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Gebündelte Kompetenz für schnelle Mailmigration nach M365

TIMETOACT unterstützt gemeinsam mit novaCapta als Managed Service Partner Armacell für eine erfolgreiche Mailmigration.
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Der Weg in die Cloud schließt auch die Migration des Mailsystems ein. Armacell wechselte daher 2020 von Lotus Notes Domino auf M365 und migrierte dafür unternehmensweit alle 2000 User auf das neue System. Auf Basis der zehnjährigen Partnerschaft mit TIMETOACT unterstützten die Experten auch in diesem Projekt – gemeinsam mit novaCapta. Als Managed Service Partner sorgt TIMETOACT weiterhin für optimale Funktionalität des Mailsystems.

Ausgangssituation:

  • Strategische Entscheidung Mailsystem von Lotus Notes Domino auf M365 zu migrieren
  • Notwendigkeit der Migration aller 2000 User des Unternehmens mit reibungslosem Übergang (Co-Existenz des alten und neuen Mailsystems)

Lösung:

  • TIMETOACT & novaCapta als Partner, angefangen bei der Anforderungsaufnahme über Konfiguration der neuen Umgebung bis hin zur Migration
  • Einsatz von Quest Migration zur Migration der Postfächer
  • Kurze und reibungslose Co-Existenzphase
  • Erfolgreiche Migration inkl. aller Funktionen

Solche Projekte sind oft mit einer hohen Komplexität verbunden. TIMETOACT hat es geschafft, das so gut es geht von uns fernzuhalten, uns aber trotzdem ausreichend in das Projekt mit einzubinden.

Holger Willenborg Corporate IT Infrastructure Project Manager Armacell

Entscheidung für die Mailmigration nach M365

E-Mail ist in den meisten Unternehmen der primäre Kanal, wenn es um gegenseitigen Austausch geht – sowohl intern zwischen den Mitarbeitenden als auch extern zu Dienstleistern und Kunden. Armacell nutzte dafür in der Vergangenheit Lotus Notes Domino. Da sich das Unternehmen dazu entschied, für eine moderne Infrastruktur den Weg in die Cloud zu gehen, sollte in diesem Zuge auch das Mailsystem auf M365 migriert werden. Dieses Vorhaben betraf mit 2000 Usern das gesamte Unternehmen.

Bereits seit 2012 betreut TIMETOACT den Hersteller von flexiblen Dämmstoffen rund um IBM / HCL Lizenzoptimierung und Lizenzberatung.

Durch unsere guten Erfahrungen aus den letzten zehn Jahren mit TIMETOACT war es nur logisch, dass wir auch für dieses Projekt auf die Unterstützung der Expert*innen zurückzugreifen.

Holger Willenborg Corporate IT Infrastructure Project Manager Armacell
Kernanforderung

Die Mail-Migration von Lotus Notes Domino auf M365 war die zentrale Kernanforderung des Projektes. Dies schließ vor allem die Mitnahme der Mailadressen und Mailinhalte aller 2000 User mit ein. Der Übergang (Co-Existenz des alten und neuen Mailsystems) sollte dabei reibungslos funktionieren.

Komplexe Mailmigration bei Minimalaufwand für Armacell

Im August 2020 startete das Projekt mit einer Bestandsaufnahme der Mailumgebung von Lotus Notes Domino. Darauf aufbauend wurde die Zielumgebung in M365 konzipiert. Ziel war es, die Migration innerhalb von neun Monaten abzuwickeln. In einer ersten Pilotphase migrierten die Expert*innen der TIMETOACT eine geringe Anzahl an Usern auf das neue Mailsystem, um den Ablauf und die Vorgehensweise zu testen. Erst nachdem dies einwandfrei funktionierte, startete die eigentliche Migrationsphase.

Bei der Migration der Postfächer kam das Tool Quest Migration zum Einsatz, das die großen Datenmengen und verschlüsselten E-Mails von Armacell übertrug. Da immer nur bestimmte Nutzerkreise schrittweise migriert werden können, zeichnet sich jede Mailmigration durch eine möglichst kurze Co-Existenz des alten und des neuen Mailsystems aus. In dieser Zeit sollten User im neuen Mailsystem mit Usern im alten System zusammenarbeiten, was reibungslos funktionierte.

Cross-Company Zusammenarbeit der TIMETOACT GROUP

Von der Anforderungsaufnahme über die Konfiguration der neuen Umgebung bis hin zur Migration arbeitete die TIMETOACT unternehmensübergreifend zusammen. Gemeinsam mit der Expertise der novaCapta konnte die Migration von Lotus Notes Domino auf M365 erfolgreich vollzogen werden. Migriert wurden alle dazugehörigen Funktionen wie Mailinhalte, Mailadressen, Kalendereinträge, Aufgaben und Ressourceninformationen (bspw. Besprechungsräume).

Toll war vor allem, dass unsere Ansprechpersonen bei TIMETOACT jederzeit erreichbar waren und immer schnell auf Anfragen reagierten. Das war mir im Vorfeld sehr wichtig!

Holger Willenborg Corporate IT Infrastructure Project Manager Armacell

In regelmäßigen Statusmeetings wurde der Ablauf und Stand des Projektes besprochen. Neue Anforderungen oder Probleme wurden über das Ticketsystem von Atlassian Jira an TIMETOACT gemeldet.

Nach Projektende ging die Zusammenarbeit in einen Managed Service durch die Expert*innen der TIMETOACT über. Im Rahmen dessen werden die Funktionalitäten in M365 sichergestellt und neue Anforderungen, beispielsweise Schulungen der Mitarbeitenden von Armacell, umgesetzt.

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Eingesetzte Technologien

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Als Erfinder von flexiblen Dämmstoffen für die Anlagenisolierung und führender Anbieter technischer Schäume entwickelt Armacell innovative und sichere thermische, akustische und mechanische Lösungen. Mit mehr als 3.200 Mitarbeitern und 25 Produktionsstätten in 17 Ländern ist das Unternehmen in den zwei Geschäftsbereichen Advanced Insulation und Engineered Foams tätig.

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Christian Luxem
Head Of Professional Services TIMETOACT Software & Consulting GmbH
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