Inventarmanagement mit Jira und Confluence von Atlassian

Customer Story

Der catworkx-Ansatz für Lifecycle-Management von IT-Inventar auf Basis von Jira und Confluence: Der Lebenszyklus des Inventars wird hierbei als spezifischer Jira-Workflow modelliert sowie verschiedene Inventarkategorien (z. B. Server, Appliance, Applikation oder Lizenz) als Vorgangstypen abgebildet und verwaltet. Für eine weiterführende Dokumentation bietet sich die nahtlose Integration von Confluence perfekt an.

Das Projekt im Überblick

Highlights

  • Modellierung von IT-Inventar als Vorgang mit Lebenszyklus als Workflow
  • Auto-Erstellung und -Verlinkung von Service- und Vertriebsaufgaben zu Inventar
  • Bidirektionale Verlinkung auf Confluence-Seiten für Zusatzdokumentation
  • Spezifische Filter und Dashboards für Wartungsplanung und Patchmanagement
  • Vorgangs- und Kommentarverlauf in Verbindung mit verlinkten Vorgängen als Lebenszyklus-Dokumentation

Als Atlassian-Dienstleister und Spezialist für IT-Infrastrukturlösungen, betreut die catworkx GmbH derzeit mehr als 350 kunden- und hauseigene Server unterschiedlichster Bauart, die mit verschiedenen Betriebssystemen, Komponenten und Applikationen ausgestattet sind. Für die Verwaltung und zuverlässige Betreuung der zahlreichen Instanzen, ist ein effektives Inventarmanagement natürlich unerlässlich.

Im Markt werden viele Speziallösungen für Inventar- oder Bestandsmanagement (Assetmanagement) von Servern, Desktops, Applikationen und Lizenzen angeboten. Häufig sind diese Lösungen jedoch auf die reine Verwaltung der Maschinen, in Verbindung mit der automatisierten Erhebung der Daten über das Netzwerk, ausgerichtet. Oftmals fehlt ein nahtlos integriertes Prozessmanagement zur Dokumentation der Vorgänge, die im Rahmen der Verwaltungsaufgaben anfallen.

Die Systeme sind zudem sehr teuer und haben in der Regel keine Schnittstelle zu Jira, das bei catworkx als zentrales System für die Bearbeitung sämtlicher Vorgänge/Aufgaben eingesetzt wird, wie Service-, Vertriebs-, Entwicklungs- oder auch allgemeine Verwaltungsaufgaben. Typischerweise fehlt auch eine Integration zur IT-Dokumentation, für ein schnelles Auffinden von unstrukturierten Zusatzinformationen oder Wartungsanleitungen, die man durch das nahtlose Zusammenspiel von Jira mit Confluence quasi geschenkt bekommt.

Die Anforderung: Inventarmanagement und verbundene Vorgänge in einem System

Da die auf dem Markt erhältlichen Lösungen den Anforderungen von catworkx nicht entsprachen, beschloss das Unternehmen, selbst eine Verwaltung auf Basis von Jira und Confluence zu implementieren, die das Lifecycle-Management von IT-Inventar ohne Medienbrüche erlaubt, einschließlich der damit verbundenen Vorgänge.

Der Lösungsansatz:

Die Inventarkategorien Server, Appliance, Applikation und Lizenz werden auf Vorgangstypen abgebildet. Für jede Kategorie ist mit dem Vorgangstyp ein individuelles Feldschema verbunden. Die Möglichkeit zur Verlinkung von Jira-Vorgängen wird genutzt, um auszudrücken, dass eine Applikation auf einem Server installiert ist bzw. dass eine Applikation eine Lizenz besitzt.

Der Lebenszyklus des Inventars wird als spezifischer Workflow modelliert. Übergänge im Workflow repräsentieren dabei typische Wartungsarbeiten, die separate aber automatisch verlinkte Vorgänge auslösen, auf denen Arbeitszeiten gebucht werden. Aufwendigere Tätigkeiten, aber auch z. B. Lizenzerneuerungen, führen üblicherweise über einen vertrieblichen Vorgang, der ebenfalls automatisiert ausgelöst und mit dem Inventar verlinkt wird. Wird eine erweiterte schriftliche und/oder grafische Dokumentation benötigt, kann zusätzlich eine bidirektionale Verlinkung auf Confluence-Seiten erfolgen, wo die Dokumentation erstellt und gepflegt wird.

Spezifische Filter und Dashboards

Spezifische Filter und Dashboards für optimale Bestandsübersicht:

Ein Riesenvorteil in der Verwendung von Jira ist die besonders leistungsstarke Suchfunktion (JQL), in Verbindung mit einem hochflexiblen Filter- und Dashboard-Management. Durch abgespeicherte Suchen (Filter) insbesondere über Zeiträume und Datumsfelder, die mit individueller Spaltenkonfiguration auf entsprechende Management-Dashboards projiziert sind, lassen sich hervorragend Wartungspläne ableiten oder Eskalationssituationen aufdecken.

Spezifische Filter und Dashboards für optimale Bestandsübersicht
Optimiertes Lizenzmanagement

Lizenzmanagement mit integriertem Verkaufs-Workflow und LDAP2Jira:

Auch das Lizenzmanagement gestaltet sich mit der Jira-Anwendung ausgesprochen komfortabel. Durch die Nutzung von Filtern werden die Lizenzen im Dashboard aufgelistet, die in einem bestimmten Zeitraum ablaufen, der vom Anwender frei definiert werden kann.

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Technologie

Confluence von Atlassian

Aufgaben erstellen, organisieren und gemeinsam daran arbeiten – alles an einem einzigen Ort. Confluence ist ein Arbeitsbereich für Teams und Organisationen, in dem Sie Ihre Dokumentation hinterlegen sowie Wissen gemeinsam entwickeln und mit anderen teilen können. Dynamische Seiten bieten Ihrem Team einen Ort zum Erstellen, Erfassen und Zusammenarbeiten rund um Projekte oder zur Ideenentwicklung.

Referenz

Datenschutz-Management-System mit Jira und Confluence

catworkx hat für die Umsetzung der DSGVO im eigenen Hause für einen kollaborativen Ansatz entschieden, der Datenschutz als lebenden Prozess begreift. Mit Jira und Confluence wurde ein Datenschutz-Management-System (DSMS) entwickelt, das die geforderten Dokumentationsstrukturen transparent abbildet.

Übersicht

Jira and Confluence Together (Cloud)

In dem Training „Jira and Confluence Together (Cloud)“ lernen die Teilnehmer:innen, wie sie Jira und Confluence über Applikationsgrenzen hinweg zur Verwaltung ihrer Team-Projekte nutzen können.

News 11.01.22

Neue Atlassian-Kurse zu Jira und Confluence

Stärken Sie Ihre Zusammenarbeit durch unsere Atlassian Jira und Confluence Kurse. Lernen Sie, wie Sie mit Jira für Transparenz im Projektmanagement sorgen und mit Confluence den Know-How-Transfer in Ihrer Organisation managen.

Übersicht

Jira and Confluence Together (Data Center)

In dem Training „Jira and Confluence Together (Data Center)“ lernen die Teilnehmer:innen, wie sie Jira und Confluence über Applikationsgrenzen hinweg zur Verwaltung ihrer Team-Projekte nutzen können.

App 09.08.22

Teamworkx Issue Publisher for Jira

Ob Projektdokumentation, Wissensmanagement oder Qualitätshandbuch – mit dem „Teamwork Issue Publisher for Jira“ können automatisiert Confluence-Seiten aus Jira heraus publiziert und aktualisiert werden.

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Projektmanagement und Kollaboration mit Confluence und Jira

Der Auftrag der IT-Entwicklungsabteilung bei Austrian Standards im Jahr 2016 lautete, innerhalb von zwei Jahren den Umzug von rund 160 Applikationen und Systemen von einer relationalen Datenbank auf ein dezentrales System zu realisieren. catworkx hat den Kulturwandel im Unternehmen erfolgreich begleitet.

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Confluence

Wiki-Applikation für Kommunikation, Dokumentation und Wissensaustausch im Team

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Customer Relationship Management mit Jira und Confluence

Die TOPMOTIVE Gruppe besteht aus Europas führenden Unternehmen für Katalog- und Informationssysteme sowie Services im Automotive Independent Aftermarket. Vertriebsrelevante Informationen in einem System erstellen, pflegen und anzeigen, war die Vision, die mithilfe von Atlassian-Tools Realität wurde.

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Confluence und Jira Service Management im Einsatz an der JKU

Rund 21.000 Menschen studieren an der Johannes Kepler Universität Linz und können dabei aus mehr als 60 Studienrichtungen wählen. „Hilf KundInnen, sich selbst zu helfen“ – nach diesem Motto begann 2018 der Aufbau eines neuen Serviceportals, das mit Jira Service Management und Confluence umgesetzt wurde.

App

Teamworkx Apps

Teamworkx Apps von catworkx unterstützen Kunden aktiv in den Bereichen Business Management, Automation und Administration.

App 09.08.22

Teamworkx Issue Picker for Jira

So wird die Verlinkung von Issues smarter: Die App „Teamwork Issue Picker” ermöglicht die Auswahl und Verknüpfung von Issues auf der Grundlage von definierten JQL-Abfragen und Verknüpfungstypen inkl. kopieren von Feldwerten und div. Anzeigeoptionen.

App

Teamworkx Apps

Atlassian Marketplace Apps for your Enterprise

News 21.04.21

Neue Features für „Teamworkx Issue Picker for Jira" (Cloud)

Die von catworkx entwickelte Lösung „Teamworkx Issue Picker for Jira” ermöglicht die zielgerichtete Verlinkung zwischen zwei oder mehreren Jira-Vorgängen. Die App ist über den Atlassian Marketplace für alle Jira-Varianten und Deployment-Optionen verfügbar. In der Cloud-Version 1.1.1 sind jetzt zwei neue Features hinzugekommen, die die funktionelle Lücke zum Funktionsumfang der Server-App weiter schließt.

News 06.09.21

Teamworkx Issue Publisher for Jira für Cloud verfügbar

Der Teamworkx Issue Publisher for Jira goes Cloud und ist ab sofort auf dem Atlassian Marketplace erhältlich. Die App schließt eine Lücke in Bezug auf die Integration von Jira und Confluence und ermöglicht die Erstellung sowie die Aktualisierung von Confluence-Seiten aus Jira heraus.

Icon Atlassian Jira Service Management
Produkt 08.08.22

Jira Service Management

Leistungsstarke und intuitive Service-Management-Lösung für IT- und Service-Teams

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Implementierung eines Application Lifecycle Managements

Die EOS Gruppe hat das Anforderungsmanagement seiner Inkassobearbeitung lange über eine Anforderungsdatenbank verwaltet. Unter Einsatz von Jira gelang es catworkx die Umsetzungsanforderungen in Jira zu überführen und das Application Lifecycle Management zu optimieren und zu vereinfachen.

Referenz

Verwaltung von Urlaub, Krankheit und Abwesenheiten mit Jira

Aus catworkx-Sicht sind dem flexiblen Einsatz von Jira-Applikationen kaum Grenzen gesetzt. Ein etwas untypischer Jira-Anwendungsfall, für den catworkx die App „Leave Management“ entwickelt hat, ist die Verwaltung von Abwesenheiten (z.B. Urlaub oder Krankheit) über spezielle Vorgangstypen.

News 28.08.22

Atlassian veröffentlicht größtes Release für Confluence

Atlassian gibt eine Reihe von neuen Funktionen für Confluence bekannt. Außerdem gibt es eine Confluence Mobile App und – last but not least – Confluence ist jetzt auch auf YouTube.

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Teamworkx OTRS Integration for Jira

Die App „Teamworkx OTRS Integration for Jira” ist ein Integrationsbaustein mit dem Vorgänge nicht nur automatisch von einem System ins andere transferiert werden können, sondern auch synchronisiert werden.

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