Projektmanagement und Kollaboration mit Confluence und Jira bei Austrian Standards International

Das IT-Transformationsprojekt „Core“ erforderte von Tina Myerscough viel Fingerspitzengefühl auf Organisationsebene. Als Projektleiterin erkannte sie frühzeitig, dass die bisher genutzte Software den Anforderungen der Projektsteuerung, in Hinblick auf Fortschritt und Kosten, nicht mehr gerecht wurde. „Das Projekt war so umfangreich, dass Excel-Listen nicht ausgereicht haben, wenn es um effiziente Kollaboration ging. Es war nicht immer einfach alle Beteiligten im IT-Projekt auf dem aktuellen Stand zu halten“, erklärt Myerscough. Eine besondere Herausforderung stellte die Koordination interner und externer Entwicklungspartner und die Kollaboration bei der Entwicklung neuer technischer Strukturen und Modelle dar. Die neue Software sollte es ermöglichen, projektspezifische Definitionen und Lösungen im Team schnell und einfach auszuarbeiten und sie für alle verfügbar zu machen sowie Reportings effizienter an die Geschäftsführung weitergeben zu können. Wichtig war, dass die zentrale Steuerung, Dokumentation und Skalierbarkeit anpassungsfähig und flexibel bleibt. „Wir suchten eine Lösung, mit der es uns gelingt, den Projektfortschritt einzelner Arbeitspakete für alle Beteiligten transparent zu gestalten und die inhaltliche Kollaboration sicherzustellen.“

Jira und Confluence wurden bereits 2012 erstmals bei Austrian Standards für die Ressourcenplanung in der IT-Abteilung eingesetzt. Zum Start des umfangreichen Core-Projekts 2016 konnte damit auf einen vorhandenen Erfahrungsschatz in der Anwendung von Atlassian-Tools zurückgegriffen werden. Ausschlaggebend für die Wahl war der große Leistungsumfang im Vergleich mit anderen Tools. Es überzeugte das ansprechende User Interface, die große Auswahl an App-Erweiterungen über den Marketplace sowie die nahtlose Integration von Jira und Confluence. Der Bereich der Ressourcenplanung wurde 2016 außerdem um das Ticketsystem Jira Service Desk erweitert und so auf einen neuen Standard gehoben. Die Arbeit mit Tickets brachte eine enorme Produktivitätssteigerung bei der Verwaltung von Issues. Nach bewährtem Einsatz hat sich die Atlassian-Toolchain somit auch in anderen Fachabteilungen, wie HR, etabliert.

Als zuverlässiger Atlassian-Partner unterstützte catworkx das österreichische Unternehmen immer dann, wenn es um schnelle Hilfe bei Ad-hoc-Problemen oder Fragen im Rahmen des Großprojektes ging. „Unabhängig von Größe und Komplexität der Problemstellungen, bekommen wir von catworkx immer sehr gut durchdachte und an unsere Anforderungen angepasste Lösungsvorschläge geliefert. Die ehrliche und offene Kommunikation definiert für uns einen Partner, dem wir vertrauen können“, so Myerscough. Um das Projektmanagement professionell aufzusetzen, wurden Design und Grundriss der neuen IT-Architektur innerhalb der Analysephase im Projekt „Core“ vom catworkx- Team Österreich geliefert. In verschiedenen Workshops wurde der Kenntnisstand interner und externer Entwicklungspartner zu Jira und Confluence auf ein Basis-Level angeglichen.

„Das Erste, was catworkx uns zeigte und unseren Anforderungen absolut entsprach, war der Team Calenders for Confluence. Um die Roadmap des Projekts automatisiert darstellen zu können, wurde das Tool zum Bindeglied zwischen Confluence, für die inhaltliche Steuerung und Jira als Ticketsystem. „Mit dem Reporting in Confluence wurden Meilensteine abgebildet, die am Monatsende an die Geschäftsführung geliefert werden müssen“, sagt Myerscough. Projektinhalte konnten ohne großen administrativen Overhead und grafischen Aufwand strukturiert im Team geteilt werden. Mittlerweile wird das gesamte Fehler-, Aufgaben- und Qualitätsmanagement mit Jira und Confluence verwaltet. Der Einsatz von Confluence ermöglicht transparentes und kollaboratives Arbeiten, unabhängig von Dokumenten und Ordnerstrukturen. Die Task- und Ressourcenplanung wurde mit Jira gelöst. Aufgaben lassen sich mit den Atlassian-Tools einfacher erstellen, priorisieren, prüfen und verwalten. „Wir wollten den projektadministrativen Aufwand so gering wie möglich halten. Der Fortschritt jedes Arbeitspakets sollte durch die Umstellung von Excel auf Jira und Confluence automatisiert messbar gemacht werden und das gelingt uns mit der Atlassian- Software“, sagt Myerscough. Jira Service Desk hat eine E-Mail Helpline abgelöst und auch hier für ein besseres Miteinander durch offenere Kommunikation geführt.

Das effiziente Projektmanagement wird durch agile Atlassian- Lösungen stetig ausgebaut. Jira und Confluence unterstützen Austrian Standards heute bei der Umsetzung großer Projekte und Dokumentationen. Laut Myerscough ist Austrian Standards mit catworkx als Dienstleister dort angekommen, wo das Projektmanagement professionalisiert und auf die komplette Organisation ausgeweitet wird. Die Zahlen sprechen für sich: Von anfangs zehn Usern ist die Nutzerzahl auf 70 User gestiegen. Bis 2019 sollen alle 125 Mitarbeiter in diesen Prozess integriert werden. Für Myerscough steht aber auch fest, dass die ITArchitektur stetig weiter wachsen wird: „Wir sind agil und das Projekt wird niemals fertig sein.“ Das nächste Projekt ist bereits gestartet: Aktuell unterstützt catworkx das Unternehmen dabei, ein Intranet PoC aufsetzen.