Videokonferenz mit Google Meet

Die 3 häufigsten Probleme im Homeoffice und wie man sie löst

Die größten Probleme im Homeoffice sind praktisch jedem bekannt, universelle Lösungen haben wir scheinbar aber keine gefunden. Schauen wir uns die Probleme mal an.
Workspace als Lösung
Glücklich im Homeoffice - kein Problem

Wie wir das Homeoffice meistern

Schon vor der Pandemie wurde das Homeoffice schrittweise zu einem fixen Bestandteil moderner Arbeitsweisen. Die schrittweise Heranführung wurde allerdings durch die Pandemie übersprungen und jetzt sitzen die meisten von uns vorübergehend dauerhaft Zuhause. Jedoch können wir froh sein, dass wir im Jahr 2020 leben, anstatt vor 20 Jahren, als Faxgeräte und eine Festnetzverbindung noch fixe Bestandteile der Firmenausrüstung waren. Aber auch mit moderner Technologie, gibt es ein paar Hürden, die es zu erkennen und zu klären gibt.

Buffer und AngelList haben weltweit 3.500 Personen im Homeoffice interviewt und veröffentlichten mit den gesammelten Daten den “State of Remote Work 2020”. Die Daten stammen aus November 2019, was deutlich klar macht, dass diese Probleme nichts neues sind, sondern schon länger bestehen - es ist anzunehmen, dass diese Herausforderungen durch die Veränderungen der letzten Monate noch weiter gestiegen sind. Was allerdings neu ist, sind die Lösungsansätze - sowohl technischer Natur, als auch von der Arbeitsweise her. 

Auszüge der gesammelten Daten

Kommunikation, Einsamkeit und ausschalten

Interessant ist, dass die drei größten Herausforderungen im Homeoffice sehr stark mit der menschlichen Psyche verbunden sind. Obwohl der Mensch ein adaptives Wesen ist, hatten wir als Menschen scheinbar noch nicht ausreichend Zeit, uns an die neuen Umstände zu gewöhnen. Der Bericht erzählt, dass wir vor der Pandemie zum Großteil glücklich mit der Menge an Zeit im Homeoffice waren. 19% wünschten sich sogar noch mehr im Homeoffice zu bleiben. Die Bereitschaft für einen Paradigmenwechsel war somit durchaus vorhanden. Nun, da die meisten Unternehmen gezwungenermaßen in die notwendige Infrastruktur investieren, sind auch die technologischen Parameter dafür vorhanden. Die Zeichen dafür, dass Homeoffice die neue Norm sein wird, stehen also fast auf Grün. Jedoch nicht, bevor wir als Menschheit die Bedenken in Bezug auf die Psyche klären.

Die Stimme als Hilfe

Homeoffice und social distancing - laut Wissenschaftlern könnte uns ein einfaches Telefonat dabei helfen uns verbunden zu fühlen und gleichzeitig unser Wohlsein zu steigern. In den USA wurden Tests durchgeführt, in welchen Teilnehmer gebeten wurden mit einem alten Freund in Kontakt zu treten. Als Teilnehmer hatte man die Wahl, ob einem die Kontaktaufnahme per Telefon oder über E-Mail lieber war. Dabei kam heraus, dass mit jemandem zu sprechen und zu interagieren, den Versuchspersonen dabei half sich verbundener zu fühlen. Alleine die Stimme des Gegenübers zu hören, ohne ihn auch nur eine Sekunde zu sehen, war bzw. ist ein wichtiger Faktor im Aufbau von interpersonellen Bindungen.

Lösungsansätze

Kommen wir zurück zu den drei größten Herausforderungen im Homeoffice und wie wir diese bewältigen können. Kommunikation & Kollaboration, Einsamkeit und die Möglichkeit abzuschalten. Im folgenden wird auf alle drei Punkte eingegangen und Beispiele werden gegeben, wie man Unternehmensweit gegen diese Probleme ankämpfen kann.

Kommunikation & Kollaboration

Hier kann man nur auf die sich rasend schnell weiterentwickelnde Technologie verweisen. Als Google Cloud Partner, werden wir im Folgenden auf Google Workspace als Lösungsansatz eingehen, wobei diese Vorschläge wahrscheinlich auch bis zu einem gewissen Grad mit anderen Lösungsvorschlägen bewältigbar sind.

Dazu muss man allerdings sagen, dass genau diese zwei Punkte (Kommunikation & Kollaboration) die zwei Schwerpunkte in Google Workspace sind. Denn kein anderes Produkt kommt so nah an optimale Kollaborationsbedingungen heran. Die Möglichkeit simultan an einem Dokument mit Kollegen zu arbeiten, während man sich über integrierte Applikationen miteinander austauscht, kommt der optimalen Zusammenarbeit schon sehr nahe. Da könnte man im selben Büro sitzen und man wäre wohl kaum produktiver. 

Dabei muss natürlich erwähnt sein, dass solche Applikationen in der Infrastruktur und in der Unternehmensphilosophie integriert sein müssen. Kollegen müssen solche Kollaborationstools auch tatsächlich aktiv nutzen. Ist das der Fall, dann steht weder der Kommunikation, noch der Kollaboration etwas im Weg - da sprechen wir aus Erfahrung.

Google Voice sehr gut

Auf wiedersehn Einsamkeit...

...und hallo Kollegen! Die vorhin angesprochene Studie besagt also, dass alleine das Hören einer Stimme der Einsamkeit und der psychischen Exklusion entgegenwirkt. Um das Wohlergehen von Mitarbeitern zu schützen, sollten Unternehmen hier die Verantwortung übernehmen und eine womöglich neue Firmenkultur einführen. Nicht alles muss verschriftlicht werden, nicht alles benötigt eine punktgenaue Aufzeichnung.

Anstatt wegen jedem einzelnen Thema E-Mails in alle Richtungen zu versenden, lasst einfach die Mitarbeiter in einem Meeting über Videokonferenzen zusammenkommen. Dabei kann man nebenbei in einem Dokument die Meeting-Minutes mitschreiben, damit die wichtigsten Punkte weiterhin festgehalten werden.

Für viele Personen ist ein Lockdown belastend für die Psyche. Der Mensch als soziales Wesen, braucht Kontakte und einen regelmäßigen Austausch. Unternehmen könnten sich also auch überlegen Arbeitszeit beiseite zulegen, um Mitarbeitern die Möglichkeit zu bieten, frei von Schuldgefühlen, mit Kollegen über alles mögliche zu sprechen - nur nicht über die Arbeit.

Einfach tratschen

Bei CLOUDPILOTS haben wir ein tägliches Meeting unter dem Namen ‘Frühstückstratschen’ eingeführt, in dem sich Mitarbeiter frei nach Lust und Laune für 15-30 Minuten mit Kollegen zum Frühstück zusammensetzen können, um Themen außerhalb der Arbeit miteinander zu besprechen.

Als Geschäftsführer ist es mir ein großes Anliegen, dass es dem Unternehmen und vor allem den Mitarbeitern gut geht. Das Frühstückstratschen ist für uns eine Chance den sozialen Aspekt, den wir im Büro intensiv pflegen, auch in das Homeoffice zu transportieren.

Bernhard Fieglmüller Geschäftsführer CLOUDPILOTS

Trotz des plötzlichen Wechsels der Arbeitsumgebung und -bedingungen, versuchen wir bei CLOUDPILOTS das Beste aus der momentanen Situation zu machen. Unsere Infrastruktur und die Nutzung von Google Workspace als zentrale Arbeitsschnittstelle, helfen uns sehr dabei das Homeoffice einfach durchführbar zu machen und gleichzeitig auf die Bedürfnisse von Mitarbeitern zu achten.

Support und Consulting Google Workspace CLOUDPILOTS

Ausschalten

Der letzte & oft adressierte Pain-Point im Homeoffice, ist die Schwierigkeit nach der Arbeit einfach abzuschalten und sich keine Sorgen mehr darüber zu machen. Das ist wichtig, um nicht nur die Batterien nach der Arbeit wieder aufzuladen, sondern um in Folge während der Arbeitszeit effektiver zu agieren. Hier braucht es eine klare Abgrenzung zwischen Arbeit und Freizeit innerhalb der eigenen vier Wänden.

Im Idealfall können Mitarbeiter ihren Kollegen ganz klar kommunizieren, wann sie nicht mehr “im Büro” sind. In Google Chat gibt es hierfür die Möglichkeit den aktuellen Status einzustellen. So kann jeder Mitarbeiter sehen, ob ein Kollege gerade aktiv, in Pause oder offline ist. Außerdem kann man den Modus einstellen für eine gewisse Zeit nicht gestört zu werden - keine Push-Benachrichtigungen zu neuen E-Mails, Chat-Nachrichten oder Kommentaren.

Allerdings braucht es hier die Bereitschaft auf Seiten des Unternehmens diese Statuseinstellungen als Ersatz für die Mittagspause, den Weg aus dem Büro oder die Zeit an der Kaffeemaschine zu ersetzen. Ist das einmal geschafft, kann man in der Pause getrost abschalten und etwas erledigen oder den Arbeitstag beenden.

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