Enterprise Content Management & Archivierung

Das Aufräumen, Strukturieren und sichere Speichern von Daten ist elementar. Durch die wachsende Menge an Inhalten und der Vielfalt an Medien und Formaten sind heute weitaus komplexere Prozesse notwendig, um Daten zu managen. Auch müssen aktuelle Compliance-Anforderungen erfüllt werden.

Die Enterprise Content Management Systeme von TIMETOACT schützen und verwalten die Daten Ihres Unternehmens. Dank der strukturierten Datenspeicherung können Sie Ihre Dokumente in Sekundenschnelle finden – egal wann, wo und auf welchem Medium. Die hierarchische Speicherung Ihrer Informationen verläuft für die Anwender dabei völlig transparent und wird durch das intelligente Speichermanagement gesteuert. Nahezu alle Input-Kanäle für Daten, Dokumente und Content werden unterstützt oder sind durch leistungsfähige Schnittstellen schnell implementierbar. Welche ECM-Herausforderung Sie auch immer haben – dank unseres Know-How rund um das Speichern, Archivieren und Verfügbarmachen von Daten finden Sie bei TIMETOACT immer die passende, verlässliche und zukunftssichere Lösung.

Moderne Technologien erlauben die Verarbeitung natürlicher Sprache, die Textanalyse und maschinelles Lernen. Dabei können Inhalte identifiziert, klassifiziert und extrahiert werden. Wir verwenden kognitive Erfassungsfunktionen, um zeitintensive händische Arbeiten zu minimieren und aussagekräftige Informationen bereitzustellen:

• Nutzung von KI und Cloud Services zur Datenerkennung (Natural Language Understanding, Visual Recognition…)
• Metadatenextraktion aus Dokumenten (Briefe, Verträge, Rechnungen…)
• Transactional Capture zur interaktiven Erkennung bestehender Dokumente (Oftmals verwendet für Altdaten)

Werden Dokumente digital erfasst, folgt nach dem Scanning und Capturing eine logische und fachliche Prüfung. Diese Validierung, die u. a. den Abgleich von Personal-, Lieferanten- und Artikel-Stammdaten abdeckt, gewährleistet die richtige Einordnung der Dokumente. Stimmt zum Beispiel die Kundennummer mit dem Kundennamen nicht überein und wird das nicht berichtigt, kann es zu Fehlern bei der Weiterbearbeitung des Dokuments kommen. Gibt es solche Unklarheiten bei Dokumenten, werden diese manuell nachbearbeitet. Der zuständige Prüfer kümmert sich um diese Nachindizierung und führt die notwendigen Korrekturen oder Ergänzungen durch. Er füllt fehlende Feldinhalte, die nicht maschinell extrahiert werden konnten, aus und sorgt so für eine hohe Datenqualität.

Dokumente durchlaufen in der Regel einen Workflow, also einen festgelegten Arbeitsablauf, der von einem oder mehreren Mitarbeitern in verschiedenen Schritten durchgeführt wird. So geht beispielsweise eine Eingangsrechnung zuerst zum zuständigen Sachbearbeiter zur Prüfung und anschließend dann an die Buchhaltung zur Buchung und Bezahlung. Je mehr Teilschritte dieses Geschäftsprozesses manuell erfolgen, desto mehr Zeit und Kosten werden dafür in Anspruch genommen.

Erfolgt das Dokumentenmanagement in einem automatisierten Workflow, durchläuft das Dokument den Arbeitsablauf in digitalisierter Form. Die Daten sind zentral und in strukturierter Form abgelegt und können parallel von verschiedenen Mitarbeitern eingesehen oder bearbeitet werden. Dies beschleunigt die Abwicklung und verringert die Prozesskosten. Zudem wird der gesamte Ablauf automatisch protokolliert, archiviert und auch Auswertungen sind möglich, die die Steuerung und Verbesserung des Workflows erlauben.

Der steigende Wettbewerbsdruck und die gesetzlichen Bestimmungen stellen Unternehmen vor die Herausforderung, ihre Geschäftsinformationen effizient und rechtssicher aufzubewahren. Dabei spielt die Kosteneffizienz ebenso eine wichtige Rolle wie die einfache Verfügbarkeit der archivierten Informationen.

Um die Anforderungen im Bereich Enterprise Content Management (ECM) zu erfüllen, verfügt TIMETOACT über ein hohes Maß an Projektpraxis. Zudem sind wir mit der ECM-Softwarepalette der IBM in der Lage, nahezu jede Herausforderung in kleinen, mittleren und sehr großen Umgebungen anzunehmen und schnell und praxisorientiert umzusetzen. Dabei reichen die Lösungen von der revisionssicheren Ablage von Archivdaten über das prozessorientierte Dokumentenmanagement bis hin zur Einbindung verschiedener Systeme, wie z. B. Mailsystemen und ERP-Systemen, in die ECM-Lösungsarchitektur.

TIMETOACT bietet die Archivierung als Dienstleistung an, sodass im Unternehmen selbst dafür weder Infrastruktur, Know-how noch Arbeitsaufwand eingesetzt werden muss. Die Mitarbeiter können sich ihren Kernaufgaben widmen ohne sich um die revisionssichere Archivierung kümmern zu müssen. Für Archivierungskunden betreibt TIMETOACT ein Online-Archiv als Application Service Provider (ASP). Archiviert werden digitale und Papier-Dokumente und der Zugriff darauf ist jederzeit möglich. Suchbegriffe können dabei nach eigenem Bedarf definiert und genutzt werden.

Nach wie vor wird die Bearbeitung von Rechnungen in vielen Unternehmen routinemäßig zu großen Teilen manuell erledigt: Die Rechnungen kommen in Papierform an, werden mit einem Eingangsstempel versehen, kopiert und die Daten werden manuell erfasst. Die Papierrechnung tritt daraufhin eine Reise durch das Unternehmen an, um die entsprechende Kontrolle und Freigabe zu ermöglichen. Das kostet viel Zeit und erzeugt hohe Kosten.

Dagegen profitieren Unternehmen, die ihre Rechnungsbearbeitung von manuell auf elektronisch umstellen, von einer ganzen Reihe an Vorteilen: Sie gewinnen an Geschwindigkeit bei der Abwicklung; der gesamte Prozess – von der Entgegennahme, über die Prüfung, Kontierung und Bezahlung bis hin zur Archivierung – wird transparenter und besser kontrollierbar; die Effizienz steigt und die Kosten sinken.

Darüber hinaus erleichtert ein digitaler Rechnungsworkflow die Einhaltung von Gesetzesvorgaben, verringert die Fehlerquote und schützt vor Manipulation. Unternehmen, die ihre Rechnungsbearbeitung digitalisieren, profitieren von enormem Optimierungspotential: Mindestens 80 % bis 90 % der Rechnungen können erfahrungsgemäß automatisiert verarbeitet werden.

Elektronische Rechnungen müssen sowohl beim versendenden als auch beim empfangenden Unternehmen archiviert werden. Diese Aufgabe übernimmt das von der TIMETOACT entwickelte digitale Rechnungsarchiv, das nicht nur elektronische, sondern auch Rechnungen in Papierform ordnungsgemäß und gesetzeskonform archiviert. TIMETOACT stellt diese Dienstleistung den Rechnungsstellern und Rechnungsempfängern zur Verfügung. Kunden behalten stets die Hoheit über ihre Daten und können jederzeit online darauf zugreifen. Das Archiv bietet zudem die Möglichkeit, nicht nur Rechnungen, sondern auch Gutschriften, Bestellungen, Verträge oder Reklamationen bzw. jeglichen Schriftverkehr des Unternehmens online zu archivieren.

Für jede Rechnung wird im System ein Datensatz erzeugt, der sich aus folgenden Teilbereichen zusammensetzt:

• Indexwerte: Die korrekte Indizierung wird durch die Archivierung der Werte nachgewiesen, die bei der Anlieferung für Indizierung benutzt wurden.
• Verarbeitungsprotokoll: Alle Schritte der elektronischen Rechnungsbearbeitung müssen protokolliert werden. Dieses Protokoll ist ein Teil der Archivierung.
• Zugriffsprotokoll: Alle Zugriffe auf die Daten müssen nachvollziehbar sein. Daher wird auch ein Zugriffsprotokoll, das jederzeit eingesehen werden kann, archiviert. Alle Teile eines solchen Archivsatzes können einzeln betrachtet und ausgewertet werden – online oder auch am lokalen Rechner.
• Originalrechnung: Der Datenbestand, der an den Rechnungsempfänger geschickt wurde, wird unverändert als Urbeleg abgespeichert.
• Visualisierte Rechnung: In der Regel werden die Rechnungen in einem lesbaren Format, z. B. als PDF, verschickt. Diese Datei wird als sog. visualisierte Rechnung archiviert.
• Signaturdaten: Steuerlich relevant sind elektronische Rechnungen nur, wenn sie signiert sind. Die Signaturdaten werden ebenfalls abgespeichert. Sie belegen, dass die Rechnung genau in der archivierten Form an den Rechnungsempfänger geschickt worden sind. Gemeinsam mit den Signaturdaten werden auch Informationen zum verwendeten Signatur-Zertifikat abgelegt.

TIMETOACT bietet eine digitale Lösung für die Fall- und Pendenzenbearbeitung. Die in Papierform eingegangene Post wird mit einem Hochleistungsscanner erfasst und digitalisiert. Auch digitale Schriftstücke, wie z. B. E-Mails oder Word-Dokumente, gehen in diesen elektronischen Postkorb ein.

Danach werden sie automatisch dem richtigen Empfänger in seinem elektronischen Postkorb zugestellt und dem richtigen Akt zugeordnet.

Nimmt ein Mitarbeiter Einsicht in einen Fall, wird dieser automatisch in dessen Pendenzenkorb gelegt. Nach Abschluss der Bearbeitung durch den Mitarbeiter kann der Geschäftsfall digital abgeschlossen, abgelegt oder an andere Mitarbeiter übergeben werden.