Thieme Compliance – Auf dem Weg zur Projektorganisation: Agile Projektportfolios mit Atlassian-Tools

Thieme Compliance bietet Kliniken, Krankenhäusern und Praxen Lösungen rund um die Patientenaufklärung und -kommunikation. Ein Netzwerk aus mehr als 400 medizinischen Autoren, Redakteuren, renommierten Juristen und IT-Experten sorgt für höchste Qualität der Produkte und Lösungen.

Im Jahr 2016 entschied sich das Unternehmen, seine Projekte abteilungsübergreifend mit einem Tool abzubilden. Rainer Friedensohn, der als Director IT & QMS unter anderem verantwortlich für die IT-Systeme ist, beschreibt den damaligen Stand so: „Im Unternehmen wurden zu diesem Zeitpunkt Projekte mit verschiedenen Tools – von Excel-Tabellen, über MS Project bis hin zu Whiteboards – abgebildet. Ziel war es, eine Transparenz über alle Projekte, Initiativen und Vorhaben zu erhalten.“

Da man bei Thieme Compliance schon früher Jira und Confluence in einzelnen Abteilungen einsetzte, entschied man sich, auch das Projektportfoliomanagement (PPM) und das Demand-Management mit den Atlassian-Tools umzusetzen. Zusätzlich wurde die Marketplace App „BigPicture Enterprise“ (SoftwarePlant) eingeführt, da sie, wie der Name es sagt, das „große Bild“ über alle Projekte innerhalb des Unternehmens sichtbar macht. Neben der zentralen Übersicht über alle Projekte sollten die Tools auch zur Steuerung der Ressourcen, zur Darstellung von Abhängigkeiten – sowohl innerhalb von Projekten als auch projektübergreifend – und zur Verbindung der Portfolioprojekte mit den Unternehmenszielen genutzt werden.

In einem ersten Workshop mit catworkx wurden die Grundlagen für die Einführung des neuen PPM-Systems gelegt. So wurden zum Beispiel Kriterien definiert, die festlegen, welche von den damals rund 150 Vorhaben überhaupt ein Projekt sind und welche als Routineaufgabe klassifiziert werden können. Letztere erfordern keine Darstellung im PPM.

Anschließend wurden Workflows mit Jira-Software modelliert, die den Arbeitsablauf von der Anfrage bis zur Durchführung von Projekten festlegen. Zur Projekt-Dokumentation wird Confluence eingesetzt. Die Templates (Vorlagen) unterstützen die Standardisierung und Automatisierung der Dokumentation.

Die erfolgreiche Einführung der Atlassian-Tools für das Projektportfoliomanagement bei Thieme Compliance führte dazu, dass Projekte nun abteilungs- und teamspezifisch an einer Stelle zentralisiert zu finden sind. So werden auch die Abhängigkeiten zwischen den Projekten sichtbar dargestellt. Hier unterstützt die Marketplace App „BigPicture Enterprise“ durch ihre Gantt-Charts, die Synchronisation mit Jira und der übersichtlichen Darstellung von Abhängigkeiten und Ressourcen.

Die unternehmensweite Einführung von Jira Software und Confluence begünstigte zudem den Kulturwandel im Unternehmen hin zu einer Projektorganisation. Und nicht zuletzt konnte die Anzahl der eingesetzten Tools reduziert und Kosten gespart werden.

„catworkx hat uns bei der Realisierung gut unterstützt, weil wir neben der Ausarbeitung der Workflows auch von den Best Practices während der Umsetzung profitieren konnten. Zudem hilft uns die Lizenzabteilung von catworkx sehr gut beim Management der Atlassian-Lizenzen“, stellt Rainer Friedensohn abschließend fest.