Integriertes oder externes Filemanagement in BPM-Anwendungen verwenden

Wissensbeitrag

Das Erfassen, Speichern und Verwalten von Daten und Dateien in einem BPM-System kann, je nach Umfang, schnell zu einer komplexen Angelegenheit werden. Dabei gelangen IT-ler zu der Frage: Reicht die Built-in-Lösung aus oder wäre der Umstieg auf ein externes Filemanagement sinnvoll? Ab wann lohnt sich der Aufwand, ein neues System einzurichten, sodass die Vorteile dieser externen Lösung überwiegen? Einige dieser Vorteile werde ich Ihnen heute am Beispiel von Filenet aufzeigen.

Filenet und dessen Vorteile

Um den Arbeitsalltag in BPM-Umgebungen zu vereinfachen, bietet es sich an, auf IBM Filenet zurückzugreifen. Filenet ist ein eigenständiges Content Management System, welches uns helfen kann, Daten besser zu strukturieren.

Prüfung eines Dokuments mit einer Lupe

Bei Filenet haben wir die Möglichkeit, sogenannte „Desktops“ einzurichten und diese per Dashboard-View im Prozess-Portal einzubinden. Die Desktops sind einfach zu konfigurieren und ermöglichen es, klassische Ordnerstrukturen anzulegen in denen wir unsere Dokumente leichter wiederfinden. Alternativ führt auch eine Dokumentensuche zum Ziel. Man kann diese Ansicht für jeden einzelnen Desktop frei konfigurieren. Damit ist es zum Beispiel möglich, auch nur das Suchfeld anzeigen zu lassen, wenn nicht gewollt ist, dass frei auf die Ordnerstruktur zugegriffen wird.

Durch Dienste wie Twitter gehört es mittlerweile zum Standard, Daten, Dateien und sonstige Einträge mit Stichwörtern zu versehen, sodass auch nach Themengebieten gesucht werden kann. Auch dies lässt sich leicht in Filenet realisieren: Sie können den hochgeladenen Dokumenten weitere Werte mitgeben oder enthaltene Informationen zusätzlich separat hinterlegen, um eine Suche noch effizienter zu gestalten.

Die Dateien werden zwar vom jeweiligen Prozess referenziert, sind aber nicht eng mit dem BPM verwoben. Diese etwas losere Kopplung der Dateien zum BPM System kann ein Vorteil sein, wenn man diese beispielsweise auslagern möchte.

Mitgeliefertes Content Management System

Der IBM Business Automation Workflow, kurz BAW, bietet schon von Haus aus ein Filemanagement. Damit ist es möglich, Dateien in Prozesse hochzuladen oder auszulesen, sowie nachträglich auf die Dateien zuzugreifen.

Prüfung eines Dokuments mit einer Lupe

Eine Implementierung des ECM (Enterprise-Content-Management) in Prozessen geschieht meist über das Content-Management-Toolkit und die darin enthaltene Dokumentliste. Der Dokumentenviewer macht es dabei möglich, txt, pdf und jpg-Dateien direkt anzuzeigen. Das Content Management Toolkit ist intuitiv gehalten und leicht administrierbar, eignet sich aber eher weniger zur Ablage komplexer Dateien. Die Suche nach einer bestimmten Datei kann sonst schnell zu einem langfristigen Unterfangen werden.

Fazit

Die integrierte Dateiverwaltung in IBM BAW reicht in vielen Fällen aus. Allerdings bieten externe Anbindungen, wie zum Beispiel Filenet, oftmals komfortablere Möglichkeiten im Sinne des Zugriffs und der Speicherung von Daten und Dateien. Sie bieten sich also besonders dann an, wenn eine größere Anzahl von Dokumenten abgelegt werden soll. Wir unterstützen Sie gerne dabei herauszufinden, ob eine externe Dateiverwaltung in ihrem Anwendungsfall Sinn macht oder die Integrierte vollkommen ausreicht.

Sprechen Sie uns gerne zu dem Thema an!

Blog 01.12.23

Sheriff – Ordnung schaffen in TypeScript-Anwendungen

Erfahren Sie, wie Sie mit Sheriff in TypeScript-Anwendungen für Ordnung sorgen können. Nutzen Sie die Vorteile der horizontalen und vertikalen Aufteilung, um klare Grenzen und Abhängigkeiten zu definieren. Lesen Sie mehr!
News

Elektronisches Archivsystem für EDEKA Südwest

Nach den selbstständigen Kaufleuten wurden die in Eigenregie betriebenen Lebensmittelmärkte angegangen: Inzwischen hat die TIMETOACT GROUP für die EDEKA Südwest Geschäftsunterlagen aller 1.200 von ihr betreuten Märkte digitalisiert.
Referenz

Elektronisches Archivsystem bei EDEKA Südwest

Nach den selbstständigen Kaufleuten wurden die in Eigenregie betriebenen Lebensmittelmärkte angegangen: Inzwischen hat die TIMETOACT GROUP für die EDEKA Südwest Geschäftsunterlagen aller 1.200 von ihr betreuten Märkte digitalisiert.

Anonyme Referenz
Referenz

BAW unterstützt bei der Integration neuer Mitarbeiter

Gemeinsam mit X-INTEGRATE und BAW-Software der IBM entwickelt ein Schweizer Forschungsinstitut einen automatisierten On Boarding-Prozess. Hierdurch wird die Einarbeitungszeit deutlich vermindert und der Mitarbeiter insgesamt besser und schneller in sein Aufgabenfeld integriert.
Wolken zur Visualisierung der Cloud
Wissen

Business Automation Workflow on Cloud für Ihre Prozesse

Haben auch Sie Prozesse, die nicht nur an einem Ort, sondern an vielen Orten gleichzeitig ablaufen? Lagern Sie Ihre BPM Software in eine Cloud aus, beispielsweise mit dem bewährten IBM Business Automation Workflow als Service in der Cloud. Dieser Blogartikel erklärt wie.
Anonyme Referenz
Referenz

Schnellere Durchlaufzeiten und mehr Transparenz

Mit Hilfe der Geschäftsprozessmanagement Plattform IBM BAW hat die X-INTEGRATE dem Kunden, einem internationalen Industrieunternehmen, durch Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungseingangsbearbeitung geholfen Durchlaufzeiten zu verringern, eine höhere Transparenz zu schaffen und zugleich Kosten einzusparen.

Anonyme Referenz
Referenz

Automatisierter Bedarfsanforderungsprozess mit IBM BAW

Mit IBM BAW, einer Plattform zum Geschäftsprozessmanagement, sollte die BANF-Abwicklung eines internationalen Unternehmens der Automobilbranche transparenter und schneller erfolgen. Die Lösung überzeugte – die Optimierung weiterer Geschäftsprozesse ist in Planung.
e-regio Logo
Referenz

Digitalisierte Prozesse steigern Effizienz

Digitale Lösungen helfen dabei, Geschäftsprozesse zu beschleunigen und somit insgesamt einen besseren Service zu bieten. Die e-regio GmbH & Co. KG, regionaler Energiedienstleister aus Euskirchen, lässt sich dabei umfänglich von der TIMETOACT GROUP als Partner für die Digitalisierung beraten, sowohl technisch wie fachlich.
Wissen

SAP Integration in den IBM Business Automation Workflow

In aktuellen SAP-Versionen besteht die Möglichkeit, direkt aus den verfügbaren SAP-Schnittstellen Webservices zu generieren. Diese können im IBM Business Automation Workflow aufgerufen werden. Dieser Blogartikel erklärt das Verfahren der Anbindung.
Referenz

Digitalisierte Prozesse steigern Effizienz

TIMETOACT & X-INTEGRATE begleiten Energieversorger e-regio auf dem Weg zur Digitalisierung. DIe Beratungsleistungen in dem Projekt umfassten unter anderem die Bereiche Content Management, Archivierung, Collaboration und Automatisierung .
Blog 16.12.24

Wie IBM FileNet und WatsonX.AI den Arbeitsalltag verändern

Digitaler Assistent für Unternehmen: Wie IBM FileNet und WatsonX.AI den Arbeitsalltag verändern

Blog 22.07.21

HCL Nomad - HCL-Domino-Anwendungen auf mobilen Geräten

Immer auf Achse mit HCL Nomad - Nehmen Sie Ihre HCL-Domino-Anwendungen einfach auf Ihren mobilen Geräten mit. Lesen Sie den Blogbeitrag von Ralph Siepmann und Angela Blasberg.
einzelne Quadrate in bordeaux, türkis und grau
Produkt 01.12.20

CAT Connections Administration Toolkit

Das CAT Connections Administration Toolkit vereinfacht die Administration und verwaltet die Inhalte von HCL Connections.
IBM WebSphere MQ
Technologie

IBM WebSphere MQ

Ermöglicht seit mehr als 15 Jahren (vormals MQ Series) die Anwendungsintegration durch Unterstützung von Geschäftsanwendungen beim Austausch von Informationen über unterschiedliche Plattformen sowie beim Senden und Empfangen von Daten in Form von Nachrichten (Messages).
Anwendungsfälle für BPM
Kompetenz 01.09.20

Anwendungsfälle für BPM

Es gibt viele Unternehmensbereiche, die Optimierungspotential bieten. Business Process Management (BPM) kann beispielsweise Prozesse in HR, Einkauf, Logistik oder Vertrieb unterstützen und verbessern. Informieren Sie sich anhand von unseren verschiedenen Use-Cases!
Starten Sie mit Ihrer individuellen BPM Strategie
Kompetenz 01.09.20

BPM Strategie

Einzelne Prozesse werden erfasst, bewertet und angepasst. Kernprozesse werden herausgegriffen und analysiert. Durch die Optimierung der Abläufe rücken Unternehmensziele weiter in den Vordergrund und ermöglichen eine effizientere Umsetzung der Geschäftsstrategie.

Tastatur
Blog 29.04.21

HCL Domino 12 Beta 3 Backup und Restore

HCL Domino v12 wird erstmals eine Backup- und Restore-Funktion mitbringen. Werfen Sie mit uns einen ersten Blick auf die Beta-3-Version.

Referenz

TIMETOACT realisiert integrierte Versicherungs-Software

Weniger als ein Jahr von Projektstart bis Systemeinführung: TIMETOACT entwickelte für die VOV D&O-Versicherungsgemeinschaft die integrierte, browserbasierte Versicherungssoftware „HERMES“. Die abteilungsübergreifende Individualsoftware deckt alle Kernprozesse der Versicherung vollständig ab. Die Anwender schätzen insbesondere die intuitive Nutzeroberfläche und die hohe Performance von HERMES.
Teaserbild Enterprise Content Management (ECM) Beratung
Service

Enterprise Content Management (ECM) Beratung

Mit unserer Enterprise Content Management (ECM) Beratung helfen wir, sämtliche Daten, Informationen und Dokumente in einer Plattform kontextbezogen abzulegen, zu archivieren und zu verwalten.
Wissen

Business Process Management und Enterprise Service Bus

Bei den Ansätzen des Business Process Management und Enterprise Service Bus geht es darum, verschiedene Geschäftspraktiken zu vereinfachen. Dieser Blogartikel erklärt, in wiefern diese zwei unterschiedlichen Ansätze sich ergänzen können.

Bleiben Sie mit dem TIMETOACT GROUP Newsletter auf dem Laufenden!