Elektronisches Archivsystem bei EDEKA Südwest

Nach den selbstständigen Kaufleuten wurden die in Eigenregie betriebenen Lebensmittelmärkte angegangen: Inzwischen hat die TIMETOACT GROUP für die EDEKA Südwest Geschäftsunterlagen aller 1.200 von ihr betreuten Märkte digitalisiert. Im neuen IBM FileNet-Archivsystem stehen die früheren Papierakten nun in abgestufter Berechtigung ortsunabhängig für Ablage und Recherche bereit – eine große Erleichterung im Arbeitsalltag des Außen- wie Innendienstes.

Die EDEKA Südwest betreut Märkte in ihrem Liefergebiet von den Lagerstandorten in Balingen, Ellhofen, Heddesheim, Offenburg und St. Ingbert. Regelmäßig besprechen die Außendienstmitarbeiter in den Märkten die Sortimentsaufbauten und viele weitere Themen.

„Es geht darum, Konzepte der Großhandlung in die Märkte hineinzutragen“, erklärt Jacqueline Ganter aus dem Geschäftsbereich Vertrieb der EDEKA Südwest. Dafür braucht man Zugriff auf vielerlei Unterlagen. Dank des elektronischen Archivs müssen die Außendienst-Beschäftigten diese heute nicht mehr bei jedem Besuch mitnehmen. Sie müssen auch nicht mehr ständig den Innendienst anrufen, damit der ihnen bestimmte Dokumente zu einem Vorgang heraussucht und zusendet – was angesichts der Aufbewahrung in Papierform oft nicht von jetzt auf gleich ging; eine Volltextsuche wie beim digitalen Archiv gibt es im Aktenordner schließlich nicht. So konnte die Suche manchmal dauern, die Bereitstellung von Informationen war insgesamt aufwändig.

Denn ebenso wie im Papierordner bestimmte Informationen – Verträge oder betriebswirtschaftliche Zahlen – nicht jeder einsehen darf, so muss dies auch im elektronischen Archiv sichergestellt sein.

Das Projektteam der TIMETOACT GROUP übertrug die bisherige Berechtigungsstruktur der analogen daher auf die digitale Welt – mit dem entscheidenden Vorteil, dass nun alle Unterlagen auch wirklich nur noch einmal abgelegt sind.

Insgesamt 13 Fachabteilungen bei EDEKA nutzen das elektronische Archiv, jede von ihnen hat Zugang auf nur bestimmte Ablagebereiche und auch innerhalb der Abteilungen gibt es unterschiedliche Leserechte. IBM FileNet bietet hier gute Möglichkeiten der Erteilung und des Entzugs von Rechten. Über die Funktion der so genannten IBM Content Navigator Teamspaces können Anwenderinnen und Anwender diese auch ohne Unterstützung der IT-Abteilung sehr einfach einrichten. Neue Berechtigungen werden zum Beispiel erteilt, wenn Märkte hinzukommen. Für jeden Neukunden legt der Innendienst einen eigenen Archivordner an und nutzt dafür eine vorgegebene Schablone (Template) für die Ordnerstruktur. Innerhalb dieser Struktur wurde die Berechtigung so gesteuert, dass auf die einzelnen Segmente (z.B. die unterschiedlichen Sortimentsbereiche) nur die jeweiligen FachberaterInnen Zugriff haben.

Besonders wichtig war für EDEKA Südwest ein geregelter 4-Augenlöschworkflow. Dieser soll sicherstellen, dass nicht jemand ein Dokument versehentlich löscht – was mit einem Mausklick schnell geschehen ist. Ein Großteil der Kundenkorrespondenz wird unter Umständen noch Jahre später benötigt. In der Archivsoftware wurde daher eingerichtet, dass wer ein Dokument löschen will, sich dies von einer zweiten Person zwingend bestätigen lassen muss.