Aus catworkx-Sicht sind dem flexiblen Einsatz von Jira-Applikationen wie Jira Core kaum Grenzen gesetzt, was die Abbildung, Verwaltung und Verfolgung von Prozessen in Unternehmen anbelangt. Ein etwas untypischer Jira-Anwendungsfall, für den catworkx die App „Leave Management“ entwickelt hat, ist die Verwaltung von Abwesenheiten (z. B. Urlaub, Sonderurlaub, unbezahlter Urlaub, individuelle Abwesenheit, Krankheit). Für alle Mitarbeiter wird für jede Abwesenheitsart die Anzahl der Tage protokolliert und an einem Stichtag (z. B. Jahreswechsel) auf einen vorher festgesetzten Wert zurückgesetzt. Die verschiedenen Arten von Abwesenheit werden über spezielle Vorgangstypen mit maßgeschneiderten Arbeitsabläufen abgebildet.
Einfache Verwaltung von Urlaub, Krankheit und Abwesenheiten mit Jira
Das Projekt im Überblick
Features
- Unterstützung verschiedener Arten von Abwesenheit (z. B. Urlaub, Sonderurlaub, unbezahlter Urlaub, individuelle Abwesenheit, Krankheit). Die unterschiedlichen Abwesenheitstypen können an die Anforderungen im jeweiligen Unternehmen angepasst werden.
- Unterstützung von genehmigungspflichtigen Abwesenheiten (z. B. Urlaub) und nicht-genehmigungspflichtigen Abwesenheiten (z. B. Krankheit).
- Unterstützung von halben und ganzen Abwesenheitstagen.
- Automatisierte Versendung von Termineinladungen bei Genehmigung der Abwesenheit. So lässt sich die Abwesenheit leicht in einen Kalender übernehmen.
- Automatische, initiale Einrichtung des Mitarbeiter- und Abwesenheitsprojektes (mit der Möglichkeit für anschließende individuelle Anpassungen).
- Einbindung von Feiertagskalendern für nahezu alle Regionen der Welt. Diese lassen sich global oder individuell festlegen.
- Automatisches Zurücksetzen der genommenen Abwesenheitstage an einem Stichtag (z. B. Jahreswechsel).
Leave Management aus Sicht des Mitarbeiters:
Zum Beantragen einer Abwesenheit erstellt ein Mitarbeiter einen neuen Vorgang im Leave-Management-Projekt. Er kann dabei zwischen den verschiedenen Abwesenheitstypen auswählen.
Nach Angabe des gewünschten Zeitraumes, wird der Antrag zur Genehmigung einer zuständigen Person/Stelle zugewiesen. Dort kann er abgelehnt oder genehmigt werden. Wenn ein genehmigter Urlaub genommen wurde, wird der Vorgang geschlossen. Ein Mitarbeiter kann, über einen eigenen Mitarbeitervorgang, die ihm verbleibenden Urlaubstage jederzeit einsehen.
Leave Management aus Sicht der Personalverantwortlichen:
Eine Stärke von Jira sind die umfangreichen Such- und Filtermöglichkeiten. Über entsprechend konfigurierte Filter und die Verwendung von Filter-Gadgets auf einem Dashboard, lassen sich unerledigte Urlaubsanträge schnell von einem Personalverantwortlichen ausfindig machen. Weiterführend können firmenweite oder mitarbeiterbezogene Auswertungen leicht visualisiert werden.
Umsetzung:
Für das Leave Management werden zwei Projekte benötigt:
- Mitarbeiterprojekt
- Abwesenheitsprojekt
Im Mitarbeiterprojekt wird für jeden Mitarbeiter im Unternehmen ein eigener Mitarbeitervorgang angelegt. Diese Vorgänge werden lediglich dazu benötigt, die Anzahl der Abwesenheitstage (pro Abwesenheitstyp) zu speichern. Das Abwesenheitsprojekt dient der Verwaltung der Abwesenheiten. Für jede Art von Abwesenheit wird ein eigener Vorgangstyp angelegt. Der Arbeitsablauf (Workflow) kann dabei unterschiedlich sein. Beim Workflow für einen Urlaub ist beispielsweise standardmäßig die Genehmigung durch den Vorgesetzten vorgesehen.
Der Workflow besteht aus den Zuständen “New”, “Submitted”, “Approved”, “Closed” und den Transitionen “Create”, “Submit”, “Approve”, “Reject” und “Confirm”. Zu Beginn erstellt man einen Antrag für die gewünschte Anzahl von freien Tagen und geht in den Zustand “New” über. Sind alle benötigten Informationen korrekt eingegeben und der Antrag erstellt, wird dieser zur Genehmigung eingereicht. Die verantwortliche Person/Stelle entscheidet, ob der Urlaubsantrag angenommen oder abgelehnt wird. Abgelehnte Anträge werden automatisch geschlossen. Angenommene Anträge befinden sich so lange im Zustand “Approved” bis der Mitarbeiter nach seinem Urlaub den Urlaubszeitraum bestätigt. Damit wird der Vorgang abgeschlossen. Für Krankheitstage ist standardmäßig keine Genehmigung erforderlich. Der Workflow besteht lediglich aus dem Erstellen einer Krankheitsmeldung. Nach der Genesung wird der Vorgang geschlossen.
Alle für die Workflow-Übergänge (Transitionen) benötigten Validatoren und Post-Functions werden über die catworkx-App “Leave Management” zur Verfügung gestellt. Dazu gehören z. B. das Hochzählen genommener Urlaubstage oder das Verknüpfen von Abwesenheitsvorgängen mit den entsprechenden Mitarbeitervorgängen.
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