Auswirkungen auf beide Seiten einer Lizenzbilanz. Softwareverträge und Lizenzbestände werden nicht mehr nur ausschließlich zentral in der IT oder im Einkauf gepflegt, sondern verlagern sich immer mehr in die Fachbereiche hinein. Ein hier entstehender Bedarf wird direkt und oft ohne Wahrnehmung des eigentlichen Beschaffungsprozesses befriedigt, indem beispielsweise über eigenes Budget, die Reisekosten oder die Kreditkarte des Mitarbeiters „mal schnell“ gekauft wird.
Eine nachhaltige Pflege, Konsolidierung und Planung der IT-Lizenzen und Verträge wird dadurch nahezu unmöglich. Auf der anderen Seite wird es immer schwieriger die eigentliche Softwarenutzung nachzuhalten. Viele Anwendungen werden schlicht nicht mehr von der IT-Abteilung und noch öfter gar nicht im eigenen Rechenzentrum betrieben. Diesen Trend haben Softwareanbieter längst erkannt.
Der hauptsächliche Nachteil von Cloud-Lösungen, nämlich die Abhängigkeit von einem Anbieter, wird voll ausgespielt, indem einem der Einstieg möglichst einfach gemacht wird und meist ohne große Kosten erfolgt. Werden dann aber nach einiger Zeit mehr Cloud-Ressourcen benötigt, beispielsweise in Form von mehr User-Zugriffen, mehr Performance oder Datenbankinstanzen und deren Zugriffe wird der unkomplizierte Kauf schnell zu einem echten Kostentreiber. Diese Kosten sind sehr volatil und in der Tendenz steigend, so dass hier besonderes Controlling geboten ist, z. B. durch den FinOps-Ansatz.
Daraus ergeben sich folgende Vorteile:
- Erhöhung der Transparenz des tatsächlichen Softwareeinsatzes
- Erhöhung der Qualität und Verfügbarkeit von Daten zum Softwareeinsatz
- Korrekte und regelmäßige Bestimmung des Lizenzbedarfs und der Lizenzbilanz
- Auditsichere Verwaltung des effektiven Lizenzbestandes und der Lizenzverträge
- Auditsichere Compliance auf Basis einer automatisierten Lizenzbilanzierung
- Erheblich reduzierter Aufwand für die Vorbereitung und Durchführung von Audits
- Steigerung der Wirtschaftlichkeit des Softwareeinsatzes (z. B. durch das Umsetzen von Optimierungspotenzialen)
- Steigerung der Transparenz bezüglich der Softwarekosten in den einzelnen Unternehmensbereichen und Möglichkeit der betriebsinternen Leistungsverrechnung
- Vermeidung unnötiger Lizenzausgaben
- Bewertung von Risiken in der Softwarenutzung (z. B. Patchstände, Versionen) und in der Lizenzierung (z. B. freie oder doch kommerzielle Nutzung)
TIMETOACT unterstützt Sie rund um IT Asset Management
TIMETOACT bietet umfassende Beratung und Unterstützung, um das IT Asset Management seiner Kunden auf ein neues Level zu heben. Wir analysieren die aktuelle Situation des Unternehmens und erstellen für alle vier Hauptziele den aktuellen Reifegrad sowie nötige und mögliche Optimierungsansätze. Da IT Asset Management direkt und indirekt mit vielen weiteren Bereichen im Unternehmen agiert, macht es Sinn auch diese zu betrachten und IT Asset Management in einem erweiterten Kontext zu sehen.
Die TIMETOACT Business Unit Performance Strategy, zu der auch sämtliche Dienstleistungen rund um das IT Asset Management gehören, hat sich genau das zur Aufgabe gemacht, indem die gesamte Wertschöpfung der IT betrachtet und optimiert wird:
- Anpassung der IT-Strategie / Digitalisierungsstrategie
- IT-Portfolio-Analyse
- Technologie Business Management
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- Verhandlungsunterstützung
- Bewertung von Lieferanten
- Vertragsmanagement
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- Ableitung von IT Services
- IT-Infrastruktur / Service Mapping
- IT Asset Discovery und Inventory (CMDB)
- Kontrolle der Lizenz Compliance
- Lizenzauditmanagement
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- Demand Planung / Forecast
- Preisgestaltung von IT Services und Entwicklung von Verrechnungsmodellen
- FinOps
- ...
- End of Standard Support / End of Life Monitoring
- Ableitung von Berechtigungsrollen
- ...
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Bedeutung von IT Asset Management in einer immer komplexer, dezentraler und hybrider werdenden IT-Welt enorm an Bedeutung gewonnen hat und weiter gewinnen wird. Es gilt IT-Ressourcen verschiedener Hersteller auf Workstations, Servern, on-premise, in der Cloud, hybrid oder als Cloud-Apps planbar, kostenoptimiert und auditsicher zu managen. Des Weiteren wird IT Asset Management nicht mehr isoliert betrachtet, sondern es interagiert und / oder beeinflusst andere Bereiche, wie IT Sourcing, IT Service Management, IT Controlling und letztlich auch die IT-Strategie.
Durch ein klar strukturiertes IT Asset Management, welches in die IT-Strategie des Unternehmens eingebunden ist, und die Unterstützung von externen Spezialisten wie der TIMETOACT lassen sich die Vorteile eines modernen IT Asset Management heben und die vier wichtigsten Ziele – Transparenz schaffen, Kosten senken, Risiken minimieren und Richtung vorgeben – nachhaltig realisieren.