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Advanced Admin -
Das ultimative Self Service-Tool für Google Workspace.
Advanced Admin ist ein von CLOUDPILOTS Software & Consulting GmbH entwickeltes Tool, das eine Vielfalt an Funktionen bietet, welche die täglichen Aufgaben von Administrator:innen in Google Workspace erleichtern.
Vor allem die Simplizität und Userfreundlichkeit des User-Interface, machen Advanced Admin zu dem optimalen Partner für Eure Administrator:innen. Ob es darum geht E-Mails von einem Account zum anderen zu migrieren, oder darum einzelne User in der Konsole zu bearbeiten. Advanced Admin bietet praktische Lösungsansätze, die diese Aufgaben mit wenigen Klicks durchführbar machen.
Wir brauchten eine zentrale Lösung, die unserer IT-Abteilung Arbeit abnehmen oder zumindest stark vereinfachen würde. Die Abteilung sollte sich wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und nicht auf die Userverwaltung in Google Workspace. Die Lösungen von Advanced Admin und vor allem Mail-Migration waren genau das, was wir brauchten.
Sascha WenzelProject Lead Workplace TechnologyViessmann
Advanced Admin spricht sensible Pain-Points in der Verwaltung von Usern direkt an und bietet Administrator:innen praktische und realistische Lösungsansätze.
Gabriele ZehChief Operating OfficerCLOUDPILOTS
Der Fokus bei der Entwicklung von Advanced Admin lag darin, die tägliche Arbeit von Administrator:innen zu unterstützen, indem wir die Zahl der notwendigen Handgriffe reduzieren.
Julian KleineHead of DevelopmentCLOUDPILOTSPain-Points erkennen und auflösen
Das Self Service-Tool Advanced Admin legt den Fokus vor allem darauf unvorhergesehene Veränderungen einfach zu meistern. Advanced Admin erlaubt es Administrator:innen einzelne User zu bearbeiten, Dateien zu migrieren, unternehmensweite Signaturen in der E-Mail auszurollen und noch viel mehr.
Ausfall von Mitarbeitern
Für den ungeplanten Ausfall von Mitarbeiter:innen gibt es eine Reihe von Gründen. Manche verlassen ein Unternehmen, um andere Ziele zu verfolgen, andere fallen krankheitsbedingt aus. Für Unternehmen ist es jedenfalls problematisch, wenn Mitarbeiter:innen in aktivem Austausch mit Kund:innen standen oder für wichtige Projekte zuständig war.
Advanced Admin erlaubt es diese beiden Probleme zu meistern.
Kommunikationswege bleiben aufrechterhalten, indem bereits versandte E-Mails auf ein anderes Konto transferiert werden. Diese E-Mails beinhalten Aufgaben und Wünsche von Kund:innen, an denen bereits gearbeitet wurde. Mit Advanced Admin können ganz einfach Dateien aus dem Google Drive des ausgefallenen Mitarbeiters an einen anderen übertragen werden. Dieser kann an den Sheets, Docs, Slides und anderen Dateien weiterarbeiten, als wäre nichts gewesen.
Mitarbeiter im Urlaub
Urlauber:innen, die sich darauf freuen einen Cocktail am Strand zu schlürfen, vergessen gelegentlich Vorkehrungen zu treffen, um eine geordnete Weiterführung im Betrieb während dessen Abwesenheit zu gewährleisten. Benachrichtigungen von Out-of-Office Notizen oder die Übernahme von Projekten und Kommunikation durch Kolleg:innen sind das Minimum.
Advanced Admin lässt Euch auch diese Probleme schnell beseitigen.
Die temporären Probleme werden durch temporäre Lösungen in Luft aufgelöst. Mit den Tools, um die E-Mail-Postfächer der Nutzer zu verwalten, kann Advanced Admin Abhilfe verschaffen. Anstatt der vollen Berechtigung, wie im vorherigen Problem, erhält der anwesende Mitarbeiter begrenzten Zugang auf die Postfächer des Abwesenden. Sobald der Urlaub vorbei ist, werden alle Zugangsrechte und Kommunikationswege wieder zurückgesetzt.
Externe Kommunikation
Ein einheitliches Bild in der externen Kommunikation ist unerlässlich für das professionelle Auftreten einer Organisation. Leider ist in Google Workspace nativ kein zentraler Ort gegeben, in welchem E-Mail-Signaturen für alle Mitarbeiter:innen schnell ausgerollt werden können.
Mit Advanced Admin sind Signaturen rasch eingestellt.
Hier können wichtige Informationen, spannende Neuigkeiten oder tolle Angebote projiziert werden, was zu einem erhöhten Absatz und einer stärkeren Kundenbindung führen kann. Wieso soll man eine kostenfreie Werbefläche nicht nutzen?
Interne Kommunikation
Die Koordination der internen Kommunikation gestaltet sich in großen Unternehmen kompliziert. Google Workspace bietet wunderbare Lösungen, die durch den Initiator von Terminen schnell eingestellt werden können. Fehlt dieser Initiator, um Änderungen vorzunehmen, steht man ratlos da.
Advanced Admin bietet ein zentralisiertes System.
Eine Person mit Administrationsrechten löst dieses Problem, indem er dieselben Möglichkeiten besitzt, wie der Initiator von Meetings und Verteilern.
Einfache Verwaltung
Advanced Admin wurde programmiert, um auch Anfänger:innen die Nutzung problemlos zu ermöglichen. Die Features sind intuitiv gestaltet, wodurch sich die Bedienung von alleine erklärt. Bei der Entwicklung wurde darauf geachtet nicht zu viele einzelne Features zu erstellen, um die Übersichtlichkeit zu bewahren. Die wichtigsten Erweiterungen für die Administration von Google Workspace sind in Advanced Admin enthalten.
Zeitersparnis
Die grundlegende Idee von Advanced Admin ist es Prozesse durch eine starke Simplifizierung auf Seiten der User Experience schneller zu gestalten. Dadurch kann viel Zeit gespart werden und der Fokus der Mitarbeiter:innen richtet sich auf wichtigere Kernaufgaben.
Transparenz
Mit den Audit-Logs in Advanced Admin wird absolute Transparenz in der Nutzung garantiert. Jede Aufgabe, die mit Advanced Admin erledigt wird, ist sofort in den Audit-Logs dokumentiert. Die Fehlerbehebung gestaltet sich um einiges effizienter, da der Fehler schnell gefunden werden kann.
Einschulungen
Die Nutzung von Advanced Admin ist perse unkompliziert. Jedoch kann es sein, dass man Anlaufschwierigkeiten bei der Implementierung des Add-On in Google Workspace hat. Die CLOUDPILOTS Software & Consulting GmbH bietet hierfür ein virtuelles Treffen an, um potentielle Hürden zu überwinden. Des Weiteren kann jederzeit ein Beratungstermin mit den Mitarbeiter:innen ausgemacht werden, um etwaige Fragen zu klären.
Permanente Weiterentwicklung
Advanced Admin ist für die Entwickler der CLOUDPILOTS ein Herzensprojekt. Deshalb arbeiten sie stets weiter daran, das Produkt zu optimieren und den Nutzer:innen die bestmögliche Erfahrung zu bieten.
