Topmotive – Customer Relationship Management mit Jira und Confluence

Die TOPMOTIVE Gruppe besteht aus Europas führenden Unternehmen im Bereich Katalog- und Informationssysteme sowie Services im Automotive Independent Aftermarket (IAM). Das Unternehmen bietet Ersatzteilhändlern, Teileherstellern und Werkstätten ein abgestimmtes Portfolio für die Segmente Pkw, Lkw und Motorrad. Mit dem Hauptsitz in Bargteheide ist das Unternehmen an insgesamt neun Standorten in fünf Ländern vertreten. Die Mitarbeiterzahl ist in den letzten fünf Jahren von 78 auf 250 Personen gewachsen.

Um diese Entwicklung technisch solide aufzustellen, galt es für Karsten Weigel, verantwortlicher Enterprise Application Manager bei der DVSE, Synergien zwischen den Bereichen zu schaffen und so bestehende Silos aufzulösen: „Vertriebsrelevante Informationen über Leads (potenzielle Kunden), Kunden und Partner einfach in einem System erstellen, pflegen und anzeigen“, war seine Vision. Mithilfe von catworkx setzte er dieses Ziel erfolgreich um.

DVSE GmbH (TOPMOTIVE-Gruppe)

www.topmotive.eu

• Transparente Dokumentation und Messbarkeit von Aktivitäten
• Fest definierte Strukturen und Templates für einen nahtlosen Übergang zwischen den Bereichen
• Skalierbarkeit durch starkes Unternehmenswachstum

Jira:

• Teamworkx Issue Publisher (catworkx)
• Teamworkx Issue Picker (catworkx)
• DnD Postfunctions (Acid Oranges)
• Exocet (Elements)
• JiraWorkflow Toolbox (Decadis AG)
• Scriptrunner (Adaptavist)
• Jira Automation Plugin (Mohami)
• Dynamic Forms (Deviniti)

Confluence:

• Teamworkx Issue Publisher (catworkx)
• Table Filter and Charts (StiltSoft)
• RefinedTheme (Refined)

• Gesteigerte Effizienz durch einheitliche Strukturen in allen Bereichen
• Synergie-Effekte zwischen allen Abteilungen
• Umsatzsteigerung durch Cross-Selling Aktivitäten
• Kürzere Einarbeitungszeiten von neuen Kollegen

TOPMOTIVE wächst schnell und somit auch der Kundenstamm samt Daten. Dass es keine standardisierten und klar definierten Prozesse gab, hat in vielen Bereichen zu zunehmend langen Einarbeitungszeiten geführt. Jede Abteilung hat für sich gearbeitet. „Wir mussten die vorhandenen Insellösungen auflösen und ein einheitliches System zur Pflege der Kundendaten schaffen“, erklärt Karsten Weigel. Hierzu gehörte es auch, das Mindset der Mitarbeiter zu verändern. „Die größte Herausforderung im Projekt war es, die Zufriedenheit aller Kollegen sicherzustellen“, so Weigel. Die Schulungen hierfür gab Weigel zunächst selbst, fortlaufend wurden Tutorials für den wachsenden Mitarbeiterstamm entwickelt. Mithilfe von Jira war es nun Aufgabe aller, eine zuverlässige Datenpflege sicherzustellen und so die Lücken in der Dokumentation zu schließen. Die internen Prozesse im Projektmanagement, Sales oder auch der Entwicklung mussten analysiert und neu definiert werden. Ein Berechtigungssystem für interne Daten wurde entwickelt und innerhalb der Atlassian-Tools integriert.

Mithilfe der App „Dynamic Fields“ wurden ausfüllbare Felder in Abhängigkeit zueinander gesetzt und somit die Anwenderfreundlichkeit erhöht. Alle Daten wurden in Jira durch Issues abgebildet – Leads, Kunden und auch Partner. Die zugehörigen Informationen wurden dank der App „Exocet“ mit weiteren Tickets verknüpft, sodass Kontaktdaten, Zugänge zu Demos, Events, Kommunikation oder auch Verträge strukturiert zugeordnet und automatisiert abgebildet werden. Alles liegt an einem Ort. Konsequenterweise folgte die Integration von Confluence als zentrales Firmen-Wiki und der Aufbau eines firmenweiten, einheitlichen CRM. Nach und nach wurden auch andere Unternehmensbereiche, wie der Einkauf oder Human Resources, ins System eingegliedert.