Schnellere Durchlaufzeiten und mehr Transparenz

dank Digitalisierung und Automatisierung von Rechnungseingangs-Prozessen

Mit der Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungseingangsbearbeitung wollte unser Kunde, ein internationales Industrieunternehmen, Durchlaufzeiten verringern, eine höhere Transparenz schaffen und zugleich Kosten einsparen. Das Unternehmen entwickelt und produziert Linearführungen und Kugellager, die von unterschiedlichen Industrien weltweit in vielen mechanischen und elektronischen Systemen und Maschinen verbaut werden. Das Unternehmen muss dabei schnell und flexibel auf Nachfrageänderungen reagieren und die eigene Produktpalette innerhalb kürzester Zeit anpassen, weshalb Produkte von global verteilten Zulieferern bezogen werden. Die Rechnungen sind entsprechend nach unterschiedlichen internationalen Rechnungslegungsvorschriften und in verschiedenen Sprachen gestellt. Die bisherige, papierbasierte Rechnungseingangsbearbeitung war deshalb sehr aufwendig und komplex. Das Unternehmen entschied sich daher, den Prozess mit Hilfe der Geschäfts-prozessmanagement Plattform IBM BAW (ehemals IBM Business Process Manager, BPM) zukünftig digitalisiert und automatisiert abzuwickeln.

Den Rechnungseingangsprozess schneller und transparenter gestalten

Das Unternehmen arbeitete bisher mit einem papierbasierten Rechnungseingangsprozess. Hierbei erhielten die mehrsprachigen Rechnungen zunächst einen Eingangsstempel durch die Buchhaltung, bevor sie an die zuständigen Fachbereiche zur fachlichen Prüfung weitergeleitet wurden. Der Fachbereich prüfte anschließend die Rechnung, versah sie mit einem zusätzlichen Blatt „Bemerkungsbogen“ und gab sie an die Buchhaltung zurück.

Je nach Verfügbarkeit der zuständigen Mitarbeiter, insbesondere auch in den Fachabteilungen, konnte dieser Prozess lange dauern. Teilweise gingen die Rechnungen hierbei auch verloren und mussten nach Mahnung vom Rechnungssteller neu angefordert werden. Zahlungsziele wurden überschritten und eingeräumte Skonti gingen verloren.

Ein insgesamt aufwendiger und intransparenter Prozess, der die notwendige Schnelligkeit und Verlässlichkeit des Unternehmens behinderte. Verlorene Skonti und anfallende Mahngebühren waren unnötige Kosten, die im Unternehmen regelmäßig anfielen. Der aktuelle Bearbeitungsstatus einer Rechnung konnte nur mit großem Aufwand ermittelt werden. Eine zuverlässige Liquiditätsplanung zur fristgerechten Zahlung der Rechnungen war nicht möglich.

Digitalisiert und teilautomatisiert: Elektronischer Workflow optimiert den Rechnungseingangsprozess

Um den gesamten Rechnungseingangsprozess schneller und transparenter abwickeln zu können, entschied sich das Unternehmen, die Prozessabwicklung zu digitalisieren. Mehrere unterschiedliche Lösungen standen auf dem Prüfstand, bis sich das Unternehmen 2015 schließlich für die IBM Business Automation Workflow (BAW) Plattform entschied. Dass die Entscheidung auf IBM BAW fiel, lag nicht nur an dem sehr guten Preis-Leistungsverhältnis: Vielmehr überzeugte die Plattform auch dadurch, dass unternehmensspezifische Prozessanwendungen schnell und kostengünstig implementiert werden können. Die vielfältigen Möglichkeiten zur Prozessanalyse und zum Prozessreporting waren darüber hinaus weitere gute Gründe für IBM BAW. Wir unterstützten das Unternehmen bei der Konzeption sowie der Implementierung und der Einführung der Plattform.

Schnell, transparent, revisionssicher: IBM BAW unterstützt die elektronische Rechnungsbearbeitung

Durch den mit dem IBM BAW System automatisierten Rechnungseingangsprozess haben sich viele Vorteile und ein großer Nutzen für das Unternehmen ergeben:

  • Die Durchlaufzeiten und der Aufwand für die Rechnungseingangsbearbeitung wurden durch den elektronischen Workflow erheblich beschleunigt.
  • Durch die zentrale Digitalisierung der Rechnungen wird das Risiko, eine Rechnung während der Bearbeitungsschritte zu verlieren, ausgeschaltet.
  • Die Bearbeitung der fachlichen und rechnerischen Prüfung erfolgt elektronisch und nachvollziehbar im Team.
  • Der Status und die Kontrolle der Rechnungsbearbeitung sind mit dem elektronischen Rechnungsbuch jederzeit in Echtzeit gegeben.
  • Die elektronische Rechnungsbearbeitung ist revisionssicher und prüft auf die Einhaltung der gesetzlichen Regeln nach § 14 USTG. Die Kollaborationsfunktionen im Prozessportal erlauben die Echtzeitkommunikation unter den beteiligten Mitarbeitern.

Mit der Prozessmanagement-Lösung IBM BPM wird die Rechnungseingangsbearbeitung schneller und transparenter. Die Bearbeitung erfolgt nach den gesetzlichen Regeln und wird revisionssicher.

Besonders begeisterte die Mitarbeiter die komfortable Bedienoberfläche des Prozessportals. Zum Beispiel können Dokumente, die zu dem Rechnungsbearbeitungsprozess gehören, dem Prozess im IBM BAW Portal mit nur wenigen Klicks revisionssicher zugeordnet werden. Ein Beispiel hierfür wären Bestellungen oder Lieferscheine zur Rechnung.

IBM BAW ist eine standardmäßig mehrsprachige Lösung, so dass jeder Mitarbeiter, der in den Rechnungsbearbeitungsprozess mit einbezogen wird, seine Bearbeitungsschritte, wie z. B. die fachliche Prüfung, in seiner Landessprache bearbeiten kann. Durch diese intuitive und mitarbeiternahe Funktionalität konnte der Schulungsaufwand der Mitarbeiter besonders kurz gehalten werden.

Nach der Einführung des Systems plant das Unternehmen die Optimierung weiterer Kernprozesse und unterstützender Geschäftsprozesse. Angestrebt werden die Einführung eines automatisierten Bedarfsanforderungsprozesses und die Automatisierung von HR-Prozessen. Weitere wertschöpfende Prozesse werden folgen.

Anonyme Referenz
Referenz

Automatisierter Bedarfsanforderungsprozess mit IBM BAW

Mit IBM BAW, einer Plattform zum Geschäftsprozessmanagement, sollte die BANF-Abwicklung eines internationalen Unternehmens der Automobilbranche transparenter und schneller erfolgen. Die Lösung überzeugte – die Optimierung weiterer Geschäftsprozesse ist in Planung.

Kompetenz

Mehr Transparenz mit Oracle Java-Report

Wir bieten mit unserem Partner Raynet ein kontinuierliches und automatisiertes Monitoring von Oracle Java-Applikationen. Wir helfen Ihnen nicht nur beim Audit, sondern sorgen auch für eine korrekte Lizenzierung. Sparen Sie so deutliche Kosten bei der Nutzung Ihrer Oracle Java-Lizenzen!

Referenz

Der Weg zu mehr Transparenz in der IT mit Jira Software

Mehr Transparenz in der IT und bei externen Dienstleistern – vor dieser Herausforderung stand ein Finanzdienstleister mit rund 17.000 BeraterInnen im Einsatz. Gemeinsam mit catworkx wurde über einem Projektzeitraum von sechs Jahren Jira Software firmenübergreifend eingeführt und weiterentwickelt.

Service

GreenOps: Der Weg zu Transparenz und Effizienz in der Cloud

Die zweite Welle der Digitalisierung hat viele Unternehmen längst erreicht. Angesichts der steigenden Nutzung von Cloud-Diensten und des zunehmenden Energieverbrauchs, werden die Themen Nachhaltigkeit und Effizienz in der IT-Branche immer drängender. Eine innovative Lösung, die Kosten und Umweltbelastung für die Cloud reduziert, ist GreenOps.

Kompetenz 23.06.22

Mit Low Code zur schnellen Lösung

Die Digitalisierung durchdringt mehr und mehr unseren Alltag und fordert gleichzeitig immer neue IT-Lösungen – ein Bedarf, den Unternehmen angesichts des Mangels qualifizierter Entwickler*innen kaum noch decken können. Low-Code gibt Antwort auf diese und weitere Herausforderungen im Digitalen Zeitalter.

Webcast

Webinar: Einer oder mehrere Tenants?

In diesem Webinar am 17. Juni erfahren Sie, welche Aspekte komplexe Organisationen bei der Planung von Tenants berücksichtigen müssen.

Logo Armacell
Referenz 08.04.22

Gebündelte Kompetenz für schnelle Mailmigration nach M365

Auf Basis der zehnjährigen Partnerschaft mit TIMETOACT unterstützten die Experten bei der Mailmigration von Lotus Notes Domino auf M365 – gemeinsam mit novaCapta. Als Managed Service Partner sorgt TIMETOACT weiterhin für optimale Funktionalität des Mailsystems.

glückliche Frau nimmt Hände zusammen
Produkt 20.07.23

Chrome OS - Sicher, schnell, cloudnative

Entdecke Chrome OS - das sichere und schnelle Betriebssystem von Google. Erlebtdie Vorteile einer cloudnativen Umgebung für Eure Arbeitsweise.

Event Archive 25.07.23

Eventserie: Einfach, Schnell, Erfolgreich mit Mendix

Mit unserer neuen Event-Reihe bieten wir Einblicke in die Welt der Low-Code Anwendungsentwicklung, von den Grundlagen bis hin zu fortgeschrittenen Anwendungen.

Person gießt eine junge grüne Pflanze, Wassertropfen fallen von den Fingerspitzen, symbolisch für nachhaltige Praktiken, ähnlich denen der Envizi ESG Suite für Umweltmanagement.
Service

Mit Nachhaltigkeit zu mehr Bewusstsein und Verantwortung

Immer mehr Unternehmen erkennen die Bedeutung von Nachhaltigkeit und setzen sich aktiv mit diesem Thema auseinander. Doch wie gehen Firmen generell mit Nachhaltigkeit um? Welches Potenzial gibt es, um ressourcenschonend zu handeln?

topless bearded redhead man posing on beach
Referenz

JUFA Hotels - Mehr Sicherheit für Alle!

JUFA Hotels verfügt über 60 Standorte, die quer über Zentraleuropa verteilt liegen. Hoch oben in den Alpen und direkt am Meer, ihr Angebot ist vielfältig - genauso wie die Herausforderungen in der IT!

News 08.06.22

Schnellere App-Entwicklung dank Mendix-Partnerschaft

Die TIMETOACT GROUP baut ihre Kompetenz rund um Low-Code durch eine Partnerschaft mit den Experten von Mendix weiter aus.

Wolke zur Visualisierung der Cloud
Wissen

Schnell in die private Cloud mit dem IBM Workload Deployer

IBM präsentierte auf der IMPACT 2011 als Nachfolger der WebSphere Cloud Burst Appliance den IBM Workload Deployer, welcher die dynamische Verlagerung des Workloads in eine private Cloud als zentrales Konfigurations- und Provisionierungswerkzeug beschleunigen soll.

Teaserbild zur Referenz Spital Thurgau IAM Lösung
Blog 19.10.21

Schneller Zugriff, Sicherheit und hohe Datenqualität mit IAM

In einem großen Gesundheitsunternehmen wie der Spital Thurgau AG zählen Geschwindigkeit bei der Eröffnung neuer Mitarbeiter-Accounts genauso wie Datensicherheit und -qualität.

Wissen

Bessere Laufzeiten und schnellere Reaktionen dank BPM

In unserer schnelllebigen Zeit ist es gerade im Geschäftsumfeld wichtig, dass alle Prozesse möglichst schnell und vollständig abgeschlossen werden. Hier kann kann BPM helfen, durch die Optimierung Prozessen Zeit und Geld zu sparen.

ITSM (IT-Service Management) mit Atlassian Jira Service Management
Webinar on demand

ITSM mit Jira Service Management – Schneller geht’s nicht!

Jira Service Management (kurz: JSM) bietet viele Features. In unserem Webinar erhalten Sie einen allgemeinen Überblick über die umfangreichen Funktionen der leichtgängigen Atlassian-Lösung.

Service

Graphentechnologie: Holen Sie mehr aus Ihren Daten heraus

Graphentechnologie hilft Unternehmen, Daten und Informationen besser zu verstehen und zu nutzen. Sie basiert auf der Darstellung von Daten als Knoten (Entitäten) und Kanten (Beziehungen). Diese Struktur ermöglicht es, die Verbindungen zwischen Datenpunkten zu modellieren und tiefere Einblicke zu gewinnen, die in traditionellen relationalen Datensammlungen oft verborgen bleiben.

Blog 21.09.23

D2C-Potentiale für mehr Wiederholungskäufer ausschöpfen

In Zusammenarbeit mit dem ECC haben wir eine Studie zur Direkt-zu-Kunden (D2C)-Strategie im Heim & Garten-Sektor durchgeführt. Die Untersuchung konzentrierte sich auf sieben Thesen, die die D2C-Strategie genauer beleuchten. In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf die zweite These „Der Kauf bei Herstellern ist bereits verbreitet, Konsumenten wünschen sich aber grundsätzlich mehr Einkaufsmöglichkeiten“ und ihre Schlüsselerkenntnisse.

 Impact 2014 Nachlese
Wissen

Mehr als Buzzwords – Impact 2014 Nachlese

„The New Composable Business“ – das war das Motto der diesjährigen Impact-Konferenz der IBM in Las Vegas mit ca. 9000 internationalen Teilnehmern. Lesen Sie hier, welche Themen im Detail behandelt wurden.

Wissen

Magische Quadrate – gar nicht mehr so magisch

In diesem Blogbeitrag wird beleuchtet, was magische Quadrate mit Constraint Programming zu tun haben und wie diese mit dem CP-Solver des CPLEX Optimization Studios für Anwendungsfälle aus der Praxis gelöst werden können.

Bleiben Sie mit dem TIMETOACT GROUP Newsletter auf dem Laufenden!