Mit den Technologien von Google können sich alle Non-Profit Organisationen, welche immer auf die Finanzen achten müssen, großen Herausforderungen stellen. Ziel ist es mit einfachen Lösungen für ein effizientes Management gemeinnütziger Organisationen zu sorgen.
Paul Wölfel, CTO bei CLOUDPILOTS, ist selbst aktiver Feuerwehrmann im Burgenland und hat die G Suite in die Arbeitsstruktur seiner Mannschaft integriert. Wir haben mit ihm gesprochen und zeigen euch am Beispiel der Feuerwehr, wie einfach Digitalisierung sein kann, welche Applikationen von größtem Nutzen sind und wie die Erfahrung für ihn und seine Kameraden aussieht.
Die G Suite
Die G Suite bietet mehrere Anwendungen, welche den Organisationen die Möglichkeit zur einfachen und produktiven Zusammenarbeit bieten. Mit Hilfe beliebter Tools wie Gmail, Google Kalender und Google Docs, können Kollegen von überall und jedem Gerät aus miteinander arbeiten und ihre Arbeitszeiten den jeweiligen Bedürfnissen nach anpassen.
Pain Points der Freiwilligen Feuerwehr
Alle Organisationen müssen auf die anfallenden Kosten achten. Da das Hauptaugenmerk von NPOs nicht auf dem Verdienen liegt, sondern darauf, anderen zu helfen, ist Geld meist rar.
Die Grundversion von G Suite für Non-Profits wird kostenlos angeboten. Dabei ist volle Transparenz von Google gegeben, es existieren keine versteckten Kosten und die wichtigsten Applikationen sind in diesem Paket enthalten. Hier geht es darum unseren Helfern zu helfen.
Eine weiter Punkt, welche Technologie zum Einsatz kommen soll, ist die Praktikabilität. Bevor die Freiwillige Feuerwehr auf G Suite umgestellt wurde, so erzählt Paul Wölfel, wurde veraltete Hardware genutzt, welche zwar billig aber unpraktisch war. Aufgaben, die innerhalb weniger Minuten erledigt werden könnten, brauchten manchmal knapp eine Stunde, weil man dafür an den PC im Rüsthaus musste und wieder zurück. Um diese Hardware musste sich natürlich auch eine Person kümmern, damit diese stets intakt blieb. Seit dem Umstieg auf die G Suite, können Dokumente unkompliziert von unterwegs geschrieben werden und im Drive gespeichert werden, wo Kollegen darauf zugreifen können.
Vor allem bei freiwilligen Organisationen gelten gemeinsame Domains und standardisierte E-Mail-Adressen nicht als Standard. Mit Gmail lassen sich diese vereinheitlichen und der Auftritt nach Außen hin ist nicht nur simplifiziert, sondern auch professionalisiert.
Use-Cases der Applikationen
Wir haben nachgefragt wie genau unser CTO und seine Kameraden die G Suite im tatsächlichen Feuerwehralltag nutzen und welche Applikationen für sie die wichtigsten sind, um die täglichen administrativen Herausforderungen zu meistern.
Drive
Dass der portable Speicherplatz ganz oben auf der Prioritätenliste steht, ist wenig überraschend. Damit stehen jederzeit und überall alle wichtigen Daten zur Verfügung. Nicht nur Einsatzberichte, Protokolle und Einsatzfotos können immer abgerufen werden, man kann all das auch selber in ein shared Drive hochladen, um es den Kameraden bereitzustellen. Jeder von ihnen hat die Datenbank abrufbereit in der Hosentasche oder am eigenen PC.
Doc
Administrative Arbeit ist für alle Einsatzkräfte unumgänglich und verpflichtend. Einsätze und Besprechungen müssen klar dokumentiert und archiviert werden, um allfällige Fragen auch im Nachhinein zweifelsfrei beantworten zu können. Mit Google Docs können diese Dokumente einfach und schnell von mehreren Personen geschrieben und umgehend in Drive gespeichert werden.
Meet & Chat
Google Meet und Google Chat haben sich besonders in der momentanen Krise für Einsatzorganisationen als hilfreich erwiesen. Denn ein großes Zusammenkommen der Helfer war nicht immer problemlos und oft gar nicht erlaubt. Mit den beiden Applikationen war die Abstimmung und Planung von Terminen ein Leichtes. Aber auch außerhalb der Krise nutzt die Freiwillige Feuerwehr, bei der unser CTO tätig ist, die Applikationen, um sich mit Feuerwehren in der Umgebung abzustimmen und am neuesten Stand zu bleiben.
Kalender
Versammlungen, Übungen, Schulungen und auch Feuerwehrfeste sind an die Anwesenheit der Truppen gebunden. Um alle Mitglieder am aktuellen Stand zu halten und um zu versichern, dass bei niemandem ein Termin untergeht, bietet sich der Kalender von Google als Lösung an. Dafür stellt man einen Termin ein, alle Teilnehmer erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail und der Termin scheint automatisch im Terminkalender auf.
Mail
Für Feuerwehren zählt dasselbe, wie für Unternehmen. Eine einheitliche E-Mail-Adresse strahlt ein gewisses Maß an Professionalität aus und sorgt für eine einfachere Kommunikation nach außen. Nutzt man Gmail, kann man ohne große Umstände über die eigene Domain eine gemeinsame E-Mail einrichten.
Google Fotos
Für Einsatzfotos ist ein übersichtlicher Speicherplatz genauso wichtig, wie es das für Protokolle und sonstiges ist. Mit Google Fotos können Bilder einfach sortiert und gefunden werden. Möchte man also die Fotos von einem gewissen Einsatz sehen, sucht man einfach nach dem Datum, an welchem der Einsatz stattgefunden hat. Der große Vorteil hierbei ist, dass man die Fotos sofort in die gemeinsame Cloud hochladen kann, ohne dafür in das Büro gehen zu müssen. Knipst man ein Foto am Einsatzort, kann es sofort von anderen abgerufen werden.
Google Maps als Navigator
Auch Applikationen außerhalb der G Suite können bei Einsätzen behilflich sein. Unser Kollege Paul Wölfel, erzählte uns im Gespräch von einem Einsatz, bei welchem er auf See durch dichten Nebel keine klare Sicht hatte. Das Einsatz-Tablet, welches fix im Feuerwehrboot zur Verfügung steht, wurde benutzt, um die Navigation mittels Google Maps durchzuführen. Obwohl die Angaben von Google mitten am See nicht zu 100% korrekt waren, hat es doch entscheidend dabei geholfen, durch die Dunkelheit zu navigieren.
Umstieg auf G Suite
Für Non-Profits ist der Umstieg zu Google und der G Suite ein Kinderspiel. Dafür braucht man einfach ein Konto für Non-Profits zu beantragen. Natürlich wird nicht jedes Konto sofort als Non-Profit akzeptiert, sondern zuerst wird die Organisation gescreent, um sicher zu gehen, dass sie für dieses Programm zugelassen werden kann. Ob eure Organisation dafür in Frage kommen kann, findet ihr hier heraus.
Weitere Informationen zu Google für Non-Profits, wie die Integration von Google Maps oder Google Ad Grants, gibt es hier.
Wenn ihr euch denkt, dass eure Organisation in Frage kommt, klickt einfach auf den untenstehenden Button, um gleich loszulegen!