Dieses Tool ist Gold wert!

CLOUDPILOTS bringen seit 10 Jahren Unternehmen auf die digitale Überholspur und helfen dabei den digitalen Arbeitsplatz optimal zu nutzen und so den Arbeitsalltag zu perfektionieren. Über unseren Partner Freshworks ist STRABAG auf uns aufmerksam geworden und hat mit unserem Expertenteam den perfekten Partner für dieses Projekt gefunden. 

Wir haben Udo Schneider (Fachgruppenleiter in der Personalverwaltung in Deutschland) und Albi Konjari (Bereichsleiter der Personalverwaltung in Deutschland), die seitens STRABAG das Projekt von der ersten Stunde an begleitet haben, zum Interview getroffen und haben das gemeinsame Projekt noch einmal zusammen Revue passieren lassen. 

Die Lösung

Ein Ticketsystem als zeitgemäße Lösung sollte her! Mit Unterstützung der konzerninternen IT hat sich das PV-Projektteam auf die Suche nach einem geeigneten Ticketsystem gemacht und ist dabei auf unseren Partner Freshworks aufmerksam geworden. 

Freshworks hat es sich zur Aufgabe gemacht, seine Produkte möglichst einfach und intuitiv zu gestalten. Die Philosophie des Unternehmens “Business Software soll einfach zu installieren, sofort einsatzbereit und simpel in der Handhabung sein” hat überzeugt.

Freshservice ist ein einsteigerfreundliches IT-Service-Management-System. Das Tool stellt ein modernes Benutzererlebnis dar. Zusätzlich bietet es leistungsfähige Ticketing- und Asset-Management-Funktionen, wie automatische Lösungsvorschläge bereits bei der Ticketerstellung, leistungsstarkes Konfigurationsmanagement und eine verbesserte Wirkungsanalyse.

Genau wegen dieser Benefits, hat sich Freshservice, nach längerer Evaluation unterschiedlicher Optionen, als die beste Lösung für STRABAG herausgestellt. Großer Aufwand vorab, wie z. B. umfangreiche Schulungen, ist mit Freshservice nicht notwendig. Für die Anwendung sind weder Programmier-Kenntnisse, noch sonstige spezielle IT-Kenntnisse nötig: Sobald das Tool verfügbar ist, kann losgelegt werden

Freshservice ist gut - CLOUDPILOTS macht’s noch besser! Freshservice wurde ursprünglich als Tool für IT-Abteilungen konzipiert,  die Nutzung in der Personalverwaltung ist daher eher ungewöhnlich. So konnte es in seiner Basisfunktion auch nicht allen Anforderungen eines Konzerns dieser Größe gerecht werden. 

Die Aufgaben unserer Expertenteams war es also, zum einen Freshservice zu implementieren und zum anderen weitere, individualisierte Applikationen zu entwickeln und hinzuzufügen. 

Ein weiteres Highlight ist für STRABAG auch die Implementierung einer Upload-Funktion zur Ablage von Dokumenten aus Freshservice in die digitale Personalakte. Hier war es wichtig, eine Löschfunktion einzubauen, um doppelte Datenhaltung zu vermeiden. 

 Auch die Einführung einer angepassten Ticket-Feedbackfunktion für Mitarbeiter:innen ist ein wichtiger Schritt gewesen. Über diesen Weg können Probleme schnell gelöst und in Zukunft vermieden werden. 

Neben den Applikationen, die von unserem Expertenteam eingeführt wurden, implementierten wir eine Wissensdatenbank, eine so genannte Knowledge Base. In Freshservice lässt sich eine solche Knowledge Base anlegen, auf die alle Mitarbeiter:innen im Konzern Zugriff haben, um schnell Antworten zu finden. Sachbearbeiter:innen der Personalverwaltung erweitern diese Datenbank kontinuierlich.

Nach der intensiven Zeit der Vorbereitung und den für STRABAG entwickelten Applikationen, ist  Freshservice mittlerweile der zentraler Kommunikationskanal zur und von der Personalverwaltung. Die Einführung startete im Oktober 2020 in der DACH-Region, 2021 kamen weitere vier Länder hinzu. CLOUDPILOTS war beim gesamten Roll-Out Prozess dabei und hat STRABAG dabei maßgeblich unterstützt. Hier stehen wir gemeinsam noch vor weiteren Herausforderungen, so ist das Tool derzeit noch nicht in allen Konzernsprachen verfügbar.