Integriertes oder externes Filemanagement in BPM-Anwendungen verwenden

Wissensbeitrag

Das Erfassen, Speichern und Verwalten von Daten und Dateien in einem BPM-System kann, je nach Umfang, schnell zu einer komplexen Angelegenheit werden. Dabei gelangen IT-ler zu der Frage: Reicht die Built-in-Lösung aus oder wäre der Umstieg auf ein externes Filemanagement sinnvoll? Ab wann lohnt sich der Aufwand, ein neues System einzurichten, sodass die Vorteile dieser externen Lösung überwiegen? Einige dieser Vorteile werde ich Ihnen heute am Beispiel von Filenet aufzeigen.

Filenet und dessen Vorteile

Um den Arbeitsalltag in BPM-Umgebungen zu vereinfachen, bietet es sich an, auf IBM Filenet zurückzugreifen. Filenet ist ein eigenständiges Content Management System, welches uns helfen kann, Daten besser zu strukturieren.

Prüfung eines Dokuments mit einer Lupe

Bei Filenet haben wir die Möglichkeit, sogenannte „Desktops“ einzurichten und diese per Dashboard-View im Prozess-Portal einzubinden. Die Desktops sind einfach zu konfigurieren und ermöglichen es, klassische Ordnerstrukturen anzulegen in denen wir unsere Dokumente leichter wiederfinden. Alternativ führt auch eine Dokumentensuche zum Ziel. Man kann diese Ansicht für jeden einzelnen Desktop frei konfigurieren. Damit ist es zum Beispiel möglich, auch nur das Suchfeld anzeigen zu lassen, wenn nicht gewollt ist, dass frei auf die Ordnerstruktur zugegriffen wird.

Durch Dienste wie Twitter gehört es mittlerweile zum Standard, Daten, Dateien und sonstige Einträge mit Stichwörtern zu versehen, sodass auch nach Themengebieten gesucht werden kann. Auch dies lässt sich leicht in Filenet realisieren: Sie können den hochgeladenen Dokumenten weitere Werte mitgeben oder enthaltene Informationen zusätzlich separat hinterlegen, um eine Suche noch effizienter zu gestalten.

Die Dateien werden zwar vom jeweiligen Prozess referenziert, sind aber nicht eng mit dem BPM verwoben. Diese etwas losere Kopplung der Dateien zum BPM System kann ein Vorteil sein, wenn man diese beispielsweise auslagern möchte.

Mitgeliefertes Content Management System

Der IBM Business Automation Workflow, kurz BAW, bietet schon von Haus aus ein Filemanagement. Damit ist es möglich, Dateien in Prozesse hochzuladen oder auszulesen, sowie nachträglich auf die Dateien zuzugreifen.

Prüfung eines Dokuments mit einer Lupe

Eine Implementierung des ECM (Enterprise-Content-Management) in Prozessen geschieht meist über das Content-Management-Toolkit und die darin enthaltene Dokumentliste. Der Dokumentenviewer macht es dabei möglich, txt, pdf und jpg-Dateien direkt anzuzeigen. Das Content Management Toolkit ist intuitiv gehalten und leicht administrierbar, eignet sich aber eher weniger zur Ablage komplexer Dateien. Die Suche nach einer bestimmten Datei kann sonst schnell zu einem langfristigen Unterfangen werden.

Fazit

Die integrierte Dateiverwaltung in IBM BAW reicht in vielen Fällen aus. Allerdings bieten externe Anbindungen, wie zum Beispiel Filenet, oftmals komfortablere Möglichkeiten im Sinne des Zugriffs und der Speicherung von Daten und Dateien. Sie bieten sich also besonders dann an, wenn eine größere Anzahl von Dokumenten abgelegt werden soll. Wir unterstützen Sie gerne dabei herauszufinden, ob eine externe Dateiverwaltung in ihrem Anwendungsfall Sinn macht oder die Integrierte vollkommen ausreicht.

Sprechen Sie uns gerne zu dem Thema an!

Anwendungsfälle für BPM
Kompetenz 01.09.20

Anwendungsfälle für BPM

Es gibt viele Unternehmensbereiche, die Optimierungspotential bieten. Business Process Management (BPM) kann beispielsweise Prozesse in HR, Einkauf, Logistik oder Vertrieb unterstützen und verbessern. Informieren Sie sich anhand von unseren verschiedenen Use-Cases!

Starten Sie mit Ihrer individuellen BPM Strategie
Kompetenz 01.09.20

BPM Strategie

Einzelne Prozesse werden erfasst, bewertet und angepasst. Kernprozesse werden herausgegriffen und analysiert. Durch die Optimierung der Abläufe rücken Unternehmensziele weiter in den Vordergrund und ermöglichen eine effizientere Umsetzung der Geschäftsstrategie.

Referenz

TIMETOACT realisiert integrierte Versicherungs-Software

Weniger als ein Jahr von Projektstart bis Systemeinführung: TIMETOACT entwickelte für die VOV D&O-Versicherungsgemeinschaft die integrierte, browserbasierte Versicherungssoftware „HERMES“. Die abteilungsübergreifende Individualsoftware deckt alle Kernprozesse der Versicherung vollständig ab. Die Anwender schätzen insbesondere die intuitive Nutzeroberfläche und die hohe Performance von HERMES.

Produkt 11.04.23

Ideenmanagement-Software für lokale Anwendungen

Ideenmanagement-Software mit SAP-Technologie: Optimieren Sie Ihr Ideenmanagement für mehr Beteiligung und höheren Nutzen.

Produkt 11.04.23

Kampagnenmanagement-Software für die Anwendung in der Cloud

Stärken Sie Ihre Innovationskraft mit target Campaign Management – unser Kampagnenmanagement-Tool für Ihre erfolgreiche Innovationskampagne.

Event Archive 12.05.23

Domino Anwendung modernisieren oder ablösen

Erfahren Sie im Webinar, wie Sie erfolgreich HCL Domino Notes modernisieren oder ablösen können.

Headerbild zu Application Modernization
Service

Anwendungen mit Application Modernization optimieren

Application Modernization (deutsch: Anwendungsmodernisierung) konzentriert sich darauf, bestehende Applikationen zu modernisieren. Der Schlüssel zum Erfolg bei der Anwendungsmodernisierung liegt letztendlich in der Strategie und der Auswahl von Projekten.

Offering

Agiles Onboarding mit BPM Webinar

Business Process Management unterstützt Sie dabei, Ihre neuen Mitarbeiter insgesamt besser und schneller in das jeweilige Aufgabenfeld zu integrieren. Erfahren Sie mehr in unserem Webcast!

Microservices, serviceorientierte Architektur & BPM
Kompetenz 01.09.20

Microservices, Serviceorientierte Architektur & BPM

In der serviceorientierten Architektur werden IT-Komponenten zu einem gemeinsamen Service-Netz zusammengefasst. Einzelne Anwendungen treten hinter den Schnittstellen zurück und ermöglichen eine Zusammenarbeit der Dienste.

Wissen

Methodisches Vorgehen in IBM BPM

Im Software Engineering ist das passende Vorgehensmodell essenziell für die Strukturierung des Entwicklungsprozesses eines Projekts. Für Software-Projekte auf Basis der Plattform IBM Business Automation Workflows gibt es die IBM BPM Playback Methodology.

Blog 01.08.24

Migration von HOST-Anwendungen zu AWS: Modernisierung

Legacy-Systeme bieten oft wertvolle Funktionen für Unternehmen. Dieser Artikel beschreibt, wie HOST-Anwendungen in die Cloud migriert werden können, ohne dass die Datensicherheit leidet. Lernen Sie, wie moderne AWS-Services nahtlos in bestehende Host-Landschaften integriert werden und profitieren Sie von den Vorteilen von Serverless-Technologien.

Blog 01.12.23

Sheriff – Ordnung schaffen in TypeScript-Anwendungen

Erfahren Sie, wie Sie mit Sheriff in TypeScript-Anwendungen für Ordnung sorgen können. Nutzen Sie die Vorteile der horizontalen und vertikalen Aufteilung, um klare Grenzen und Abhängigkeiten zu definieren. Lesen Sie mehr!

Wissen

Mehrwerte schaffen bei Kreditprozessen mit IBM BPM

Als Unternehmer eines Kreditinstituts kommt man an dem Thema der Kreditprozesse kaum mehr vorbei. Wir möchten Ihnen mit unserer Erfahrung aus diesem Sektor und den Produkten IBM BPM und ODM helfen, an dieser Stelle Mehrwerte zu schaffen.

Wissen

Digitalisierte Prozesse – nahtlose Kopplung mit BPM

Ein wichtiges Ziel in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist die nahtlose Kopplung von interdisziplinären Partnern, ausführenden Akteuren und heterogenen IT-Systemen. Diese Herausforderungen können mit einem agilen Vorgehen gemeistert werden.

senior man stares through glasses
Lösung 31.08.23

Anthos-Integration für konsistente Cloud-native Anwendungen

Entdeckt Anthos, die cloudbasierte Container-Plattform, die moderne Apps überall konsistent und skalierbar ausführt. CLOUDPILOTS unterstützt Euch bei der nahtlosen Integration.

Rechnungseingänge gesteuert bearbeiten mit IBM BAW 8.5
Wissen

Rechnungseingänge gesteuert bearbeiten mit IBM BPM 8.5

Rechnungsbearbeitung ist ein zentrales Thema bei der Optimierung von Geschäftsprozessen. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie eine flexiblen Prozessmanagement-Plattform wie IBM BPM 8.5 Ihrem Unternehmen dabei helfen kann.

Wissen

Bessere Laufzeiten und schnellere Reaktionen dank BPM

In unserer schnelllebigen Zeit ist es gerade im Geschäftsumfeld wichtig, dass alle Prozesse möglichst schnell und vollständig abgeschlossen werden. Hier kann kann BPM helfen, durch die Optimierung Prozessen Zeit und Geld zu sparen.

Wissen

Neue Governance und kollaborative Möglichkeiten des IBM BPM

Neuerungen in IBM BPM v8 bezogen sich schwerpunktmäßig auf die kollaborativen Eigenschaften sowie die Verstärkung der Governance. Dieser Blogartikel verschafft einen Überblick.

Blog 22.07.21

HCL Nomad - HCL-Domino-Anwendungen auf mobilen Geräten

Immer auf Achse mit HCL Nomad - Nehmen Sie Ihre HCL-Domino-Anwendungen einfach auf Ihren mobilen Geräten mit. Lesen Sie den Blogbeitrag von Ralph Siepmann und Angela Blasberg.

Bleiben Sie mit dem TIMETOACT GROUP Newsletter auf dem Laufenden!