Die Symbiose von PIM und ERP: Effiziente Datenverwaltung in einem dynamischen Marktumfeld

Jedes Unternehmen verfügt in irgendeiner Form über ein ERP-System, ob nun in Form von Aktenordnern, Excel-Listen, als schlankes kaufmännisches System oder großer Software-Bolide. Da das ERP-System bereits wichtige Produkt- und Artikelstammdaten beinhaltet, liegt es nahe, auch die weiteren Informationen zu den eigenen Angeboten dort zu ergänzen und zu managen. Die Anpassungen, die ein ERP-System duldet, sind allerdings (zurecht) eingeschränkt, meist kann nur technisch versiertes Personal Datenmodelle und Abläufe ergänzen. Zudem soll auch nicht jeder Zugriff auf das ERP-System bekommen. Einerseits, weil in einem ERP-System vertrauliche und sensible Informationen gespeichert sind, andererseits, weil für die meisten ERP-Systeme die nötigen Benutzerlizenzen doch recht engagiert bepreist sind.

Statt also den Kernaufgabenbereich eines ERP-Systems immer mehr aufzuweichen, ist es deshalb sinnvoller – und auf längere Sicht auch hinsichtlich Lizenz-, Implementierungs-, Prozess- und Wartungskosten günstiger – dem ERP ein PIM-System an die Seite zu stellen, das für den Bereich der Produktinformationspflege optimiert ist, und die Stammdaten zwischen den Systemen synchron zu halten.

Im Kern sind Grenzen wichtig …

Um zu entscheiden, welche Prozesse in welchem System am besten aufgehangen sind, schaut man sich am einfachsten als erstes die Kern-Geschäftsfunktionen der Systeme an.

Schon auf den ersten Blick lässt sich erkennen, dass der Schwerpunkt von ERP-Systemen im Bereich von Transaktionen liegt, während PIM-Systeme sich auf die Bereiche Management, Strukturierung und Austausch von Daten fokussieren. Zudem werden PIM-Systeme hauptsächlich zum Management von Verkaufsprodukten eingesetzt, während ERP-Systeme auch Rohstoffe, Einkaufs- und Produktionsmaterialien und Ressourcen verwalten.

Schnittmengen ergeben sich im Bereich des Produkt-Stammdatenmanagements, der Portfolioverwaltung und der Anbindung von Umsystemen wie Logistik und Vertrieb.

… genauso wie Brücken.

Idealerweise werden die gemeinsam genutzten Informationen zentral an einer Stelle verwaltet und von dort aus an die anderen relevanten Systeme übergeben. Die Zentralisierung der Produktstammdaten im PIM-System als Quelle hat dabei den Vorteil, die Anforderungen aller Nachfolgesysteme bündeln und berücksichtigen zu können, so dass die Stammdaten in allen Systemen immer aktuell, qualitätsgesichert und konsistent sind. Das ermöglicht gleichzeitig, dass sich andere Systeme gegenseitig auf den identischen Produktdatenstand verlassen können, wodurch sonst nötige Prüfungen und Mechanismen für Fehlerhandling in diesem Bereich entfallen können.

Besonderes Augenmerk sollte man dabei Statusinformationen schenken, da der Lebenszyklus eines Produktes in der Produktdatenpflege sich bspw. von dem im ERP-Geschäftsprozess unterscheidet:

Am Beispiel lässt sich erkennen, an welchen Stellen die Workflows von ERP und PIM aufeinander Einfluss nehmen.

In der Regel sind das die Stellen im Ablauf, die man durch (technische oder manuelle) Quality Gates absichern sollte. Im Optimalfall sind die Workflows dann so untereinander verschränkt, dass sie ein harmonisches Ganzes ergeben und Statuswechsel im einen System die nötigen Folgeschritte im anderen auslösen.

Die Vorteile einer Kombination von ERP und PIM

Ein PIM kann ein ERP-System gleich in mehrerlei Hinsicht unterstützen:

• Externe Daten werden mit nur einer Schnittstelle ins ERP aufgenommen – vorab geprüft, qualitätsgesichert und in auf das ERP hin optimierter Form. Wartung und Anpassung mehrerer Schnittstellen entfallen ebenso wie komplexes Fehlerhandling im ERP.
• ERP-fremde Objekte, Daten und Abläufe können aus dem ERP herausgehalten werden. Entsprechende Customizing- und Wartungsaufwände entfallen, Individualisierungen sind an dieser Stelle nicht notwendig.
• Die Schnittstellen zu Umsystemen wie E-Commerce, Kundensystemen, Marketplaces etc. können auf die transaktionalen Daten (Preise, Bestände, Bestellungen etc.) zurückgebaut werden. Die Abbildung ERP-fremder Strukturen für die Versorgung anderer Systeme wird auf das dafür spezialisierte PIM-System verlagert.
• Der Zugang zum ERP-System ist für Produktmanagement-, Marketing-Team und Übersetzer oder allein aus Recherchezwecken nicht mehr notwendig. Der Lizenzumfang kann entsprechend optimiert werden.
• Workflowkomponenten und Werkzeuge im PIM sind auf die Daten- und Strukturpflege hin optimiert. Aktualisierung und Erweiterung von Strukturen und Merkmalsleisten auf neue Anforderungen hin sind mit minimalem Aufwand (je nach PIM-System auch durch die Fachabteilungen) einfach, schnell und flexibel möglich, ohne einen negativen Einfluss auf das Kerngeschäft zu haben.

Fazit

In einem sich konstant ändernden Marktumfeld fordern immer neue Geschäftsprozesse gerade die Systeme im Herzen des Unternehmens heraus. Die Abbildung neuer Geschäftsmodelle ist insbesondere für das ERP immer mit einer Vielzahl von Implikationen verbunden. Zusätzlich stellen Prozesse rund um die Dateneinvernahme und die zur Verfügung Stellung von Daten hohe Ansprüche an ein ERP-System, insbesondere wenn viele Änderungen an der Tagesordnung sind.

Allein die Wartung der vorhandenen Individualisierungen im ERP-System stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen: Die komplexen Prozesse sind oft kaum noch überschaubar, die Zuordnung verwalteter Informationen zu ihren Zwecken erfordert viel Übersicht und Dokumentationsaufwand, und spätestens, wenn ein Update ansteht, muss oft viel Zeit für Tests und ggf. Anpassungen eingeräumt werden, um sicherzustellen, dass der betriebliche Ablauf ungestört bleibt.

Ein PIM-System kann viele dieser Problemfelder adressieren und ist als Spezialanwendung für die Modellierung auch komplexester Produktdatenstrukturen darauf ausgelegt, diesen Teil der Geschäftslogik von den Kernsystemen weg zu kapseln. Mit den Funktionen als Drehscheibe für Produktdaten wird die Anbindung externer Systeme und Kanäle optimal unterstützt – auch dort optimiert auf die geforderten oder angebotenen Strukturen. Und durch die Entzerrung der Geschäftsprozesse ist die Fokussierung und Optimierung der Abläufe aufgrund der Komplexitätsreduktion deutlich leichter und weniger risikobehaftet.

Wo das ERP-System der Garant für die Stabilität, Robustheit und Verlässlichkeit des Unternehmens ist, ergänzt das PIM-System die Möglichkeiten, flexibel und dynamisch Produktdaten zu verwalten und auszutauschen. ERP und PIM konkurrieren daher nicht – sie sollten ein Dreamteam sein.

Wenn du Hilfe benötigst, unterstützen wir dich gerne bei der Auswahl und Einführung deines PIM-Systems. Kontaktiere uns einfach.