PIM- oder ERP-first? Die richtige Strategie zur Anlage von Produktdaten für erfolgreiche Projekte

Ein gut gestalteter Prozess zur Anlage und Pflege von Produkten bildet die Grundlage zahlreicher erfolgreicher Projekte. Dabei stellt sich zu Anfang eines Projektes die grundsätzliche Frage, in welchem System die Anlage der ersten Stammdaten sinnvoller ist: Ist hier ein PIM-first oder ERP-first Ansatz besser geeignet? Die Antwort ist stark vom konkreten Use Case abhängig, es gibt jedoch generelle Leitlinien, an denen sich Unternehmen orientieren können, um einen reibungslosen Start zu gewährleisten. In diesem Blogbeitrag erfährst du, in welchen Fällen ein PIM- oder ein ERP-System als Anlage von ersten Stammdaten von Vorteil ist und welche Hintergrundüberlegungen du vor dem Start deines Projektes berücksichtigen solltest.

Ein ERP ist in den meisten Systemen Kernbestandteil der IT-Architektur, und viele planerische und strategische Prozesse sind hier abgebildet. Forschung und Entwicklung verfügen meist über eigene Prozesse, deren Ergebnisse mit einem gewissen Reifegrad in ein ERP-System überführt werden.

In einem PIM-System wird die interne und externe Kommunikation zu Produkten und Artikeln vorbereitet. Aber auch die Vorbereitung neuer Produkte, die Planung und Ausgestaltung des eigenen Portfolios und die Vertriebswege- und -kommunikationsplanung kann von hier gesteuert werden, genauso wie die Produktbedarfssammlung und -analyse.

Zu definieren, wie der Produktlebenszyklus in den Systemen abgebildet, welches System für welche Belange das führende ist und wo Prozesse gestartet, gesteuert und überwacht werden, ist daher für Effizienz und Akzeptanz der IT-Landschaft von zentraler Bedeutung.

Eine der Gretchenfragen: ERP-first oder PIM-first?

Immer wenn es um Produktdaten im Allgemeinen geht, stellt sich zu Anfang eines Projektes die Frage, in welchem System die ersten Stammdaten entstehen sollen.

Um es vorwegzunehmen: Für alle Fälle eindeutig lässt sie sich nicht beantworten, da es hier stark auf Geschäftsmodell und -prozess, auf die Schnittstellenfähigkeiten des ERP-Systems und auf die Lebenszyklen der Produkte ankommt. Es gibt jedoch generelle Best Practices, die eine solide Guideline bieten.

Ein Beispiel
Bei einem Großhändler werden Waren verschiedener Hersteller ein- und an verschiedene Kunden weiterverkauft. Die Hersteller liefern dazu Produktdaten in verschiedenen Qualitäten und Formaten. Die Entscheidung, welche Produkte welches Herstellers ins Portfolio aufgenommen werden und welche neuen Hersteller ins Sortiment eingegliedert werden sollen, wird bestimmt von Konditionen und nach kaufmännischen Gesichtspunkten. Die weitere Anreicherung mit Produktinformationen für die eigenen Kunden erfolgt ausschließlich für die aufgenommenen Artikel in einem nachgelagerten Schritt.
Auf den ersten Blick scheint alles klar: Die Produkte beginnen im ERP zu leben, geboren aus den Stammdaten der importierten Preislisten.

Nehmen wir für den Beispielfall aber an, dass jeder Hersteller seine eigene Interpretation davon nutzt, in welchem Format er unserem Großhändler seine Daten zur Verfügung stellt, und dass die Qualität der Daten stellenweise noch großes Optimierungspotenzial birgt.

PIM-Systeme besitzen spezialisierte Werkzeuge für Im- und Export unterschiedlichst strukturierter Informationen ins eigene Datenmodell. Ihre Validierungs- und Qualitätssicherungsmechanismen können z.B. auch dafür genutzt werden, dass dem ERP nur die Daten in einem sauberen Format zur Verfügung gestellt werden, die einen hinreichenden Pflegegrad haben.

Dann könnte ein Import der Herstellerdaten über das PIM den Aufbau und die Wartung (und das gerade in ERP-Systemen aufwändige Fehlerhandling) vieler ERP-Schnittstellen schon im Vorfeld unnötig machen.

Bei der Entscheidung, welches System bei der Produkt- und Artikelerstellung führend ist, gibt es einige Leitfragen, die für ein gutes Design des späteren Ablaufs hilfreich sind:

  • Wie gelangen die ersten Produkt- und Artikeldaten ins Unternehmen? 
    • Werden sie im Unternehmen selbst erstellt, sei es bei eigener Produktentwicklung oder -herstellung oder weil Zulieferer keine in automatisierten Prozessen verwendbaren Produktinformationen liefern, weist einiges darauf hin, dass ein PLM- oder PIM-System ein guter Einstieg in Datenerhebung und -pflege ist.
    • Werden sie von externen Quellen übernommen, kann das ERP ein guter Einstieg sein, sofern es über gut konfigurierbare Schnittstellen mit effizientem Handling von Ausnahmen verfügt, und wenn die externen Datenquellen format- und inhaltsstabil so liefern, dass gezielt die relevanten Daten abgerufen werden können. Andernfalls sollte abgewogen werden, ob nicht das PIM-System mit seinen ausgeprägten ETL-Mechanismen vorgeschaltet werden sollte, um die Qualität der ins ERP zu importierenden Daten herzustellen und abzusichern.
       
  • Werden Fremdproduktdaten zur Entscheidungsvorbereitung oder für Staffelvertrieb genutzt?
    • Stehen Daten von Konkurrenz- oder nicht selbst vertriebenen Produkten in guter Qualität zur Verfügung, können daraus oft strategische Schlüsse gezogen werden, ob und inwieweit das eigene Sortiment vollständig ist, wo sich Diversifikation auszahlen könnte und wie die eigenen Artikel im Vergleich zu Fremdartikeln stehen. Da in der Regel solche Daten das ERP-System nicht belasten sollen und PIM-Systeme über Mechanismen für Produktvergleiche out-of-the-box mitbringen, sind sie für solche Szenarien ein interessanter Einstiegspunkt.
    • In Szenarien, in denen Artikel jenseits des eigenen Sortiments angeboten und erst bei Bestellung im ERP-System angelegt werden sollen (gerade im Groß- und Zwischenhandel gibt es eine Reihe an Szenarien, bei der die schiere Menge möglicher interessanter Artikel kaum von einer Organisation beherrschbar ist), kann ein PIM-System mit den vorhandenen Herstellerdaten Bestellungen und Reservierungen ermöglichen; Shop oder Bestellsystem erzeugen dann im Zuge der Bestellung einen Verkaufsartikel im ERP mit den im PIM vorhandenen Stammdaten, so dass sich die Ein- und Verkaufsprozesse nur mit den tatsächlich aktiv bewirtschafteten Artikeln beschäftigen müssen.
       
  • Gibt es ein außengesteuertes Produktdesign oder eine kundeninitiierte Artikelentstehung?
    • Gerade in B2B-Szenarien wie beispielsweise bei Fertigung auf Bestellung mit hohem Individualisierungsgrad kann es sinnvoll sein, die Individualisierung in einem PLM- oder PIM-System vorzubereiten und erst die ausdesignten Produkte und Artikel ans ERP zu übergeben, um zu vermeiden, alle möglichen, mit den Optionen exponentiell wachsenden Kombinationen dort von vorneherein abzubilden.
    • Liefern Systeme Daten zu Anfragen, die mit dem bestehenden Artikelstamm nicht befriedigt werden können, können sie in einem PIM-System systematisiert und gesammelt werden, um Produktplanungsprozesse und die Entscheidungen für Sortimentserweiterungen zu unterstützen.
       
  • Können bestehende Prozesse verschlankt oder effizienter gestaltet werden? Gibt es regelmäßig Flaschenhälse bei der ERP-Stammdatenpflege?
    • In vielen Unternehmen ist der Zugang zur Datenpflege im ERP sinnvollerweise stark reglementiert, sodass das Verhältnis zwischen Produktinitiatoren oder Produktmanagern und dem datenpflegenden Personal oftmals zu Verzögerungen im Produktanlageprozess führt. Durch ein PIM-System kann dieser Flaschenhals deutlich dadurch erweitert werden, dass Informationen bereits im PIM-System vorgepflegt und über Schnittstellen für das ERP zur Verfügung gestellt werden, und im ERP-System ausschließlich fehlende ERP-spezifisch relevanten Stammdaten ergänzt werden müssen. Das ermöglicht auf der einen Seite einen höheren Parallelisierungsgrad, auf der anderen Seite werden die ERP-Mitarbeiter entlastet, sodass insgesamt die Time-to-market optimiert wird.
    • In der Regel werden Informationen zur Produktstammdatenanlage nicht von den Mitarbeitern erzeugt, die sie im ERP pflegen. Sie werden meist über verschiedene Hilfsmittel vorerfasst und dann manuell oder teilautomatisiert ins ERP übertragen. Durch die systematische Vorerfassung im PIM, gekoppelt mit Validierungs- und Datenqualitätssicherungsmaßnahmen, können oftmals vorhandene redundante Prozessschritte vermieden werden. Zudem werden Übertragungsfehler ausgeschlossen.
    • Workflowmechanismen im PIM können die Anlageprozesse so steuern, dass durch sinnvolle Parallelisierung und definierte Qualitygates, die das Vorhandensein der für den nächsten Schritt notwendigen Daten und Informationen sicherstellen, Schleifen, Rückfragen und Wartezeiten minimiert werden können.
       
  • Gibt es zwingende technische oder geschäftsstrategische Gründe, die Entstehung von Produkten und Artikeln in einem bestimmten System zu verorten?
    • Manche – gerade über lange Zeit hinweg genutzte und immer weiter angepasste – Systeme diktieren bestimmte Prozessabläufe und machen eine Umstellung auf einen schlankeren Prozess schwierig und/oder unwirtschaftlich. Auch das Risiko einer Prozessänderung mit dem Bewusstsein der natürlichen Trägheit lange genutzter Arbeitsweisen sollte beleuchtet werden.
      In solchen Szenarien bietet es sich an, ERP- und PIM-System mit einem ERP-first- in Kombination mit einem Side-by-side-Ansatz zu verfolgen, um nach und nach in einem geplanten Änderungsprozess Funktionalitäten und Prozesse neu aufzuteilen und die IT-Architektur langsam und schonend umzubauen.
    • Auch bei einer geplanten ERP-Ablösung durch ein neueres System kann man durch dieses Vorgehen das PIM als Brücke zwischen dem alten und dem neuen System nutzen, wobei die Produktanlage dann einem Muster ERP[alt] à PIM à ERP[neu] folgt und das alte ERP irgendwann entfällt.

Fazit

Wie dieser Prozess am Ende optimal ausgestaltet wird, ist hochgradig individuell, da er von Technik und Geschäftsmodell, bestehender Herangehensweise, der Unternehmenskultur und -organisation, der Stellung einzelner Geschäftsbereiche und eventuell sogar von einzelnen Produkten abhängt.

Die genannten Leitfragen und Hintergrundüberlegungen zeigen, dass die im Zuge einer PIM-Einführung anstehenden Change Prozesse mit den dazu gewonnenen neuen Möglichkeiten vielerlei Optionen bieten, bestehende Abläufe zu hinterfragen, zu verschlanken und zu optimieren. Sie sollen helfen, die mit einem PIM-Projekt verbundenen Entscheidungen zur Veränderung der betrieblichen Abläufe bewusst, vorurteilsfrei und beleuchtet aus verschiedenen Blickwinkeln zu treffen.

Ein gut designter Produktanlage- und -pflegeprozess ist die Basis vieler Business Cases, die auf Produktdaten zurückgreifen, ihrerseits aber auch das abgebildete Portfolio und die Vertriebs- und Kommunikationsmaßnahmen beeinflussen. Er sollte Schleifen vermeiden, parallele Arbeitsschritte ermöglichen und sich dynamisch an Unternehmensstrategie und Marktanforderungen anpassen lassen, dabei gleichzeitig aber Datenqualität und Schutz der im ERP-System und in anderen geschäftskritischen Systemen ablaufenden Prozesse sicherstellen.

Du möchtest ein PIM-System in deinem Unternehmen einführen? Wir helfen dir bei der Auswahl und Implementierung der für dich passenden Lösung! Kontaktiere uns gerne.

Du hast Fragen oder Feedback?

Dann kontaktiere uns gerne direkt.

Hanno Kortmann
E-Commerce Consultant | Datenschutzbeauftragtersynaigy GmbHKontakt

Vertiefe dein Wissen mit uns

Blog 02.05.24
Blog 02.05.24

KI & Personalisierung: Zukunft der Softwareentwicklung

In dieser Folge von insights! erläutert Ralf Trapp, CEO von procelo, die Bedeutung von Menschen in der Softwareentwicklung. Dabei teilt er seine Erfahrungen und Erkenntnisse aus seiner langjährigen Tätigkeit im Mittelstandsbereich und gibt wertvolle Einblicke, wie Unternehmen ihre Softwareentwicklungspraktiken optimieren können, um hochwertige und zuverlässige Produkte zu liefern.

Blog 27.06.24
Blog 27.06.24

E-Commerce, KI und Personalisierung im Schäfer Shop

In der neuesten insights!-Folge spreche ich mit Andreas Reuter, dem CEO von Schäfer Shop, über die Erfolge von E-Commerce-Strategien, die Zukunft der Arbeit mit hybriden Arbeitsmodellen sowie die Auswirkungen innovativer Technologien wie Live-Übersetzungen und Deepfake auf die globale Zusammenarbeit, um Sprachbarrieren zu überwinden und innovative Wege der Kommunikation zu schaffen. Trotz der faszinierenden Möglichkeiten betonen wir auch die damit verbundenen Herausforderungen und ethischen Bedenken.

Blog 03.07.24
Blog 03.07.24

Wie sicher sind deine Systeme?

Gerade in den letzten Jahren wächst der E-Commerce Markt immer weiter und damit einhergehend werden auch die Angriffe auf E-Commerce Systeme häufiger. Cyberbedrohungen stehen mittlerweile an der Tagesordnung. Dabei ist es entscheidend, die verschiedenen Angriffsvektoren zu verstehen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um deine Plattform zu schützen. So gilt es Sicherheitslücken zu schließen und den reibungslosen Betrieb sicherzustellen.

Blog 04.07.24
Blog 04.07.24

So personalisiert KI mit Datenanalyse deinen Onlineshop

In der neuesten insights!-Folge hatten wir das Vergnügen, Ralph Hünermann, Gründer und Geschäftsführer der ODOSCOPE GmbH, im Studio zu begrüßen. Das Gespräch drehte sich um die Ansätze, die ODOSCOPE im Bereich der E-Commerce-Personalisierung, künstlicher Intelligenz und Datenanalyse verfolgt.

Blog 14.06.24
Blog 14.06.24

Vom Gästeerlebnis zur Kundenbindung: CX-Strategien im Okura

Wie schafft es ein Hotel, seine Gäste jeden Tag aufs Neue zu beeindrucken? In dieser insights!-Folge ist Niek Hammer, GM des Hotels Okura in Bangkok, zu Gast. Er teilt seine Erfahrungen, wie man im Hotelgewerbe mit Herz und Hingabe herausragenden Kundenservice bietet und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung schafft. Du erfährst, wie man mit Fehlern umgeht und warum ein menschlicher Führungsstil den Unterschied macht. Dabei beleuchtet Niek, wie das Okura-Team täglich Exzellenz anstrebt, was hinter ihrem kontinuierlichen Verbesserungsprozess steckt und welche Rolle die Mitarbeiterführung dabei spielt.

Blog 23.05.24
Blog 23.05.24

E-Commerce-Strategie: Augmented Reality für bessere CX

Möbelstücke virtuell im Wohnzimmer platzieren? Outfits anprobieren, ohne das Haus zu verlassen? Mit Augmented Reality wird Onlineshopping zum Erlebnis! Durch diese Technologie wird das Shoppen immer interaktiver und spannender und hat zur Folge, dass es zu weniger Unsicherheit und mehr Spaß beim Einkaufen führt!

Blog 16.05.24
Blog 16.05.24

Zukunft:Omnichannel-Strategien für ROI und Kundenzentrierung

Omnichannel ist nicht nur ein Buzzword – es ist unumgänglich für Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben wollen. Verzahnte Verkaufskanäle sind essentiell für ein reibungsloses Kundenerlebnis, das wiederum zu mehr Umsatz führt. Genau das ist das Thema der heutigen insights!-Folge. Dieses Mal kitzelt Sonja Fuhrmann, freie Journalistin, die insights aus mir heraus.

Blog 04.04.24
Blog 04.04.24

Digitaler Erfolg durch gemeinsame Unternehmenswerte

In dieser insights!-Folge beleuchten Laura Ludwig und Jan Stassen, die Gründer vom Museum für Werte, die Bedeutung von Werten und Organisationskultur in Zeiten des digitalen Wandels. Sie betonen die Notwendigkeit, nicht nur nach außen zu schauen, sondern auch nach innen zu reflektieren und die eigenen Werte in Technologie und Produktentwicklung zu integrieren.

Blog 21.03.24
Blog 21.03.24

Effizienzmaximierung durch KI, Personalisierung & Daten

In dieser insights!-Folge haben wir Philipp Krüger, Vice President Marketing & Consulting von Pimcore zu Gast. Gemeinsam diskutieren wir über die Zukunft der digitalen Technologie und nehmen dabei die Auswirkungen generativer KI, Hyper-Personalisierung und fortschrittlicher Datenmanagementlösungen auf das Marketing und E-Commerce ins Visier.

Blog 11.03.24
Blog 11.03.24

Personalisierung als Herzstück der Sales& Marketing-Strategy

In dieser insights!-Folge teilt Ali Saffari, Managing Partner von Voyage8 Group, Einblicke in effektive Führungsstrategien innerhalb des Vertriebs, Marketings und Customer Success. Ali diskutiert den Aufbau und die Anpassung von Vertriebsteams an sich wandelnde Marktdynamiken sowie die Nutzung von Daten zur Optimierung der Kundenansprache.

Blog 11.07.24
Blog 11.07.24

Mit modernen Order-Management-Systemen zu zufriedenen Kunden

In dieser Folge von insights! hatte ich das Vergnügen, Linda Kuhr, die Gründerin und Geschäftsführerin von Fulfillmenttools, zu Gast zu haben. Sie teilt ihre Erfahrungen und Einblicke in die Welt des modernen Order Managements und die Herausforderungen, die dabei gemeistert werden müssen.

Blog 05.07.24
Blog 05.07.24

Die Bedeutung der Datensouveränität

Datensouveränität ist nicht nur ein Marketing-Buzzword, sondern ein Erfolgsfaktor für Unternehmen, die in der globalen Wirtschaft ganz vorne mitspielen wollen. Die jüngste Bitkom-Studie zur Cloudsouveränität unterstreicht die wachsende Bedeutung von Cloud-Lösungen für deutsche Unternehmen und zeigt auf, dass 95 % der befragten Unternehmen Cloud Computing bereits im Einsatz haben oder noch nutzen wollen​.

Blog 26.01.23
Blog 26.01.23

Hackathon statt Kriterienkatalog bei Softwareauswahl?

In der heutigen insights!-Folge hat Joubin Rahimi, Nam Hoang Dong zu Gast. Die beiden Digitalisierungsexperten werfen einen Blick auf den Dauerbrenner „Software-Auswahl“ und seine Tücken. Welche innovativen Methoden eingesetzt werden können, um die Software-Auswahl sowohl an das Team als auch an das Unternehmen auszurichten. Wie beispielsweise Nam das Thema herangegangen ist, lernst du in dieser Folge.

Blog 19.01.23
Blog 19.01.23

Wie löst man den IT-Fachkräftemangel in IT-Systemen?

Nam Hoang Dong und Joubin Rahimi diskutieren in der neuen insights!-Folge über die Anforderungen und Herausforderungen in der IT-Leitung. Einen besonderen Fokus legen die Digitalisierungsexperten auf den Fachkräftemangel sowie auf die Ablösung von Legacy-Systemen in Unternehmen. Mit welchen Mitteln diese Engpässe gelöst werden könnten, erfährst du in dieser insights!-Folge.

Blog 12.01.23
Blog 12.01.23

Head of Product: Produktverantwortlicher oder Team-Dirigent?

Gastgeber und synaigy-CEO Joubin Rahimi und der Mitbegründer der Berliner Digital Vikings können voneinander nicht lassen: Zum vierten und vorerst letzten Mal tauschen sich heute die beiden Veteranen der Digitalisierung im Rahmen der Podcast-Serie ,,insights!‘‘ aus. Diesmal werfen sie einen näheren Blick auf die Rolle des Head of Product. Dessen Bezeichnung führt oftmals in die Irre, denn ein Produkt im eigentlichen Sinne verantworten nur die wenigsten von ihnen. Lars Rabe hält ihn gewissermaßen für einen Dirigenten und Übersetzer innerhalb der Organisationsstruktur eines Unternehmens. Bei einer derartigen Facettenreichhaltigkeit verwundert es nicht, dass es den klassischen Werdegang für einen Head of Product nicht gibt.

Blog 29.12.22
Blog 29.12.22

Diversity, Equity & Inclusion erfolgreich integrieren

Weil die beiden ersten Podcasts ungewöhnlich gut bei den Zuhörern angekommen sind, haben sich synaigy-CEO Joubin Rahimi und Digital Vikings-Mitbegründer Lars Rabe ein drittes Mal zusammen ans Mikrofon gesetzt. Und auch heute haben die beiden wieder ein Thema im Gepäck, das derzeit in aller Munde ist: Diversity im Unternehmen. Nicht wenige denken dabei zunächst an einen ausgeglichenen Anteil an weiblichen und männlichen Mitarbeitern. Oder an die Einführung des Genderns. Tatsächlich umfasst eine divers ausgerichtete Unternehmensphilosophie aber weit mehr und tiefgründigere Aspekte.

Blog 22.12.22
Blog 22.12.22

Wer braucht einen Chief Digital Officer und was macht er?

In ihrem Treffen tauschten sich Joubin Rahimi und digital vikings-Mitbegründer Lars Rabe über moderne Organisationsstruktur im digitalen Zeitalter aus. Jetzt haben sich die beiden Unternehmer ein zweites Mal vor dem Mikrofon getroffen. Diesmal gehen der Kölner und der Wikinger der Frage nach, wofür ein Chief Digital Officer, kurz CDO, eigentlich gut ist. Eine Frage, die sich manches Unternehmen auch heute noch stellt, denn in der Hierarchie der Organisationsstruktur hatte es der CDO in den Anfangsjahren nicht leicht.

Blog 19.12.22
Blog 19.12.22

Social Proof: So steigerst du deine Conversion Rate um 17 %

Nicht jeder Mensch legt gleich viel Wert auf die Meinung von anderen. Richtig eingesetzt kann Social Proof aber zum Conversion Booster in Onlineshops werden. Auf der Internationalen Eisenwarenmesse 2022 hat Joubin Rahimi einen Einblick in Prinzipien der Verhaltensökonomik gegeben und erklärt, wie man diese gewinnbringend für sich einsetzen kann.

Blog 12.12.22
Blog 12.12.22

Digitalisierung: Herausforderung für den Mittelstand

In unserem heutigen Podcast tauschen sich zwei gestandene Unternehmer des digitalen Zeitalters aus: synaigy-Geschäftsführer Joubin Rahimi und Digital Vikings-Mitbegründer Lars Rabe fachsimpeln zu Themen wie moderne Organisationsstruktur, den Sinn von OKRs oder einer noch immer seltenen Fehlerkultur in Unternehmen. So viel sei schon verraten, die beiden fanden in ihrer jeweiligen Unternehmensphilosophie überraschend viele Berührungspunkte.

Blog 12.12.22
Blog 12.12.22

3 Tipps: Durch Digitalisierung im Handel gewinnen

Digitalisierung ist eine Challenge für dich? Auf der Internationalen Eisenwarenmesse 2022 gibt Joubin Rahimi praxisorientierte insights zu Digitalisierungsthemen für den Handel sowie drei wertvolle Tipps, mit denen du jede Herausforderung im E-Commerce meistern kannst.

Jetzt Blog abonnieren und keine News mehr verpassen

✔️kostenlos ✔️jede Woche News ✔️Expertenwissen