- Gibt es stetig wiederkehrende Tätigkeiten, die Ihre Sachbearbeiter von komplexeren Aufgaben abhalten?
- Wo bestehen Medienbrüche in den Workflows – sei es in IT-gestützten oder manuellen Abläufen?
- Bringt die Verkürzung von zeitintensiven Prozessabläufen dem Unternehmen verwertbare Mehrwerte?
- Wie kann die Flexibilität von Produktionsprozessen durch Prozessintegration des Shopfloors mit den kaufmännischen Bereichen gesteigert werden?
Im Rahmen der Prozess Automatisierung werden Abläufe und Workflows durch innovative Technologien unterstützt. So lassen sich ineinandergreifende Ressourcen nahtlos integrieren, darunter beispielsweise unterschiedliche IT-Systeme, spartenübergreifende Fachbereiche und die in diesen Tätigkeitsbereichen handelnden Menschen. Durch derartige Automatisierungen sind erfahrungsgemäß eine höhere Produktivität, kürzere Reaktionszeiten, geringere Kostenaufwände und regulatorisch sichere Dokumentationen zu erreichen.
Für eine erfolgreiche Umsetzung müssen die zu dem Unternehmen und den jeweiligen Prozessabläufen passenden Technologien gewählt werden – ob eine prozessorientiere Automatisierungsplattform (BPMS), ein Rules/Decision Managementsystem (BRMS), eine Automatisierung durch Software-Roboter (RPA) oder die effiziente Steuerung der Abläufe im Backend durch flexible Integrationslösungen.
Prozess Automatisierung setzt da an, wo repetitive Aufgaben die Aufmerksamkeit vom Kerngeschäft ablenken. Das Wachstum der digitalen Wirtschaft verbindet Menschen und Organisationen auf neue Weise. Aber es hat auch wiederkehrende Aufgaben hervorgebracht, wie z.B. die Anforderung, Daten manuell eingeben zu müssen. Viel zu viel Zeit verbringen Büroangestellte demnach damit, Daten über nicht zusammenhängende Systeme hinweg zu kopieren und einzutragen. Wissensarbeiter/innen verfügen über große Fähigkeiten, sind aber nicht so produktiv, wie sie sein könnten, da der wiederholte Zugriff auf Informationen länger dauert, als es sein sollte. Unternehmen benötigen deshalb einen kosteneffektiven Weg, um ihre Daten effizienter verarbeiten und verwalten zu können.
Das Verselbstständigen von Geschäftsprozessen ist kein Trend, der erst mit der zunehmend digitalisierten Arbeitswelt stattfindet. Tief in der Geschäftswelt verwurzelt ist das Streben nach autonom arbeitenden Systemen, die den Menschen in seiner Arbeit unterstützen, ergänzen und häufig ersetzen. Während sich das Thema Automatisierung in seinen Ursprüngen hauptsächlich auf das Optimieren von Prozessen im Bereich der industriellen Fertigung und der Landwirtschaft konzentrierte (die meist mit körperlicher Arbeit in Verbindung standen), sind die potenziellen Einsatzbereiche heute vielfältiger.
Wer sich mit der Automatisierung von Betriebsabläufen auseinandersetzt, weiß, dass die automatische und toolgestützte Ausführung von Geschäftsprozessen mittlerweile auf mehreren Ebenen stattfinden kann. Überall dort, wo Arbeitsschritte häufig wiederkehren, findet sich ein potenzielles Einsatzgebiet für eines der zahlreich auf dem Markt verfügbaren Automatisierungstools. Gängige Anwendungsfälle wären etwa das Automatisieren von Rechnungs- oder Bewerbungseingangsprozessen, das Anlegen neuer Mitarbeiter/innen in betriebsinternen Systemen oder eine systemübergreifende Generalisierung von Dokumenten.