Die Migration von IBM Notes nach Microsoft SharePoint

Eine Migration von Lotus Notes/Domino nach SharePoint/Exchange besteht grundsätzlich aus mindestens zwei Bereichen:

1. Die Migration des E-Mail-Systems von IBM Domino zu Microsoft Exchange (Postfach-Migration)
2. Die Migration von IBM Lotus Notes-Daten und -Anwendungen zu Microsoft SharePoint/SQL (Anwendungs-Migration)

In den nachfolgenden Ausführungen sprechen wir im wesentlich über Punkt 2. 

Die Migration von Lotus Notes-Anwendungen nach SharePoint muss sorgfältig geplant und durchgeführt werden. 
Zu den wichtigsten Kriterien gehört dabei, die Konsistenz der Daten und Business-Logik sicherzustellen. Nur so wird gewährleistet, dass auch businesskritische Notes-Datenbanken nach der Umstellung zu einer SharePoint-Anwendung den gleichen Business Use Case abbilden und mit den modernen Möglichkeiten der Microsoft-Plattform hohe Mehrwerte bieten.

Eine Migration von IBM Notes zu Microsoft SharePoint ist in der Regel komplex und kaum durch die Verwendung eines einzigen Daten-Migrations-Tools möglich. Da diese Umgebungen unterschiedliche Strukturen und Technologien verwenden, macht es Sinn, die Umstellung in mehreren Schritten umzusetzen. Unsere Microsoft SharePoint-Experten unterstützen Sie gerne bei der Planung und Durchführung Ihres Migrationsprojektes. Als Teil der TIMETOACT GROUP können wir über unsere SharePoint-Kompetenz hinaus auf die langjährige Erfahrung unserer Kollegen aus der TIMETOACT Software & Consulting GmbH in der Entwicklung und Integration von IBM Notes Domino zurückgreifen. Das so gebündelte Know-how ermöglicht die besonders effiziente Migration von IBM Notes zu Microsoft SharePoint.

In 3 Schritten Migrieren von IBM Notes zu Microsoft SharePoint

Bei der Umstellung von IBM Notes auf Microsoft SharePoint sind eine gründliche Vorbereitung und sorgfältige Umsetzung notwendig, um einen reibungslosen Wechsel zu gewährleisten. Unsere erfahrenen Consultants unterstützen Sie dabei von der Erst-Analyse über die Migration selbst bis hin zum Erstellen passgenauer Workflows und Applikationen in Microsoft SharePoint. Die Projektumsetzung erfolgt je nach Situation agil oder entsprechend des Wasserfallmodells.

Schritt 1: Vorbereitung und Analyse der IBM Notes-Applikationen

Bestandsaufnahme der IBM Notes-Applikationen

Typischerweise erfolgt vor der Migration zu Microsoft SharePoint eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Notes-Applikationen. Die Erfahrung zeigt, dass dabei unter Umständen mehrere Application Owner in die Diskussion einbezogen werden müssen. Dies ist oft ein Punkt, der zeitkritisch sein kann. Die Application Owner bringen mindestens die fachliche Sicht auf die Applikation mit und können oft auch das frühere Lasten-/Pflichtenheft oder die Applikations-Dokumentation beisteuern. Als Ergebnis entsteht eine globale Übersicht des Notes-Landschaft ggfs. mit der jeweiligen fachlichen Beschreibung und Dokumentation als Grundlage der weiteren Betrachtung.

Kategorisierung und Analyse

Nachdem alle Notes-Applikationen aufgelistet sind, wird die Relevanz und Komplexität jeder Applikation bewertet und die Funktionalitäten werden analysiert. Hierbei erstellen wir für jede relevante Applikation eine IST-Analyse der Funktionen, Daten und Prozesse auf fachlicher und technischer Basis.

Diese Phase ist für die spätere Migration von IBM Notes zu SharePoint besonders wichtig, um festzustellen, welche Applikationen kritisch sind und um zu entscheiden, was schlussendlich migriert werden soll und was nicht.

Schritt 2: Datenmigration von IBM Notes nach Microsoft SharePoint

Konzeptionierung in SharePoint

Mit Hilfe der IST-Analyse der relevanten Applikationen wird ein Konzept entwickelt, das festlegt, wie die verschiedene Notes-Funktionalitäten in SharePoint abgebildet werden können.

In vielen Fällen haben Standard Notes-Templates ein Äquivalent in SharePoint, wie zum Beispiel die Diskussionsdatenbank, Kalender, Aufgabenliste, Team Sites u. v. m. Bei der Konzeptionierung der SharePoint-Applikationen achten wir darauf, möglichst auf diese SharePoint-Standards zurückzugreifen.

Umsetzung der Datenmigration von IBM Notes

Im Anschluss an die Konzeptionierung der Notes-Applikationen in SharePoint führen wir die Datenmigration mit Hilfe geeigneter Tools durch. Bei der Migration nach IBM Notes orientieren wir uns an dem zuvor erstellten Pflichtenheft (Wasserfall-Modell) oder den Konzepten (agiles Projektvorgehen). Die Migration der Lotus Notes-Applikationen erfolgt durch Redesign basierend auf den technischen und funktionellen Möglichkeiten von SharePoint.

Schritt 3: Umsetzung der IBM Notes-Applikationen in Microsoft SharePoint

Nach der Inhalts- und Design-Migration erfolgt der letzte Schritt der Umstellung von IBM Notes nach Microsoft SharePoint. Hierbei wird die Businesslogik in SharePoint entsprechend der erstellten Konzepte nachgebaut. Soweit möglich verwenden wir hierzu Standard-SharePoint-Features (Konfigurationen und SharePoint Workflows) sowie Nintex Workflows, womit besonders zukunftsfähige Plattformen entstehen. Lassen sich notwendige Funktionen nicht mit SharePoint-Standards umsetzen, greifen wir auf unseren bewährten ASAP²-Ansatz zurück.