In Microsoft Teams tut sich viel. Wünsche der Kunden werden umgesetzt, das muss man anerkennen. Als lang erwartete Funktion gelten die Gruppenräume. Bereits vorher über Umwege möglich, können Anwender jetzt die Gruppenräume direkt in dem Teams Online Meeting verwalten, Räume öffnen und schließen und die Teilnehmer flexibel zuweisen. So lassen sich jetzt Meeting-Teilnehmer in kleinere Gruppen aufteilen, etwa um Brainstorming Sessions oder Diskussionen in Arbeitsgruppen durchzuführen. Die Organisatoren können dann einfach zwischen den Gruppenräumen hin- und herspringen, Ankündigungen in allen Räumen gleichzeitig machen und alle jederzeit zum Hauptmeeting zurückholen. Stolperfallen sind dabei jedoch vorhanden. Gewusst wie: Sie lassen sich vermeiden.
Neue Funktion Gruppenräume in Teams
Meeting-Teilnehmer in kleinere Arbeitsgruppen aufteilen - Gruppenräume für Brainstorming, Diskussionen und mehr nutzen
Gruppenräume in MS Teams – Tolle Möglichkeiten mit Stolperfallen
Die Funktion Gruppenräume war bereits über Umwege vorhanden: Anwender konnten aus verschiedenen Kanälen eines Teams jeweils ein Meeting starten und zwischen den Meetings hin und her wechseln. Jetzt können Anwender die Gruppenräume direkt in dem Teams Online Meeting verwalten, Räume öffnen und schließen und die Teilnehmer flexibel zuweisen. Vorab: Wer noch nicht vertraut ist mit den Gruppenräumen, kann sich zuerst dieses Video (Englisch) zur Ignite 2020 ansehen.
Wir wollen die Funktion näher unter die Lupe nehmen. Die erste Einschränkung der Gruppenräume ist, dass nur der Ersteller des Teams Meetings (Organisator) und nur im Desktop Client Gruppenräume erstellen, konfigurieren und Benutzer zuweisen kann. Sollte der Organisator verhindert sein oder eine andere Person das Online Meeting vorbereiten wollen - Fehlanzeige. Die Organisatorenrolle läßt sich leider nicht übertragen und es kann auch nur einen Organisator geben.
Gruppenräume lassen sich beim Erstellen eines Teams Meetings auch nicht vorbereiten. Allerdings kann man ein Meeting im Teams Kalender erstellen, dieses starten, die gewünschten Räume erstellen und benennen und wieder schließen. Mehr aber nicht.
Leider kann man keine Benutzer zuweisen und ohne Benutzer die Gruppenräume auch nicht starten. Gruppenräume haben aber, genau wie das Hauptmeeting, Einstellungen und einen Wartebereich. All dies lässt sich vorher nur vorbereiten, wenn man mit mindestens einer anderen Person (oder einem anonymen Gast Benutzer durch den Browser) in dem Meeting gemeinsam ist. Das müsste Microsoft nachbessern - auch Referenten sollten die Räume verwalten können und man muss sie unbedingt vor Beginn des Meetings aufsetzen und einstellen können.
Geisternutzer und Vorsicht Stummschaltung
Warum ist das so? Wie erwähnt, haben Gruppenräume ebenfalls Einstellmöglichkeiten wie Stummschaltung, Wartebereich oder die Einstellung, wer präsentieren kann. Hat das Hauptmeeting einen Wartebereich, haben die Gruppenräume diesen ebenfalls. Innerhalb einer Organisation kein Problem, denn die Einstellung zur Umgehung des Warteraums steht auf "Alle in meiner Organisation". Führt man aber beispielsweise ein Webinar mit externen Gästen durch, kann niemand das Meeting starten, bis der Referent oder Organisator das Meeting betritt. Die Einstellungen läßt sich ändern, aber erst, wenn der Raum geöffnet ist - und daher eben nicht vorbereiten.
Auch die Einstellung "Participants can return to the main meeting" (auf Englisch, trotz deutscher Einstellungen) ist verwirrend. Hier geht es nicht darum, ob man den Wartebereich des Hauptmeetings umgehen kann - sondern ob man die Option angeboten bekommt, in den Hauptraum zurückzukehren, bevor ein Teilnehmer durch den Organisator zurückgeholt wird.
Oftmals will man, dass die Teilnehmer in den Gruppenräumen bleiben. Allerdings haben die Teilnehmer im Gruppenraum einen "Verlassen"-Knopf und drücken dann auf diesen, da angenommen wird, dann in den Hauptraum zurückzukehren. Man verlässt aber einfach das Meeting - und aus dem Hauptmeetings ist man ja auch raus. Da heißt es dann neu "einwählen".
Die Funktion der Gruppenräume sollte mit den Teilnehmern also unbedingt besprochen werden!
Auch die Funktion "Automatically move participants to rooms" hält eine Stolperfalle bereit. Gemeint ist damit, dass die Teilnehmer nicht eine Aufforderung zum Raumwechsel erhalten, sobald dieser gestartet wurde, sondern dann auch automatisch in den zugewiesenen Raum verschoben werden. Das funktioniert auch. Wenn der Benutzer nichts drückt. Denn die Meldung für den Benutzer sagt "In 10 Sekunden automatisch in den Raum 1 wechseln" und er erhält eine Auswahl "Sofort wechseln". Dies führt aber zu einem vollständigen Verlassen des Meetings, wenn der Raum noch nicht bereit ist. Also lieber warten!
Gastbenutzer können sich dabei sogar "aufhängen", müssen also neu zugewiesen werden und die Räume haben "Geisternutzer". Die Empfehlung ist also, Teilnehmer drücken NICHTS aktiv, sondern werden in die Räume verschoben und zurückgeholt.
Der letzte Fallstrick ist die Stummschaltung - auch wenn man im Hauptraum auf stumm war aber die Möglichkeit hat, die Stummschaltung aufzuheben, ist man nach Rückkehr in den Hauptraum nicht mehr auf stumm. Das ist für viele Benutzer auch verwirrend.
Trotz aller Fallstricke - die Gruppenräume sind eine sehr gute und interaktive Möglichkeit, Online Meetings erfrischend zu gestalten. Man muss sie nur zu nehmen wissen - wir helfen gerne bei einem Konzept oder Schulung.
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