Automatisierte Eingangrechnungsverarbeitung mit JobRouter®

Schnelle Durchlaufzeiten und Ersparnisse im fünfstelligen Bereich durch automatisierten Rechnungsfreigabeprozess in der Buchhaltung.

Die konventionelle Art der Rechnungsfreigabe in der Kreditorenbuchhaltung ist ein komplexer Prozess. Durch die manuelle Verarbeitung verlängern sich nicht nur die Durchlaufzeiten, sondern vor allem gehen monatliche Skonto-Potenziale in beträchtlicher Höhe verloren. Die TIMETOACT GROUP Österreich implementierte daher JobRouter® bei der ISS Austria Holding GmbH und löste damit den manuellen Rechnungsfreigabeprozess durch einen automatisierten Workflow ab. Bereits im ersten Monat nach Einführung der neuen Lösung konnten 11 Prozent der Rechnungen „dunkel“ – also ohne jeglichen manuellen Aufwand – verarbeitet werden.

Herausforderung

  • lange Durchlaufzeiten und verpasste Skontofristen bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen
  • potenziell eliminierbare manuelle Aufwände
  • Notwendigkeit an einer Lösung als Schnittstelle zwischen dem Bestell- und Buchhaltungssystem

Lösung:

  • umfassende Digitalisierung und Automatisierung der bisher manuellen Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung
  • Einführung einer zentralen Plattform zur digitalen Verwaltung von Rechnungen

Mehrwert:

  • Nahezu 100-prozentige Skontoausschöpfung
  • Ersparnisse im fünfstelligen Bereich monatlich bereits ab dem ersten Monat
  • Potenzial von 100 Prozent ROI innerhalb von einem Jahr
  • Reduktion der Durchlaufzeiten um mindestens 50%
  • 11 Prozent „dunkel“ verarbeitete Dokumente

Eingesetzte Technologie:

Komplexe Prozesse und lange Durch-laufzeiten

Die ISS ist ein Komplettanbieter für Services rund um Büro- und Industriegebäude sowie Flughäfen und Gesundheitseinrichtungen. Die vielfältigen Tätigkeiten in diesen Bereichen führen zu über 4000 Teil- und Gesamtrechnungen im Monat, die im Rahmen der Rechnungseingangsbearbeitung den einzelnen Bestellungen zugeordnet (Matching) und freigegeben werden müssen. Dieser Prozess war bei der ISS nicht nur sehr komplex, sondern vor allem sehr langwierig, da die Bearbeitung vorwiegend manuell erfolgte. 

Vom Eingang bis zur Zahlung der Rechnungen lagen die Durchlaufzeiten meist bei mehreren Tagen, wodurch die Skonto-Rahmen nur in den seltensten Fällen voll ausgeschöpft werden konnten. So gingen Preisnachlässe im fünfstelligen Wert monatlich verloren. Es wurde daher eine Lösung benötigt, die die Rechnungseingangsbearbeitung durch automatisierte Workflows vereinfacht und beschleunigt.

Prozessautomatisierung durch neue Lösung

Die Kernanforderung im Projekt bestand für die ISS in der Integration einer neuen Lösung als Schnittstelle zwischen dem bestehenden Bestellsystem und dem Buchhaltungssystem. Nur mit einer vollumfänglich integrierten Lösung kann eine möglichst hohe Dunkelverarbeitungsrate erzielt werden, in der eingehende Rechnungen automatisch mit den Bestelldaten abgeglichen und freigegeben werden. Das schließt auch Rechnungen mit ein, die nicht 1:1 mit einer Bestellung übereinstimmen. So soll bei der Kontierung und Freigabe von Rechnungen nicht nur die Buchhaltung bei ihren täglichen Aufgaben entlastet, sondern auch schnellere Durchlaufzeit erzielt werden. Als weitere Anforderung an die Lösung sollte diese in der Lage sein, eine Übersicht der aktuellen Cashflows abzubilden.

JobRouter als On-Premises Lösung

Als Lösung setzte die TIMETOACT GROUP Österreich die JobRouter®-Digitalisierungsplattform als Prozess- und Dokumentensystem ein. MitJobRouter® konnte eine reibungslose on-Premise Lösung – passend zur Infrastruktur-Strategie der ISS – geschaffen werden, die sich in bestehende Applikationen integrieren und auf individuelle Kundenbedürfnisse anpassen lässt.
Neben der Rechnungseingangsprüfung und -freigabe kann sie auch später für andere Geschäftsprozesse, beispielsweise in der HR für On-/Off-Boarding von Mitarbeitern, Reisekostenabrechnung, Flottenmanagement etc., eingesetzt werden.

Die Anforderungen der ISS an die automatische Durchführung des Freigabeprozesses, Verkürzung von Durchlaufzeiten, besserer Ausnützung von Skonti und Erhöhung der Transparenz kann JobRouter® zudem optimal bedienen. Um die Anforderungen erfüllen zu können, wurde in einem ersten Schritt gemeinsam mit der ISS ein neuer Geschäftsprozess für die Kreditorenbuchhaltung definiert, der mit JobRouter® abgebildet werden kann. Aus technischer Sicht bestand die Herausforderung für die Experten der TIMETOACT GROUP Österreich vor allem in der Zusammenführung dreier unterschiedlicher Systeme in der Lösung: Bestellerfassung, Rechnungserfassung und Buchhaltungssystem. Im Rahmen dessen musste auch definiert werden, welche Informationen benötigt und in JobRouter® integriert werden sollten. Dazu zählen u.a. Bestelldaten, Freigabematrix (über welchen Vorgesetzten muss ab welchem Betrag eine manuelle Rechnungsfreigabe erfolgen), Konten, JobTasks (Projektnummern) etc.

Wie jedes andere Unternehmen möchten auch wir unsere Transaktionskosten senken. Daher war es uns sehr wichtig, mit der neuen Lösung eine annähernd 100-prozentige Ausschöpfung der Skonto-Sätze zu erreichen, um Kosten zu sparen und unsere Mitarbeiter zu entlasten.

Mag. Bernd Götzendorfer Head of Supply Chain & Procurement ISS

Nicht nur die Entscheidung für JobRouter® als Lösung war richtig, sondern vor allem die Entscheidung für die TIMETOACT GROUP. Besonders die Unterstützung bei der Neugestaltung unseres Geschäftsprozesses hätte nicht besser laufen können.

Mag. Bernd Götzendorfer Head of Supply Chain & Procurement ISS

Technische Projektleitung durch die TIMETOACT GROUP Österreich

Das Projekt wurde in drei Hauptphasen unterteilt: Den Projektstart (Phase 1) stellte die Ermittlung und Analyse der Anforderungen, die Konzeptionierung des Projektes, die Schaffung der Grundfunktionalitäten (JobRouter®) bis hin zur Abbildung des angestrebten automatischen Freigabeworkflows und des automatischen Abgleichs (“Matching”) mit Bestellungen dar. Auch kurzfristig aufgekommene zusätzliche Anforderungen wurden in dieser Phase agil berücksichtigt. Weitere Projektschritte sahen eine umfassende Cashflow-Analyse bzw. ein detailliertes Reporting für die KPI-Darstellung vor.

Die technische Projektumsetzung erfolgte größtenteils aufgrund von Covid19 remote und die Leitung übernahm die TIMETOACT GROUP Österreich. Über einen VPN-Zugang wurde das Entwicklungs- und Produktivsystem direkt auf der Infrastruktur des Kunden umgesetzt. So konnte das Projekt ohne persönlichen Kundenkontakt, aber in enger Zusammenarbeit mit der ISS problemlos durchgeführt werden.

In einem agilen Projektmanagement auf Basis von Scrum erfolgten regelmäßige Sprints für gegenseitiges Feedback und Kontrolle des Projektes. Zu Verzögerungen kam es nur vereinzelt und vorwiegend aufgrund von Covid-19.

Dunkelverarbeitung nimmt zu

Phase 1 des Projektes wurde zur vollen Zufriedenheit des Kunden umgesetzt und kleinere Erweiterungen sind bereits in Arbeit. Phase 2 und 3 befinden sich derzeit noch in der Umsetzung.

Ein halbes Jahr nach Projektstart fand im Juni 2021 der GoLive statt und bereits nach einem Monat konnten schon 11 Prozent der Rechnungen dunkelverarbeitet werden. Werden die Potenziale der monatlichen Skonti ausgeschöpft, so ist die ISS bereits innerhalb des ersten Jahres nach Projektabschluss in der Lage, ihre Kosten für die Umsetzung des Produktivsystems wieder auszugleichen.

ISS Facility Services Österreich, ein führendes Unternehmen im Bereich Workplace Experience und Facility Management, schafft Raumlösungen, die zu einer besseren Unternehmensleistung beitragen und das Leben einfacher, produktiver und angenehmer machen – nach hohen Standards geliefert von engagierten Menschen.

Mitarbeiter: ca. 7.000 in Österreich
Standorte: HQ in Wien, 11 weitere Standorte in Österreich sowie eine Niederlassung in Deutschland

Referenz

Automatisierter Rechnungseingang bei Kapsch

TIMETOACT unterstützt Kapsch BusinessCom bei der Durchführung des automatisierten Rechnungseingangs durch den Einsatz einer umfassenden Dokumenten-Management- und Workflow-Lösung.

Referenz

Automatisierter Rechnungseingang bei Kapsch

TIMETOACT unterstützt Kapsch BusinessCom bei der Durchführung des automatisierten Rechnungseingangs durch den Einsatz einer umfassenden Dokumenten-Management- und Workflow-Lösung.

Referenz

MAIN adaptiert automatisierte Rechnungseingangslösung

Um Zeit und Kosten bei der Rechnungsverarbeitung zu ersparen, setzt main auf eine umfassende Rechnungseingangslösung von TIMETOACT.

Automatisierter Netz-/Hausanschlussprozess
News 19.08.19

Automatisierter Netz-/Hausanschlussprozess

Mit der Automatisierungslösung für Netzanschlussprozesse von X-INTEGRATE lässt sich nicht nur ein hoher Grad an Automatisierung für interne Prozesse erzielen. Er sorgt sich mit einer intuitiven und individuell gestaltbaren Bedienoberfläche zudem für eine transparente Übersicht aller Prozesse.

Technologie

JobRouter

JobRouter ist auf die digitale Unternehmenstransformation spezialisiert. Als Hersteller einer Digitalisierungsplattform unterstützt es Kunden aller Unternehmensgrößen. So ermöglicht es JobRouter, Workflows zu optimieren, Daten und Dokumente effizient zu verwalten und Geschäftsprozesse zu digitalisieren.

Referenz 31.08.23

Expletus nutzt Freshdesk: Automatisierte Ticketoptimierung!

CLOUDPILOTS optimierte die Ticketbearbeitung bei Expletus durch eine maßgeschneiderte App, die automatisierte Kontaktupdates ermöglichte.

Referenz 31.08.23

Automatisierte Öffnungszeiten: ATUs Erfolg mit CLOUDPILOTS

Erfahrt, wie ATU dank CLOUDPILOTS' Workflow die Öffnungszeiten automatisierte und Kunden sowie Lieferanten vor Fehlern bewahrte.

Küttner Logo
Referenz

Erfolgreich automatisierter Datenaustausch am Standort China

X-INTEGRATE führt IBM WebSphere MQ bei Küttner Automation ein und automatisiert den Datenaustausch am Standort China.

Referenz

Integrated Project and User Portal (IPUP)

Transparente und flexible Verwaltung von Projekten und Usern in großen Umgebungen mit Jira Service Management: catworkx hat für einen Großkunden aus der Automobilbranche ein Tool entwickelt, mit dem Projekte nebst Zuordnung beteiligter Benutzer weitgehend automatisiert eingerichtet werden.

Rechnungseingänge gesteuert bearbeiten mit IBM BAW 8.5
Wissen

Rechnungseingänge gesteuert bearbeiten mit IBM BPM 8.5

Rechnungsbearbeitung ist ein zentrales Thema bei der Optimierung von Geschäftsprozessen. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie eine flexiblen Prozessmanagement-Plattform wie IBM BPM 8.5 Ihrem Unternehmen dabei helfen kann.

Titelbild zur Referenz Spital Schwyz IAM Lösung
Referenz 02.11.20

Spital Schwyz

Das Spital Schwyz optimiert seine IT-Ressourcen durch ein IAM-System, das manuelle Erfassungs- und Mutationsprozesse in der Benutzerverwaltung automatisiert.

Referenz

Galuba & Tofote: KI-basierte Marktanalyse-Lösung swarmsoft

Ein ARS Team aus den Bereichen Softwareentwicklung und Künstliche Intelligenz unterstützte die Galuba & Tofote Consulting PartG bei der Entwicklung der KI-basierten Marktanalyselösung swarmsoft®

DSC
Referenz 15.12.23

IAM als digitales Immunsystem der Spital Thurgau AG

Die IPG gestaltet mit One Identity Manager eine flexible, sichere Lösung, die Zutrittsrechte, Programme und Datenbanken automatisiert verwaltet. Die Implementierung sichert eine skalierbare IAM-Lösung für die stetig wandelnden Anforderungen der Spital Thurgau AG.

Anonyme Referenz
Referenz

Schnellere Durchlaufzeiten und mehr Transparenz

Mit Hilfe der Geschäftsprozessmanagement Plattform IBM BAW hat die X-INTEGRATE dem Kunden, einem internationalen Industrieunternehmen, durch Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungseingangsbearbeitung geholfen Durchlaufzeiten zu verringern, eine höhere Transparenz zu schaffen und zugleich Kosten einzusparen.

Anonyme Referenz
Referenz

Automatisierter Bedarfsanforderungsprozess mit IBM BAW

Mit IBM BAW, einer Plattform zum Geschäftsprozessmanagement, sollte die BANF-Abwicklung eines internationalen Unternehmens der Automobilbranche transparenter und schneller erfolgen. Die Lösung überzeugte – die Optimierung weiterer Geschäftsprozesse ist in Planung.

Referenz

Portfoliomanagement und Projektbudgetplanung/-kontrolle

Diebold Nixdorf ist weltweit tätig und produziert Hardware und Software für Banking- und Retail-Systeme. Als Controlling-Tool wurde zuletzt Excel genutzt, das zunehmend Schwächen aufwies. Die Einführung von Jira zeigte schnelle Verbesserungen bei der Abbildung der Portfolioplanung und des Forecasting.

Rechner mit Programmiercode
Wissen

IBM ODM-Services automatisiert testen

Die Relevanz von ausgiebigen Tests ist in der Softwareentwicklung unumstritten. Der heutige Blogartikel befasst sich mit einer Möglichkeit, deployte Regelservices des IBM Operational Decision Managers automatisiert zu testen und diese Tests zu dokumentieren.

Headerbild zu IBM Watson Knowledge Studio
Technologie

IBM Watson Knowledge Studio

In IBM Watson Knowledge Studio trainieren Sie eine Künstliche Intelligenz (KI) auf Fachbegriffe Ihres Unternehmens oder Fachbereichs ("Domain Knowledge"). Auf diese Weise legen Sie die Grundlage für die automatisierte Textverarbeitung umfangreicher, fachbezogener Dokumente.

Atlassian Cloud Roadmap
Wissen 02.09.22

Atlassian Cloud Roadmap

Alles über das Ende des Supports für Atlassian-Server und welche Chancen und Lizensierungsmöglichkeiten sich daraus für Sie ergeben.

Headerbild für IBM SPSS
Technologie

IBM SPSS Modeler

IBM SPSS Modeler ist ein Werkzeug, mit dessen Hilfe Aufgabenstellungen beispielsweise aus dem Bereich Data Science und Data Mining über eine grafische Benutzeroberfläche modelliert und ausgeführt werden können.

Bleiben Sie mit dem TIMETOACT GROUP Newsletter auf dem Laufenden!

,]; window.allow = { essential: false, media: false, analytics: false, marketing: false } window.privacyBannerConfig = { version: "" }